09.01.2017 Arbeitsmanagement in deutschen Büros

Das sind die meistgenutzten Tools zur Arbeitsorganisation

Wie kommt die Digitalisierung bei den Büroangestellten an, die mit neuen, tollen Software-Tools arbeiten sollen? Eine Studie untersucht, wie sich Büroarbeiter im Alltag organisieren und welche Werkzeuge sie dafür einsetzen.

Im aktuellen "Digital Work Report" hinterfragt der Collaboration-Software-Anbieter Wrike, wie Büroangestellte der Digitalisierung gegenüberstehen und mit welchen IT-Werkzeugen sie sich organisieren.

  • Im Durchschnitt jongliert jeder deutsche Büroarbeiter mit etwa 5 verschiedenen IT-Tools.
  • Etwa 7 Prozent der Befragten nutzt sogar mehr als 10 digitale Hilfsmittel.
  • 45 Prozent der Befragten nehmen gegenüber dem Vorjahr einen leichten Zuwachs der digitalen Hilfsmittel wahr. 15 Prozent bemerken sogar eine signifikante Steigerung.
  • E-Mails sind das meistgenutzte Tool, doch gleichzeitig sehen 40 Prozent der Befragten darin ein Hemmnis, um ihre Arbeit produktiv erledigen zu können.

Die meistgenutzten Tools zur Arbeitsorganisation in deutschen Büros

 
1. E-Mail – 75 Prozent
2. Tabellen-Programme – 62 Prozent
3. Handschriftliche Notizen – 44 Prozent
4. Konferenzsysteme (Audio, Video, Web) – 28 Prozent
5. ERP-Systeme – 26 Prozent
6. Instant Messaging-Dienste – 26 Prozent
7. Projektmanagement-Software – 25 Prozent
8. CRM-Software – 24 Prozent
9. Collaboration-Software – 17 Prozent

EU-Vergleich: Frankreich schon weiter?

Der Ländervergleich zeigt, dass Frankreich in Sachen Digitalisierung weiter zu sein scheint als Deutschland:

  • Bei unseren Nachbarn im Westen nutzen nur 59 Prozent E-Mail regelmäßig für die Organisation ihrer Aufgaben
  • Handschriftliche Notizen führt nur noch jeder vierte Franzose.
  • In französischen Büros kommen CRM-Tools (32 Prozent) häufiger zum Einsatz.
  • Auch Collaboration-Software, die die Organisation gemeinsamer Projekte und Aufgaben erleichtert, hat sich in Frankreich bereits stärker durchgesetzt: Sie werden von nahezu jedem vierten (24 Prozent) genutzt, in Deutschland sind es erst 17 Prozent.
  • Vielleicht ein Grund, warum die Franzosen trotz stärkerem Arbeitsanstieg (77 Prozent vs. 72 Prozent) weniger gestresst sind (60 Prozent vs. 65 Prozent)?

IT macht die Vorgaben

  • Nur 14 Prozent der Befragten des Digital Work Reports gaben an, ihre eigenen Tools nutzen zu dürfen.
  • Demgegenüber haben 84 Prozent keine Möglichkeit, selbst über die Werkzeuge, die sie für ihre Aufgaben benötigen, zu entscheiden.
  • Davon bestimmt in über 60 Prozent der Fälle die IT-Abteilung, in 24 Prozent der Bereichs- oder Teamleiter, welche Tools auf dem Rechner oder dem beruflich genutzten Smartphone landen.

Was aus IT-Sicht und im Sinne der Komplexitätsreduzierung nachvollziehbar und sinnvoll ist, führt aus Mitarbeitersicht aber zu geringerer Produktivität und schlechterer Effizienz. Schließlich wünschen sich 21 Prozent der Mitarbeiter bessere Hilfsmittel, wenn sie danach gefragt werden, wie ihr Arbeitgeber sie in ihrer Produktivität unterstützen kann – der Wunsch rangiert dabei gleich hinter den Bedürfnissen nach besserer Kommunikation, mehr Work-Life-Balance und größerer Wertschätzung.
 
Insgesamt stehen die Deutschen der Digitalisierung positiv gegenüber: So sind sich 74 Prozent der befragten Büroarbeiter sicher, dass die Einführung und Nutzung digitaler Hilfsmittel sowie die Digitalisierung an sich einen positiven Einfluss auf das eigene Unternehmen haben.

  • Davon haben 57 Prozent festgestellt, dass dadurch Informationen zuverlässiger zur Verfügung stehen und geteilt werden.
  • Über 50 Prozent sind der Meinung, dass es jetzt einfacher ist, von anderen Standorten oder von Zuhause zu arbeiten.
  • 48 Prozent glauben, dass durch die Nutzung neuer Tools die Datensicherheit verbessert wird.

Positive Erwartungen

Die grundsätzlich positive Einstellung gegenüber den digitalen Hilfsmitteln prägt auch die Prognose zu deren zukünftiger Nutzung:

  • 37 Prozent der Befragten können es sich vorstellen, dass alle heute genutzten Hilfsmittel auch in 10 Jahren noch zum Einsatz kommen.
  • Jeder vierte deutsche Nutzer ist überzeugt ist, dass die beiden aktuell meistgenutzten Werkzeuge – Tabellen (24 Prozent) und E-Mail (21 Prozent) – bald von unseren Rechnern verschwinden werden.
  • Die besten Zukunftsprognosen erhalten dagegen Tools, die die Kommunikation und Zusammenarbeit vereinfachen: Nur 8 Prozent glauben, dass Instant Messaging-Dienste in zehn Jahren verschwunden sein werden, gefolgt von Social Media (10 Prozent), Konferenzsystemen (11 Prozent) und Collaboration-Tools (12 Prozent).

Die repräsentative Studie wurde in Zusammenarbeit mit Befragungsdienstleister One-Poll in Deutschland, Frankreich und Großbritannien im August/September 2016 durchgeführt.

Bildquelle: Thinkstock / iStock

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