Cloud-Fibu gehört die Zukunft

ITM: Herr Rosbach, welche Bedeutung schreiben Sie generell dem Thema „Finanzbuchhaltung in der Cloud“ zu?
Michael Rosbach: Im Zeitalter von Smartphone und Tablet sind Menschen es gewohnt, Informationen ortsunabhängig und schnell abzurufen. Cloud-Buchhaltungssoftware ermöglicht dies im Businesskontext. So können Auswertungen (z.B. BWA) kurz vor dem Banktermin eingesehen oder Informationen zum Kunden (Mahnungen, Rechnungen, Zahlungen) auf dem Weg zum Kundentermin geprüft werden. Betrachtet man die Arbeitswelt, geht der Trend weg vom isolierten, statischen und unternehmenszentrierten Arbeiten hin zu einem vernetzten, dezentralen, mobilen Business. Deshalb sind wir der Überzeugung, dass Onlinebuchhaltungssoftware die Zukunft gehört.

ITM: Inwiefern ist das Thema für den Mittelstand interessant und wird von diesem auch nachgefragt?
Rosbach: Flexibilität und Mobilität von IT bei gleichzeitiger Senkung der Kosten stehen im Mittelstand ganz oben auf der Agenda. Cloud-Lösungen für CRM, HR und Collaboration sind deshalb ganz stark auf dem Vormarsch. Die Fibu aus der Cloud führt noch ein Nischendasein. Doch die Zufriedenheit in den genannten Bereichen lässt jetzt auch hier das Interesse wachsen.

ITM: Welche konkreten Vorteile und Möglichkeiten bietet eine Fibu-Cloud-Lösung im Vergleich zu einer klassischen Buchhaltungssoftware/Inhouse-Lösung?
Rosbach: Wer sich für eine Buchhaltungssoftware aus der Cloud entscheidet, setzt auf eine zukunftssichere Technologie. Geschäftsführung und Buchhaltung können von überall auf die Daten zugreifen und sie zudem einfach und sicher mit dem Steuerberater teilen. Zudem entfallen die Kosten für den Kauf von Soft- und Hardware, aber auch für Administration und Wartung.

ITM: Welche Aspekte werden vom Mittelstand eher kritisch hinterfragt bzw. halten die Anwender noch davon ab, auf Fibu aus der Wolke zu vertrauen?
Rosbach: Auch vor dem Hintergrund der NSA-Affäre sind es natürlich die Themen „Datensicherheit“ und „Datenschutz“, welche die Anwender verunsichern. Weitere kritische Aspekte: die Abhängigkeit vom Anbieter und die Integration mit vorhandener Software. Für die Cloud-Hersteller wird es deshalb immer wichtiger, diese Punkte in der Kommunikation zu berücksichtigen. In der Finanzbuchhaltung geht es um hochsensible Daten. Vielen Interessenten ist es deshalb wichtig, dass ihre Daten in einem deutschen Rechenzentrum liegen. Das Vertrauen zum Dienstanbieter muss da sein. Dabei ist es dem Interessenten auch wichtig zu wissen, wie er bei einem Anbieterwechsel an seine Daten gelangt.

ITM: Welche grundsätzlichen und insbesondere technischen Voraussetzungen muss ein Unternehmen mitbringen, um eine Onlinebuchhaltungssoftware nutzen zu können?
Rosbach: Es genügt ein Internetanschluss. Bei einer größeren Benutzerzahl (> 20) und großen Datenmengen empfehlen wir 2Mbit und mehr. Ansonsten sind unsere Anwendungen plattformübergreifend auf Mac und PC nutzbar.

ITM: Nach welchen Kriterien sollten Unternehmen entsprechende Anbieter und Lösungen auswählen?
Rosbach: Es empfiehlt sich, einen Cloud-Anbieter auszuwählen, der seine Anwendung in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland betreibt. Dann kann der Anwender sicher sein, dass die strengen deutschen Datenschutzgesetze beachtet werden. Außerdem sollte sich das Unternehmen informieren, welche besonderen Maßnahmen der Anbieter für die Datensicherheit ergreift. Hier kann man z.B. ganz konkret nach Zertifikaten des Rechenzentrums fragen. Auch sollte man daran denken, wie und in welcher Form das Unternehmen seine Daten bei Vertragsbeendigung von einem Cloud-Anbieter zurückerhalten kann. Weitere wichtige Fragen: Wird ein guter Support angeboten? Wie offen ist die Anwendung (Import, Export, API)? Ist das System erweiterbar? Ist die Software benutzerfreundlich und einfach zu bedienen? Nicht zuletzt sind natürlich der Preis und die Vertragsmodalitäten entscheidende Kriterien.

ITM: Mit welchem Aufwand (zeitlich, finanziell, personell) ist die Einführung einer Fibu-Cloud-Lösung verbunden?
Rosbach: Das ist pauschal schwer zu beantworten. Grundsätzlich entfällt natürlich die Zeit für die Installation, die Cloud-Lösung ist in wenigen Minuten einsatzbereit. Wem unsere Standardeinrichtung genügt und wer buchhalterisches Vorwissen mitbringt, kann mit unserer Anwendung auch ohne Schulung sofort loslegen. Eine individuelle Einrichtung der Software und die Altdatenübernahme aus einem Vorsystem können die Einrichtung – je nach Qualität der Daten – natürlich verlängern. Benötigt der Anwender Beratung bei der Einrichtung? Möchte er die Migration selbst übernehmen oder outsourcen? Entsprechend unterschiedlich können die Kosten ausfallen. Ähnliches gilt für Schulungen: Ist die gewählte Lösung benutzerfreundlich und intuitiv bedienbar? Dann können kostenintensive Schulungen eventuell entfallen. Die Frage nach dem Aufwand der Einführung einer Cloud-Fibu kann nur individuell bewertet werden.

ITM: Welche Vertrags- und Bezahlmodelle sind hier üblich?
Rosbach: In der Regel handelt es sich um Dienstleistungsverträge, bei denen eine monatliche Gebühr pro Nutzer fällig wird. Dadurch gewinnen Cloud-Anwender erheblich an Flexibilität: Sie können Nutzerlizenzen in der Regel jederzeit hinzu- oder abbuchen und den Funktionsumfang je nach Bedarf reduzieren oder erweitern. Zum Teil gelten die Verträge auch für Anwendergruppen, vereinzelt auch bezogen auf Buchungszeilen.

ITM: Wie gestaltet sich ein möglicher Anbieterwechsel – insbesondere auch im Hinblick auf die Überführung der Buchungshaltungsdaten in die neue Cloud-Lösung? Was sind hier häufige Probleme?
Rosbach: Dies lässt sich schwer pauschal beantworten, da viele verschiedene Faktoren eine Rolle spielen: Aus welchem System werden die Daten übernommen? Wie viele Jahre sollen übernommen werden? Wie groß ist die Datenmenge? Wie sind die Daten aufbereitet? Dies alles sind Faktoren, die bei dem Wechsel berücksichtigt werden müssen. So kann es sein, dass Daten zunächst in Excel neu aufbereitet werden müssen, bevor sie in das neue System importiert werden können. Dies kann von einer kleinen Anpassung, die in fünf Minuten erledigt ist, bis hin zu einer aufwändigen Überarbeitung reichen, für die mehrere Tage benötigt werden. Entscheidend ist die Qualität der Altdaten.