08.05.2017 Eines der größten IT-Risiken 2017

Cyber-Angriffe auf Drucker

Von: Lea Sommerhäuser

„Basierend auf neuesten Analysen haben Cyber-Angriffe auf Drucker das Potential, zu einem der fünf höchsten IT-Risiken des Jahres 2017 zu werden“, betont Michael Lang, Director Channel DACH bei Lexmark, im Interview. Auch das deutsche Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) habe kürzlich eine aktualisierte Empfehlung zur Sicherheit von Druckern und Multifunktionsgeräten im Netzwerk herausgegeben.

Michael Lang, Lexmark

Michael Lang, Director Channel DACH bei Lexmark: „Ein erfahrener MPS-Dienstleister zeichnet sich dadurch aus, dass er mit einer intensiven Bestandsaufnahme der bestehenden Druckerlandschaft beginnt.“

ITM: Herr Lang, welche sind die druckintensivsten Branchen in Deutschland bzw. in welchen Unternehmen wird am meisten gedruckt?
Michael Lang:
Unserer Erfahrung nach handelt es sich bei den Branchen mit dem höchsten Druckaufkommen um Banken und Versicherungen, oftmals aus rechtlichen bzw. Compliance-Gründen. Auch Reise- und Transportunternehmen, wie etwa die Deutsche Bahn, sind aufgrund von noch häufig ausgedruckten Tickets und Reiseunterlagen in dem Zusammenhang aufzuzählen. Ferner gehört der Einzelhandel mit seinen Etiketten ebenfalls zu den druckintensiven Branchen.

ITM: Inwieweit haben mittelständische Unternehmen ihre eigenen Druckkosten im Blick? Inwieweit beschäftigt sich der deutsche Mittelstand bereits mit dem MPS-Thema?
Lang:
Laut neuesten Studien geben Unternehmen zwischen einem und sechs Prozent ihres Umsatzes für Druck- und Kopierkosten aus. Sowohl in globalen Großkonzernen als auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen wird also noch viel Geld für teilweise ineffiziente Druckpraktiken ausgegeben; unsere Erfahrung zeigt, dass ein professionelles und langfristiges MPS-Konzept Einsparpotential von 20 bis 30 Prozent bietet. Dieses Kostenbewusstsein rund um das Thema „Drucken“ und den damit verbundenen Prozessen ist in den meisten Unternehmen angekommen. Dementsprechend gibt es auch immer mehr speziell auf KMUs zugeschnittene MPS-Angebote auf dem Markt.

ITM: Was sind in einem Unternehmen (die ersten) Indizien für eine ineffiziente Druckinfrastruktur?
Lang:
Zu den ersten Indizien zählen u.a. lokal angeschlossene Arbeitsplatzgeräte, auffällig viele A3-Geräte, ein niedriges Druckvolumen oder eine geringe Nutzung von Druckoptionen wie z.B. eine minimale Anwendung der Duplexfunktion oder eine niedrige Anzahl von A3-Ausdrucken auf A3-Druckern. Oftmals ist der Anteil an A3-Geräten in einer Druckerflotte gemessen am tatsächlichen A3-Druckvolumen überdimensioniert. Hier ist eine geschickte, dem echten Bedarf gerecht werdende A3-Platzierung gefragt. Auch das Verhältnis von Druckern zu Mitarbeitern lässt Aufschlüsse darüber zu, ob die Druckinfrastruktur optimal ausgestaltet ist oder nicht. Ein weiteres, fortgeschrittenes Indiz für eine ineffiziente Druckinfrastruktur liefert beispielsweise der Vergleich der unterschiedlichen Niederlassungen eines Unternehmens in Bezug auf Dokumenten-Handling anhand von Filialdaten und Branchen-Benchmarks. Hier lassen große Diskrepanzen auf signifikantes Standardisierungs- und Einsparpotential schließen.

