Damit der Ball weiter rollt

Das zuvor eingesetzte Open-Source-ERP-System deckte lediglich die vereinsinterne Auftragsverwaltung ab – viele Arbeitsprozesse mussten weiterhin manuell bearbeitet werden und waren somit zeitaufwendig und fehleranfällig. Eine neue ERP-Software sollte den Anspruch erfüllen, alle Geschäftsprozesse in der Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung abzubilden und so zu optimieren, dass sich viele Abläufe zeitsparend und fehlerfrei automatisieren lassen.

Auch der Mitgliederservice sowie die Merchandiseverwaltung Media Sportservice Mainz 05 GmbH (MSM) sollten in das neue ERP-System eingebunden werden. Neben der Verwaltung der mehr als 14.000 Mitglieder und einem Kundenbindungsmanagement bildeten die rund 600 Artikel in Fan- und Onlineshop mit mehr als 3.200 Verkäufen im Monat eine besondere Herausforderung. Um die Warenwirtschaft weiter zu verbessern, sollte der Onlineshop zudem mit dem Versanddienstleister vernetzt werden. Um das kaufmännische Vereinsmanagement voranzutreiben, sahen sich die Mainzer der Herausforderung gegenüber, die Vielschichtigkeit der Prozesse in der ERP-Software abzubilden und umzusetzen. Zeitgleich galt es, die zukünftige Inhouse-Buchhaltung parallel dazu zu implementieren.

Der Bundesligist benötigte eine ERP-Software, die eine bedarfsgerechte Funktionalität und große Flexibilität bietet. Auch ein umfassender Support und die Zuverlässigkeit der Software waren wichtig. Für Experimente war kein Platz: Das neue System sollte zukunftsfähig aufgestellt und sich auf dem deutschen Markt bereits gut etabliert haben. Die Microtech GmbH konnte das Vereinsmanagement mit der ERP-complete-Software schließlich überzeugen.

Schnell auf dem Platz

Die Umsetzung ging schnell vonstatten: Von der ersten Präsentation bis zum Go-live von ERP-complete vergingen nur vier Monate. Für eine möglichst passgenaue Implementierung der neuen Unternehmenssoftware wurde ein Team zusammengestellt, das aus Experten des Anbieters, des betreuenden IT-Systemhauses Urano Informationssysteme sowie einzelnen Fachbereichen von Mainz 05 bestand und sich wöchentlich zum aktuellen Projektstatus abstimmte. Die frühzeitige Einbeziehung sämtlicher Bereiche, die zukünftig mit der Software arbeiten sollten, stellte sich als Erfolgsfaktor heraus: So war von Anfang an klar, welchen Umfang und welche Auswirkungen einzelne Arbeitsprozesse hatten, die abgebildet und umgesetzt werden mussten. Alle involvierten Mitarbeiter wurden in Grundlagen- und Aufbauseminaren im Umgang mit dem neuen ERP-System geschult.

Die Software konnte im Rahmen der Vorbereitungsphase mit den Modulen Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung erfolgreich implementiert werden. Der geplante Kostenrahmen sowie der gesetzte Zeitplan wurden eingehalten. Die Geschäftsprozesse des Vereins werden jetzt vollständig abgebildet und einzelne Bereiche mit eingebunden. 45 User können nun – bei Bedarf auch per Remote – gleichzeitig auf das System zugreifen. Im Bereich Mitgliederservice konnten viele Prozesse automatisiert werden. Die Betreuung der Mitglieder und deren unterschiedliche Anforderungen in der Verwaltung erfolgen nach der Umstellung übersichtlicher. Die Arbeitsabläufe im Bereich Merchandising sind wirtschaftlicher gestaltet und tragen somit zu einer besseren Planungssicherheit für Artikelbestände in Fan- und Onlineshop sowie darauf aufbauenden Marketingmaßnahmen bei. Einzelne Bereiche sind nun untereinander vernetzt: der Merchandising-bereich mit Fan- und Onlineshop sowie angeschlossenem Versand, die Vereinsverwaltung mit dem Mitgliederservice sowie die Finanzbuchhaltung innerhalb einer Anwendung.

Der 1. FSV Mainz 05 e.V. bewertet den Erfolg des ERP-Projekts positiv: Alle beteiligten Bereiche profitieren seit der Implementierung von vereinsweit gültigen Strukturen und Standards sowie von einer größeren Transparenz in den darauf basierten Arbeits- und Geschäftsprozessen. Unmittelbar nach Spieltagen sorgt die Software etwa für schnelle und detaillierte Auswertungen, was zu Zeit- und Kostenersparnissen führt. In den kommenden Bundesligasaisons ist somit hinter den Kulissen für Effizienz, Transparenz und Wirtschaftlichkeit gesorgt.


1. FSV Mainz 05 e.V.

• Gründung: 1905
• Erfolge: 2004 erstmaliger Aufstieg in die 1. Bundesliga; seit 2009 dauerhafter Klassenerhalt
• Mitglieder: 14.000
• Spielstätte: Coface-Arena (34.000 Plätze)

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