28.10.2014 DGE nutzt Wice-Expertise

Cloud-basierte CRM-Software für Zertifizierungsprozesse

Von: Friederike Charlotte Albrecht, Lea Sommerhäuser

Dass sich auch datenbankgestützte Zertifizierungsprozesse transparent und effizient mit einer cloud-basierten Customer-Relationship-Management-Lösung (CRM) abbilden lassen, zeigt ein Projekt bei der Deutschen Gesellschaft für Ernährung e. V. (DGE).

Bietet eine Einrichtung eine Verpflegung entsprechend der DGE-Standards an, so kann sich diese durch den Verein überprüfen und zertifizieren lassen.

Die DGE beschäftigt sich seit über 50 Jahren mit allen Fragen auf dem Gebiet der Ernährung und Verpflegung und stellt entsprechenden Forschungsbedarf fest. Das Referat Gemeinschaftsverpflegung und Qualitätssicherung der DGE entwickelte in Zusammenarbeit mit Wissenschaftlern und Vertretern aus der Praxis wissenschaftlich fundierte Kriterien für die Beurteilung des Verpflegungsangebots in Einrichtungen der Gemeinschaftsverpflegung wie etwa Kitas, Schulen und Krankenhäusern. Diese Kriterien sind in sieben verschiedenen zielgruppenspezifischen DGE-Qualitätsstandards festgehalten.

Bietet eine Einrichtung eine Verpflegung entsprechend der Standards an, so kann sich diese durch den Verein überprüfen und zertifizieren lassen. Nach erfolgreich abgeschlossener Überprüfung erhält der jeweilige Betrieb ein Zertifikat und kann sich dann z.B. als „Fit Kid-Kita“ bezeichnen und die geprüfte Menülinie entsprechend kennzeichnen.

Um die gestiegenen Anforderungen bei der Qualitätssicherung in der Gemeinschaftsverpflegung wahrzunehmen, wurde die Hamburger Wice GmbH beauftragt, auf Basis von Wice CRM eine entsprechende Datenbanklösung zu entwickeln. Die CRM-Lösung ermöglicht es der DEG nun, die Prozesse in der Zertifizierung von Betrieben und Einrichtungen standardisiert in einer Datenbank abzubilden. Mit der individuell entwickelten Erweiterung kann das Referat Gemeinschaftsverpflegung und Qualitätssicherung nicht nur alle Kooperationspartner im Bereich der Zertifizierung mit ihren individuellen Gegebenheiten erfassen, sondern auch die Prozesse der Zertifizierung transparent für jede einzelne Einrichtung darstellen. „Wir haben nach einer modular erweiterbaren Standardlösung gesucht. Es sollte die Automatisierung von Erst- und Folgeprozessen implementiert sowie eine transparente Darstellung der Prozesse und ihrer Stadien erreicht werden, die es allen involvierten Mitarbeitern des Referats erlaubt, benötigte Informationen schnell zu recherchieren und weiter zu verarbeiten“, so die Referatsleiterin Dr. Margit Bölts. Weitere Anforderungen waren die Integration der Datenbank und Applikation in die Infrastruktur des Anwenders, der Import von rund 500 Zertifizierungsprozessen sowie die Einrichtung einer Volltextsuche.

Automatisierte Workflows

Ein Großteil der von der DGE gestellten Anforderungen konnten durch den Standard der CRM-Lösung abgebildet werden. Insbesondere werden das Vorgangsmanagement und die automatisierten Workflows genutzt. Das individuell entwickelte Plug-in „Zertifizierung“ fügt sich nahtlos in den Standard der Lösung ein. Die zu zertifizierenden Betriebe werden als Kundenvorgänge der Lösung mit allen adressbezogenen Eigenschaften angelegt. In diesen Vorgängen ist die gesamte Historie des Prozesses abgebildet.

„Jetzt können wir gezielter auf die Kundenwünsche eingehen, da die Datenbank auf unsere individuellen Arbeitsprozesse und Vorstellungen abgestimmt ist“, so Dr. Margit Bölts. 

Deutsche Gesellschaft für Ernährung e. V. (DGE)