ITM: Welche Rolle spielen an dieser Stelle Managed Print Services (MPS)? Was können sie leisten?
Lang:
In einem ersten Schritt sorgen MPS für die Optimierung der Geräteinfrastruktur. Lokal angeschlossene Arbeitsplatzdrucker werden dabei in der Regel durch netzwerkfähige Abteilungsdrucker und Multifunktionsgeräte, die den analysierten Druckanforderungen des jeweiligen Unternehmens optimal Rechnung tragen, ersetzt. Das tägliche Geräte-Management, das Monitoring und der proaktive Support bilden den zweiten Schritt, inklusive automatischer Supplies-Belieferung. Die Transparenz über Druckvolumina rückt als nächstes verstärkt in den Vordergrund. Nach dem erfolgreichen MPS-Einstieg gehen Unternehmen meist einen Schritt weiter und suchen nach ganzheitlichen Lösungen zur Optimierung der Geschäftsprozesse. Hier kommt es auf das nahtlose Zusammenspiel zwischen intelligenten Multifunktionsgeräten (MFPs), die als Dreh- und Angelpunkt fungieren, ausgeklügeltem Output-Management und DMS- und ECM-Lösungen an.

ITM: Was sind die Hauptentscheidungskriterien für MPS? Welche Rolle spielen hierbei Umweltaspekte?
Lang:
Neben dem Einsparpotential ist vor allem die Prozessoptimierung ein Hauptentscheidungskriterium. Dank der systemischen Anbindung der Druckergeräte an den MPS-Lieferanten und der daraus resultierenden proaktiven Supplies-Lieferung sowie Gerätewartung entfallen für das Unternehmen Vorratslager, Vorlauffinanzierung und Ausfallzeiten. Darüber hinaus wird wertvolle Arbeitszeit eingespart, die im Unternehmen anderweitig und gewinnbringender eingesetzt werden kann. Wir stellen ferner fest, dass das Umweltbewusstsein bei der Entscheidung für MPS eine zunehmend gewichtigere Rolle spielt: So werden u.a. kosten- und energieintensive Arbeitsplatzdrucker durch netzwerkfähige Abteilungsdrucker und Multifunktionsgeräte mit hoher Energieeffizienz ersetzt. Dank der MPS-induzierten Transparenz über Druckvolumina wird Papier eingespart und so die Klimabilanz verbessert.

ITM: Welche Herausforderungen und Stolpersteine gibt es bei der Einführung einer MPS-Lösung?
Lang:
Die Akzeptanz seitens der Mitarbeiter wird häufig bei der Einführung von MPS unterschätzt. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Oft besteht nur wenig Bereitschaft, vom Arbeitsplatzdrucker auf einen Abteilungsdrucker umzustellen. Deshalb gilt es, die entsprechenden Veränderungen behutsam, aber konsequent anzugehen, sie zu begründen, transparent und regelmäßig zu kommunizieren und so die Mitarbeiter im Rahmen des MPS-Einführungsprozesses eng einzubeziehen. Desweiteren ist auf eine zügige Umsetzung zu achten, insbesondere was die Installation neuer Drucker(-warteschlangen) und Druckertreiber auf den Druckservern des Unternehmens anbelangt, die für den Umstellungsprozess auf MPS elementar ist.

ITM: Moderne Output-Devices, die in die IT-Netzwerke eines Unternehmens eingebunden sind, drucken, kopieren, faxen und senden bisweilen auch sehr sensible Informationen und vertrauliche Dokumente an interne und externe Empfänger. Wie sieht hier die Gefährdungslage hinsichtlich Datensicherheit aus? Wie ernst wird das Thema „Datensicherheit“ tatsächlich im Umfeld von Output-Devices genommen?
Lang:
Basierend auf neuesten Analysen haben Cyber-Angriffe auf Drucker das Potential, zu einem der fünf höchsten IT-Risiken des Jahres 2017 zu werden. Auch das deutsche Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat kürzlich eine aktualisierte Empfehlung zur Sicherheit von Druckern und Multifunktionsgeräten im Netzwerk herausgegeben. Während Hacker immer neue raffinierte Möglichkeiten finden, werden aber auch die Drucker immer intelligenter und mit modernster Technologie gegen Cyber-Attacken immer sicherer gemacht. Da Drucker und MFPs für zahlreiche Geschäftsprozesse Dreh- und Angelpunkt sind, ist eine konsequente Festplatten- und Datenverschlüsselung das A und O. Auch Faxleitungen, wenngleich immer weniger genutzt, stellen potentielle Einfallstore dar. Darüber hinaus sollten ausschließlich Drucker verwendet werden, die Drittanbieter-Software verifizieren. Nicht zuletzt ist auch die Ausschaltung interner Risiken elementar: Eine durchgängige Benutzerauthentifizierung ist für jedes Unternehmen empfehlenswert. Der Einsatz modernster und sicherster Drucktechnologie hilft also, IT-Sicherheit und -Schutz zu gewährleisten.

