06.07.2017 Wandel zum Kostenmanagement

Cloud-Kosten optimieren

Von: Kathrin Zieblo

Je mehr cloud- und verbrauchsbasierte Modelle Unternehmen nutzen, desto schwieriger wird es, die Daten im Blick zu behalten. Olaf Diehl, Geschäftsführer der Aspera GmbH, erläutert im Interview, welche Rolle vor allem das Kostenmanagement von Lizenzen spielt.

„In einer idealen Welt kennt ein Unternehmen alle seine IT-Assets, ihre Verbindungen zueinander sowie deren Nutzung. Außerdem verfügt es über vollständige und umfassende Prozesse, um alle Änderungen zu steuern.“  Olaf Diehl, Geschäftsführer der

„In einer idealen Welt kennt ein Unternehmen alle seine IT-Assets, ihre Verbindungen zueinander sowie deren Nutzung. Außerdem verfügt es über vollständige und umfassende Prozesse, um alle Änderungen zu steuern.“ Olaf Diehl, Geschäftsführer der Aspera GmbH

ITM: Herr Diehl, immer mehr Unternehmen entscheiden sich für den Einsatz von Cloud-Produkten. Welche Auswirkungen hat dies generell auf das Lizenzmanagement?
Olaf Diehl:
Diese Aussage ist richtig und gleichzeitig sehr generell: Die Cloud unterteilt sich in mehrere Bereiche, die vollkommen unterschiedliche Produkte darstellen. Die wichtigsten aus unserer Sicht sind Platform-as-a-Service- (PaaS) sowie Infrastructure-as-a-Service-Angebote (IaaS), die vereinfacht gesagt neue Data-Center-Typen darstellen. Auf der anderen Seite sehen wir Software as a Service (SaaS), also Produkte, die in der Cloud und On-Demand zur Verfügung stehen, sowie Mischformen aus verschiedenen Welten.

ITM: Was ist der Effekt für die Anwender dieser Technologien?
Diehl:
Die Cloud ist nochmal eine Stufe virtueller als Software im eigenen Data Center. Je nach gewähltem Ansatz ist sie jedoch gleichzeitig weniger transparent, denn die Ebene der Hardware ist in der Regel nicht zugänglich bzw. bekannt.

Für das klassische Lizenzmanagement fehlen also wesentliche Grundlagen und Voraussetzungen. Desweiteren sind die Nutzungsbedingungen relevanter Hersteller nur teilweise darauf ausgelegt, in einem „fremden, unbekannten Data Center“ eingesetzt zu werden. Nur langsam wird diese Lücke geschlossen. Das aber sind die Themen, die sich aus dem Transfer bereits bekannter Ansätze sowohl in der Technologie, also auch im SAM (Software Asset Management), ergeben. Sie sind manchmal umständlich, manchmal einfach zu lösen und herstellerweise bzw. plattformweise zu betrachten.

ITM: Wo sehen Sie die Herausforderung bei Software-as-a-Service-Lösungen?
Diehl:
Neu ist im Bereich SaaS, dass die interne IT nicht mehr zwingend beteiligt ist. Budget und Zahlungskompetenz vorausgesetzt, kann jeder Bereich seine SaaS-Lösungen direkt beauftragen. Damit öffnet sich eine ganze Palette von Fragen im Bereich SAM und Sicherheit. Vor allem aber darf unterstellt werden, dass die Anbieter ein Interesse an möglichst vielen, möglichst dauerhaften Nutzern haben. Und dass sie ihre Aktivitäten entsprechend ausrichten. Die Transparenz über Nutzungshäufigkeit und -umfang hat in dem Modell zunächst nur der Anbieter. Und falls er Informationen teilt, darf man zunächst solche erwarten, die den Nutzen betonen, nicht solche, die auf die Optimierung und Reduzierung der Ausgaben des Kunden abzielen.

ITM: Und das Lizenzmanagement?
Diehl:
Steht im Zweifel auch nur daneben und ist weder in der Planung noch an der Ausführung beteiligt. Es wird nun Einwände geben, dass bei SaaS ja keine Compliance-Themen mehr betroffen sind. Aber das stimmt nicht: Je nach Portfolio und Architektur kann ein neuer Account, z. B. in Salesforce, zu einer Veränderung der Lizenzbedarfe bei SAP oder in anderen Systemen führen. Ohne Übersicht aber geht diese Verbindung verloren und das Wachstum in der SaaS-Applikation findet ohne Betrachtung der Folgen statt. Von den teilweise massiven Kosten, die dieses Modell bei längerer TCO-Betrachtung (Total Cost of Ownership) aufbaut, ganz abgesehen.

ITM: Für die Lizenzoptimierung in der Cloud hat Aspera kürzlich das Tool „License Control for Salesforce“ vorgestellt. Was beinhaltet dieses?
Diehl:
In einer idealen Welt kennt ein Unternehmen alle seine IT-Assets, ihre Verbindungen zueinander sowie deren Nutzung. Außerdem verfügt es über vollständige und umfassende Prozesse, um alle Änderungen zu steuern. Wenn Sie einmal ein solches Unternehmen finden, schreiben Sie mir bitte eine Mail, denn ich würde gern mal auf einen Kaffee vorbeischauen und meine Hochachtung ausdrücken. Meist finden wir aus nachvollziehbaren Gründen Teillösungen und Brüche in den Prozessen.

Um als SAM-Anbieter im Bereich der SaaS-Lösungen unterstützen zu können, sind zwei Aspekte zu betrachten: Wo findet die Nutzung solcher Applikationen statt? Und wie sieht die Nutzung konkret aus?

Beides wird heute weder mit Bordmitteln der SAM-Anbieter noch mit Standardlösungen aus dem Stand heraus bereitgestellt. Da gerade Salesforce bzw. Anwendungen, die auf der Force.com-Plattform laufen, eine hohe Verbreitung haben, sich großer Beliebtheit erfreuen – einige unserer Kunden haben bis zu 90 unabhängige Salesforce-Instanzen im Einsatz – und deren Lizenzen relativ teuer sind und als Mietlizenzen auch wiederkehrend Kosten erzeugen, ist das Anwendungsfeld groß und relevant. Mit License Control for Salesforce bieten wir unseren Kunden eine konsolidierende Übersicht und eine Bewertung der Kosten ihrer Nutzungen sowie eine Optimierung als Stand-Alone-Anwendung.

Wir sehen hier ein Potential von zehn und mehr Prozent im Sinne der Budgetoptimierung. Im Zusammenspiel mit unseren klassischen Kernprodukten können dann weitergehende Auswertungen und Reports, z. B. die indirekte Nutzung bei SAP oder die Identifikation von Accounts von Mitarbeitern, die das Unternehmen bereits verlassen haben, erzeugt und weitergehende Wertbeiträge gezeigt werden.

Dieses Monitoring und die Optimierung sollte natürlich permanent erfolgen, denn die Kosten in SaaS-Modellen entstehen sofort bei Aktivierung eines Accounts und enden bei entsprechender Deaktivierung. Es ist somit keine Frage einer jährlichen, rein vertragsvorbereitenden Revision. Und die Nutzung des neuen Produktes ist einfach. Es sind weder aufwändige technische, noch langwierige Projekte erforderlich. Mit anderen Worten: Statt auf die Perfektion der begleitenden Prozesse und Strukturen in anderen Systemen zu warten, lösen wir das Problem von zu hohen, vermeidbaren Ausgaben sowie weiterer Fragen.

Bildquelle: Aspera

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