10.07.2012 Telekom startet sichere digitale Post

Das ABC der De-Mail

Seit März 2012 bietet die Telekom De-Mail an. Klar, dass der neue Dienst Fragen aufwirft. Hier sind die Antworten.

Was ist De-Mail?
Mit De-Mail lassen sich Nachrichten und Dokumente vertraulich, sicher und nachweisbar über das Internet versenden und empfangen. Wie beim Brief ist auch die „digitale“ Briefmarke kostenpflichtig. Das Internet-Porto wird aber preisgünstiger sein.

Wie unterscheidet sich De-Mail von E-Mail?
Eine gewöhnliche E-Mail entspricht in etwa einer Postkarte. Eine De-Mail dagegen ist das elektronische Pendant zum Brief. Das heißt, dass die Inhalte bei einer De-Mail-Nachricht sicher und vertraulich versandt werden können.

Bietet De-Mail auch die Funktion eines Einschreibens?
Ja, denn mit einer Sende- und Eingangsbestätigung wird die De-Mail nachweisbar. Damit entspricht sie einem Einschreiben.

Bei manchen Rechtsgeschäften schreibt der Gesetzgeber Schriftform vor. Kann ich auch diese Bedingung mit De-Mail erfüllen?
Wenn De-Mails mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versandt werden, genügen sie auch den Anforderungen der gesetzlichen Schriftform.

Wie geht De-Mail?
Das Versenden von Nachrichten via De-Mail funktioniert genauso wie mit herkömmlichen E-Mails. Es gibt einen De-Mail-Posteingang und einen -ausgang, Nachrichten werden – eventuell mit Dateianhang – per Mausklick an den oder die Adressaten verschickt.

Wer kann De-Mail nutzen?
De-Mail nutzen können natürliche Personen, also Bürgerinnen und Bürger, juristische Personen wie zum Beispiel Unternehmen, Personengesellschaften oder öffentliche Stellen, also Behörden und Ministerien.

Wie bekommt man De-Mail?
Privatpersonen müssen einmalig einen Personalausweis oder Reisepass mit Meldebestätigung bei einem De-Mail-Provider vorzeigen. Der Provider überprüft die Angaben nach den Vorgaben des De-Mail-Gesetzes. Anschließend erhalten Privatpersonen ihre persönliche De-Mail-Adresse.

Warum müssen Privatpersonen einen Personalausweis für De-Mail vorzeigen?
Damit die De-Mail-Adresse fest zugeordnet wird. Der Personalausweis weist den Nutzer als Person eindeutig aus. Das Gleiche gilt für die persönliche De-Mail-Adresse. Mit der De-Mail können Nutzer verbindlich Dokumente senden und empfangen. Das geht nur, wenn der Sender zuverlässig weiß, wer sein Kommunikationspartner ist und an wen er sendet. Ebenso muss der Empfänger verbindlich wissen, von wem das Dokument kommt.

Wie bekommen Unternehmen und Behörden De-Mail?
Bei Unternehmen und Behörden als „juristische Personen“ übernehmen die Registrierung eine oder mehrere vertretungsberechtigte, natürliche Personen – etwa Geschäftsführer, Vorstände oder Prokuristen – zum Beispiel mit einem Handelsregisterauszug für alle Mitarbeiter. Auch hier prüft der Provider alle Angaben laut dem De-Mail-Gesetz und schaltet anschließend den Zugang zum De-Mail-Account frei. Im Anschluss können dann in der Verantwortung des Unternehmens oder Behörde an weitere Mitarbeiter oder Abteilungen (zum Beispiel der Einkauf) De-Mail-Adressen vergeben werden. Diese müssen sich dann nicht mehr einzeln registrieren und identifizieren.

Wie sieht die De-Mail-Adresse aus?
Alle De-Mail-Adressen haben die Domänendung „de-mail.de“. Für Privatpersonen lautet die Adresse dann zum Beispiel Vorname.Nachname@t-online.de-mail.de. Unternehmen müssen bei der Telekom Subdomains beantragen, damit der Firmenname Bestandteil der De-Mail-Adresse wird (zum Beispiel Vorname.Nachname@Meinefirma.de-mail.de). Daneben können Unternehmen auch Funktionspostfächer wie zum Beispiel Einkauf@Meinefirma.de-mail.de einrichten. So lassen sich Nachrichten besser einzelnen Bereichen oder Standorten zuordnen.

Wo bekommt man De-Mail?
Zurzeit zum Beispiel in einem T-Shop der Telekom. Es wird künftig aber noch weitere Stellen geben, die im Laufe des Jahres bekannt gegeben werden.

Wie ist De-Mail rechtlich geregelt?
Die Grundlage von De-Mail ist das im Mai 2011 in Kraft getretene De-Mail-Gesetz. Es regelt, welche Kriterien die De-Mail-Diensteanbieter hinsichtlich Sicherheit, Datenschutz und Funktionalität erfüllen müssen. Dazu gehören zum Beispiel Mindestanforderungen an den sicheren elektronischen Datenaustausch, wie sich ein De-Mail-Konto eröffnen lässt und wie der Versand einer De-Mail genau funktioniert.

Wer kann De-Mail-Anbieter werden?
Jede Organisation, die das Zertifizierungsverfahren des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) durchläuft, das im De-Mail-Gesetz geregelt ist. Um als De-Mail-Diensteanbieter (DMDA) akkreditiert zu werden, muss der Anbieter nachweisen, dass er die hohen Anforderungen an Sicherheit, Datenschutz, Funktionalität und Interoperabilität (zur reibungslosen Zusammenarbeit mit anderen Providern) erfüllt.

Was kostet De-Mail?
Onlinebriefe kosten bei der Telekom 39 Cent. Drei Briefe pro Monat sind für Verbraucher, die sich bei der Telekom für den De-Mail-Dienst anmelden, sogar kostenlos.

Welche Vorteile bietet De-Mail?
Via De-Mail lassen sich Nachrichten und Dokumente vertraulich, sicher und nachweisbar über das Internet versenden und empfangen. Der elektronische Versand spart außerdem Zeit. Unternehmen können zudem ihre Transaktionskosten reduzieren. Dazu gehören die Ausgaben für Druckinfrastruktur, Papier, Porto, Bearbeitung und Aufbewahrung, die beim Versand von papiergebundenen Dokumenten mit der Post entstehen. Nicht zuletzt reduziert der digitale Versand zudem den Papierverbrauch enorm.

Wie können die Nutzer auf De-Mail zugreifen?
Im einfachsten Fall greifen Nutzer per Webbrowser auf ihr De-Mail-Konto zu. Dazu melden sie sich mit Benutzername und Passwort auf dem De-Mail-Portal ihres Providers an. Größere Firmen können ihre bestehende IT-Infrastruktur über ein sogenanntes De-Mail Gateway mit dem De-Mail-System verbinden. Über das Gateway werden die De-Mails dann genauso wie konventionelle E-Mails in die elektronischen Posteingänge der bereits genutzten E-Mailprogramme der Mitarbeiter zugestellt und können ebenso einfach verschickt werden.

Wie wird sichergestellt, dass kein Unbefugter Zugriff auf die Daten hat?
Die Kommunikation zwischen Nutzer und Provider sowie zwischen den Providern untereinander wird ausschließlich verschlüsselt übertragen. Darüber hinaus sind Nachrichten und Dokumente im De-Mail-Postfach nur in verschlüsselter Form gespeichert.