Das Ende der Zettelwirtschaft

Arbeitszeiten flexibel und die zugehörige Erfassung einfach und transparent zu gestalten, ist das Ziel guter Personalpolitik. Moderne Zeiterfassungsverfahren versprechen nicht nur eine gesteigerte Produktivität, sie verbessern zudem die Mitarbeiterzufriedenheit. Mit seinen Zeiterfassungs- und Zutrittskontrollsystemen möchte das Schwarzwälder Unternehmen Reiner SCT den Anforderungen sich wandelnder Arbeitsplatzumgebungen Rechnung tragen. Heute im Büro, morgen im Home-Office und übermorgen auf Dienstreise oder bei einem Kundentermin: Arbeitsmodelle mit täglich wechselnden Arbeitsplätzen werden für immer mehr Mitarbeiter zur Normalität. Traditionelle Zeiterfassungsverfahren, wie das Stempeln von persönlichen Zeitkarten oder das manuelle Führen von Stundenlisten, werden nach Ansicht von Experten weder den Ansprüchen einer zunehmend mobilen Arbeitnehmerschaft noch den Vorgaben des deutschen Gesetzgebers gerecht. Laut Arbeitszeitgesetzt, müssen Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehen, aufzeichnen. Außerdem sind sie verpflichtet, ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit eingewilligt haben. Diese Nachweise müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Studien der Hochschule Furtwangen zeigen, dass es in vielen Unternehmen noch Nachholbedarf gibt. Erst zwei Drittel (68 Prozent) der mittelständischen Unternehmen in Deutschland erfassen demnach systematisch die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter. 70 Prozent von ihnen verwenden für die Zeiterfassung bereits ein elektronisches System. Die meisten Unternehmen setzen Hardwareterminals mit automatischer Datenübertragung (55 Prozent) ein, 15 Prozent verwenden eine spezielle PC-Software und zehn Prozent eine Onlinezeiterfassung. Bei rund 30 Prozent der Unternehmen passiert die Zeiterfassung noch manuell über Stundenzettel, Excel-Listen oder eine Stempeluhr ohne Software-Auswertung.

Neben der Tatsache, dass elektronische Zeiterfassungslösungen exakt und automatisiert arbeiten, bieten sie nach Ansicht von Andreas Staiger, Geschäftsführer des Anbieters, auch nicht unerhebliche Kostensenkungspotentiale. „Geht man von einem durchschnittlichen Anteil der Lohnkosten in Höhe von 70 Prozent an den gesamten operativen Ausgaben eines Unternehmens aus, lässt sich unschwer erahnen, welchen betriebswirtschaftlichen Nutzen und damit Kostensenkungen eine Zeitwirtschaft im Rahmen von Prozessoptimierungen bringen kann“, erklärt Staiger.

Durch eine APP ergänzt

Mehr als 10.000 Firmen zählt das Schwarzwälder Unternehmen, das neben Zeiterfassungs- und Zutrittskontrollsystemen auch Sicherheitslösungen für Homebanking entwickelt, nach eigenen Angaben bereits zu seinen Kunden. In der Vergangenheit kamen hauptsächlich sogenannte Timecard-Multiterminals zum Einsatz, an denen sich die Mitarbeiter mittels persönlicher RFID-Karten oder -Transponder ein- bzw. ausbuchten. Arbeitszeiten, Abwesenheiten oder die Mitarbeit an Projekten werden erfasst und direkt an einen Timecard-Server übertragen. Seit dem Frühjahr ist das Zeiterfassungssystem des Anbieters auch in einer reinen Softwareversion erhältlich, bei der sich der Mitarbeiter über seinen persönlichen Arbeitsplatz-PC an- und abmelden kann. Wie bereits in der Hardwarevariante beinhaltet die Lösung ein Modul für die Urlaubs-, Schicht- und Abwesenheitsplanung und verfügt über eine flexible Schnittstelle, die der Buchhaltung den direkten Datenaustausch mit vorhandenen Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogrammen ermöglicht.

Ergänzt werden kann die Softwareversion durch eine App, die Reiner SCT für iPhones entwickelt hat. Sie macht die Zeit-erfassung komplett ortsunabhängig. Auf diese Weise können auch Außendienstmitarbeiter ihre Arbeitszeiten und Projekte „just in time“ am Smartphone buchen. Die Daten werden sofort zum Server im Unternehmen übermittelt und können direkt weiterverarbeitet werden.

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