ITM: Remote- oder Vor-Ort-Unterstützung: Was ist dem Mittelstand lieber und warum?
Lang:
Beides ist möglich und im Prinzip immer eine Frage der Kosten. Steht der Anwenderkomfort für den Kunden im Vordergrund, kann sich ein Vor-Ort-Techniker auch bei einer kleinen Flotte rechnen. In den meisten Fällen entscheiden sich Kunden jedoch für einen sogenannten „Remote Dispatch“ des Technikers, d.h. dass der Techniker immer dann anreist und das Gerät instand setzt, wenn eine Störung am Gerät gemeldet wurde. Dieser Prozess ist deutlich kostengünstiger und auch anspruchsvolle Service Level Agreements (SLAs) können gegenüber dem Kunden erfüllt werden. Noch wichtiger als die Remote- oder Vor-Ort-Unterstützung ist jedoch die Automatisierung und Optimierung von Prozessen, um maximale Kosteneinsparungen, kürzere Wiederherstellzeiten und eine größtmögliche Uptime zu erzielen.

ITM: Managed Print Services vs. Managed Document Services: Wo liegen die Abgrenzungen?
Lang:
Nach einem erfolgreichen MPS-Einstieg gehen Anwender meist einen Schritt weiter und suchen nach ganzheitlichen Lösungen, mit denen sie nicht nur ihre Output-Infrastruktur optimieren können, sondern auch ihre Geschäftsprozesse, wie beispielsweise die Verwaltung ihrer Dokumente mittels digitalen Dokumenten-Management-Services (DMS). Seitens der MPS-Dienstleister besteht die hohe Kunst darin, flexibel genug zu sein, Flotte und Infrastruktur an bereits vorhandene DMS- und/oder ECM-Systeme anzubinden. DMS werden also zunehmend zu einem wichtigen Bestandteil des größeren, umfassenden MPS-Ökosystems, welches als Basis für die digitale Geschäftstransformation fungiert.

ITM: Worauf sollten Mittelständler letztlich achten, wenn sie sich für einen MPS-Anbieter entscheiden?
Lang:
Ein erfahrener MPS-Dienstleister zeichnet sich dadurch aus, dass er mit einer intensiven Bestandsaufnahme der bestehenden Druckerlandschaft beginnt. Erfolgte diese Bestandsaufnahme früher hauptsächlich durch physische Begehungen und tatsächliches Zählen, passiert dies inzwischen hauptsächlich mittels elektronischer Erfassung. Dabei werden Optimierungspotentiale auf Basis der tatsächlichen Anforderungen sorgfältig zusammen mit dem Kunden herausgearbeitet. Im Rahmen seines Advantage MPS Core Programms für KMUs übernehmen wir beispielsweise sämtliche Dienstleistungen, wie etwa die Überwachung von Gerätewarnmeldungen und -zählerständen, das automatisierte Management der Verbrauchsmaterialien sowie Wartung, Service und Reparatur der Geräte. Der Fachhändler ist hierbei Vertragspartner und Hauptansprechpartner für den Mittelstandskunden.

ITM: Ein Blick in die Zukunft: Welche Wandlungen wird es im Bereich „Output-Management“ in naher Zukunft geben?
Lang:
Neue Technologien wie Cloud und Mobile kommen bei der Optimierung des Output-Managements immer stärker zum Tragen. So etwa haben wir eine Cloud-Plattform entwickelt und damit die Möglichkeit geschaffen, Lösungen durch die Cloud, vor Ort im Unternehmen oder in einem Hybrid-Modell zu realisieren. In dem Zusammenhang sind auch integrierte mobile Print-Plattformen zu nennen, die das Drucken von stationären wie auch von mobilen Endgeräten aus ermöglichen. Die Trendthemen „Big Data“ und „Internet of Things (IoT)“ sind aus dem MPS-Geschäft ebenfalls nicht mehr wegzudenken. Insbesondere der „vorausschauende Service“ mit präventiver Wartung – auch „Predictive Service“ bzw. „Preventive Maintenance“ genannt – wird immer wichtiger, um mögliche Störungen schon im Vorfeld zu vermeiden und eine stets verfügbare, leistungsfähige Druckumgebung zu gewährleisten. Dies erhöht die Produktivität und steigert die Kundenzufriedenheit, welche stets im Mittelpunkt eines jeden MPS-Konzepts stehen sollte.

Bildquelle: Lexmark

©2017 Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH