08.03.2017 Digitalen Transformation von Geschäftsprozessen

Blue-Jeans-Erfinder startet in der Cloud

Von: Siegfried Dannehl

Levi Strauss, Erfinder der Blue Jeans, nutzt eine neue Cloud-Plattform und Multifunktionsgeräte für das Enterprise Content Management.

  • Der Erfinder der Blue Jeans ist dank Cloud und Multifunktionsgeräten für die Zukunft gerüstet.

    Der Erfinder der Blue Jeans ist dank Cloud und Multifunktionsgeräten für die Zukunft gerüstet.

  • Der Erfinder der Blue Jeans ist dank Cloud und Multifunktionsgeräten für die Zukunft gerüstet.

    Der Erfinder der Blue Jeans ist dank Cloud und Multifunktionsgeräten für die Zukunft gerüstet.

Um den Wünschen der Internet- und Lifestyle-affinen Kundengruppe und den Anforderungen der digitalen Geschäftswelt gleichermaßen gerecht zu werden, durchläuft Levi Strauss auch in Deutschland derzeit vielfältige Veränderungen. Neue Organisationsstrukturen, die der globalen Ausrichtung des Konzerns Rechnung tragen, zählen ebenso dazu wie die Einführung neuer IT-Lösungen. Beispiele sind die Zentralisierung des Auftragswesens (Order to cash/OTC) in ein europäisches Servicecenter, die Einführung von SAP oder die Neuausstattung der deutschlandweit 44 Levi-Retail-Stores und Showrooms mit modernen Multifunktionsgeräten (Multi Functional Printer, MFP) von Samsung.

Enorme Mengen an Dokumenten

Bereits im Jahr 2010, in Vorbereitung der SAP-Einführung, wurde im Rahmen eines Pilotprojekts das Dokumenten-Management-System (DMS) Docuware in der Frankfurter OTC-Abteilung eingeführt. Enorme Mengen an Dokumenten, etwa Lieferpapiere, Rechnungen oder Retourenscheine, hatten sich im Laufe der Jahre angesammelt und sollten künftig digital verwaltet werden.

Neben einer höheren Bearbeitungseffizienz spielte auch Nachhaltigkeit eine große Rolle, denn diese besitzt innerhalb des Levi-Strauss-Konzerns einen hohen Stellenwert. Nach erfolgreicher Implementierung inklusive der umfangreichen Digitalisierung von Altdokumenten ergab sich durch die 2015 beschlossene Auslagerung des Auftragswesens in ein zentrales, europäisches Service-Center eine neue Ausgangslage.

Zu diesem Zeitpunkt beschlossen die Verantwortlichen, die bislang lokal betriebene Docuware-Installation durch eine Cloud-Lösung des Anbieters zu ersetzen, wovon man sich langfristig zusätzliche Kosteneinsparungen verspricht. Vor allem die Kundenservice-Mitarbeiter im neuen zentraleuropäischen Servicecenter und die Mitarbeiter in Frankfurt sollten schnell auf die digitalisierten Auftragsdokumente zugreifen können.

Unter Federführung des DMS-Anbieters wurde das im Laufe von fünf Jahren bereits auf mehr als 120 GByte angewachsene Datenvolumen in „Docuware Cloud“ migriert. Alle Dokumente werden in einem mehrstufigen Verfahren verschlüsselt, sicher im Gebiet der Europäischen Union gespeichert und unterliegen den strengen Regelungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung. Digitalisiert werden Papierdokumente über die seit 2015 zum Einsatz kommenden Farblaser-Multifunktionsgeräte von Samsung, mit denen sämtliche Levi-Strauss-Niederlassungen in Deutschland ausgestattet wurden.

Multifunktionsgeräte mit Touchscreens

In der Frankfurter Unternehmenszentrale stehen den Mitarbeitern der OTC-Abteilung Geräte der Modellreihe Multipress X4250LX zur Verfügung. Eine Besonderheit der Geräte prädestiniert sie für die Digitalisierung von Papierdokumenten: Die MFPs sind mit 10,1 Zoll großen Farb-LCD-Touchscreens mit android-basiertem Bedienkonzept ausgestattet und selbst große Mengen an Unterlagen können schnell automatisiert verschlagwortet und archiviert werden.

Nach den Worten von Ralf Mech, Facility & Environmental, Health, Safety Manager Central Europe bei Levi Strauss und verantwortlicher Projektkoordinator für die Installationen, spiegelt sich in dem neuen Konzept der Wandel von einer komponenten- zu einer lösungsorientierten Infrastruktur wider.

„Die Ausstattung aller Niederlassungen in Deutschland mit den MFPs im Rahmen einer All-in-Vereinbarung mit komplettem Flottenmanagement bringt uns gegenüber der vorher betriebenen heterogenen Infrastruktur nicht nur eine zweistellige prozentuale Kostenreduzierung. Das Beispiel der problemlosen DMS-Anbindung zeigt, dass uns ab sofort nicht nur in der Frankfurter Firmenzentrale, sondern auch dezentral in den Stores und Showrooms neue Funktionalitäten für die Optimierung von Geschäftsprozessen zur Verfügung stehen, die es sukzessive umzusetzen gilt.“

Zentraler Dokumenten-Pool

Die Cloud-Lösung, die gegenüber dem vorher implementierten lizenzbasierten On-Premise-System ebenfalls spürbare Kostenvorteile bietet, hat die Erwartungen der OTC-Verantwortlichen nach den Worten von Ralf Mech erfüllt. Sieben Mitarbeiter in Frankfurt und alle Kollegen in der europäischen Servicezentrale können jederzeit auf den zentralen Dokumenten-Pool zugreifen und Bearbeitungsprozesse transparent koordinieren.

Positiv bewertet Ralf Mech die professionelle Migration der Daten von der On-Premise-Lösung in die Cloud. Die Cloud-Lösung befindet sich als Enterprise-Content-Management-Implementierung jedoch weiterhin in einer Pilotphase und bleibt bis auf Weiteres auf die Nutzung innerhalb der OTC-Abteilung beschränkt. Nach den Worten des DMS-Verantwortlichen sollen in den kommenden Monaten zusätzliche Erfahrungen, beispielsweise durch die Konzeption und den Einsatz von Workflows, gesammelt werden.

„Uns ist das enorme Potential, das uns das digitale Archiv bietet, absolut bewusst. Sollten sich die bis dato gesammelten positiven Eindrücke weiter bestätigen, ist geplant, die Dokumenten-Management-Lösung in weiteren deutschen Firmenbereichen einzusetzen. Langfristig ist eine SAP-Integration ebenso denkbar wie die Einbindung weiterer weltweiter Niederlassungen“, umreißt Ralf Mech mögliche Zukunftsperspektiven.

Bildquelle: Levi Strauss

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