Cloud-basierte Collaboration im Unternehmen

2014 nutzten laut Bitkom rund 44 Prozent der deutschen Unter­nehmen Cloud-Dienste im Arbeitsalltag. Der Großteil davon entfiel auf kostenfreie Anwendungen wie Hosting-Dienste. Laut Statistischem Bundesamt setzen nur zwölf Prozent aller Unternehmen auf kostenpflichtige IT-Dienste aus der Cloud. Nichtsdestotrotz steigt die Akzeptanz solcher Anwendungen, wobei auch Kommunikationslösungen davon nicht ausgenommen sind.

Unified Communications & Collaborations (UCC)-Lösungen finden in Unternehmen zunehmend Verwendung. Dabei geht es mitunter nicht mehr ausschließlich um Kommunikation, vielmehr wird die „Collaboration“ – d.h. die effiziente Zusammenarbeit von Mitarbeitern, Kunden und Dienstleistern über unterschiedliche Standorte hinweg – immer wichtiger. Einer der Hauptgründe dafür ist, dass eine steigende Zahl von Unternehmen und auch Mitarbeitern Wert auf Mobilität und Flexibilität im Arbeitsalltag legen. Dennoch besteht beim Thema UCC am deutschen Markt noch Nachholbedarf. So hat eine kürzlich durchgeführte Bitkom-Studie gezeigt, dass man von einer flächendeckenden Umsetzung hierzulande noch weit entfernt ist, gerade im Mittelstand.

Die neue Art des Arbeitens

Generell können cloud-basierte UCC-Lösungen eine Alternative für „on premise“ – also vor Ort – eingerichtete Kommunikationssysteme sein. Dabei lassen sich Kosteneinsparungen erzielen, da keine größeren Anfangsinvestitionen wie ein Kommunikationsserver nötig sind. Außerdem fallen die Administrationskosten geringer aus, da quasi der gesamte Service über den Cloud-Anbieter läuft. Auch die Ausfallzeiten sinken dank unterschiedlichster Redundanzkonzepte.

Virtualisierte Lösungen können überdies Flexibilität bieten. So können Unternehmen bei einer Cloud-Lösung flexibel Ports hinzubuchen oder abbestellen – und sich so an wechselnde Mitarbeiterzahlen anpassen. Dies funktioniert prinzipiell genauso wie bei fast allen „as a Service“-Angeboten, bei denen sich die gebotene Leistung nach dem Kundenbedarf richtet. Im Gegensatz dazu müssten Firmen bei regulären Anlagen, um diese Herausforderung zu bewältigen, entweder von Anfang an eine entsprechende Skalierbarkeit eingeplant haben oder aber die bestehende Anlage bei Erreichen der maximalen Portzahl austauschen.

Eine virtualisierte UCC-Lösung sieht dabei im Alltag genauso aus wie eine, die „on premise“ installiert ist. Die Lösung kann sowohl auf einem physikalischen Server als auch einer virtualisierten Server-Einheit (oder virtuellen Maschine, kurz: VM) aufgespielt werden, mit einem Funktionsumfang, der deckungsgleich ist. Auch ein Mischbetrieb ist möglich, also dass beispielsweise der Firmenhauptsitz „on premise“ läuft, die Niederlassungen hingegen über die Cloud versorgt werden.

Bereits bestehende Lösungen, wie beispielsweise Exchange, Sharepoint oder diverse CRM-Systeme lassen sich in virtualisierte UCC-Umgebungen integrieren – unabhängig davon, ob sie bereits selbst virtuell gehostet werden oder sich noch auf einem physikalischen Server befinden. So ermöglicht beispielsweise das Micloud-Portfolio von Mitel die nahtlose Integration von mehr als 20 CRM-Plattformen sowie klassischen Produktivitätsanwendungen wie Microsoft Office 365.

Im ganz eigenen Tempo

Hat ein Unternehmen noch eine On-Premise-Lösung im Einsatz, kann es im ganz eigenen Tempo in die Cloud migrieren – entweder schnell und umfangreich oder sanft und Schritt für Schritt. Die Verantwortlichen entscheiden in der Zusammenarbeit mit dem Technologiehersteller und dem Migrationspartner selbstständig, wie viel und wann sie Teile ihrer Kommunikation aus der Cloud nutzen. Dies kann dann beispielsweise so aussehen, dass die klassische Kommunikation „on Premise“ läuft und die Applikationen aus der Cloud bereitgestellt werden. Durch diese Wahlmöglichkeiten und der gleichzeitigen Flexibilität erhalten die Unternehmen einen Investitionsschutz für die Zukunft.