Daten werden lebendig

Schauinsland-Reisen ist eine deutsche Erfolgsgeschichte. Seit über 90 Jahren ist der Reiseanbieter im Geschäft, immer unter Führung der Familie Kassner. Heute behauptet sich Schauinsland gegen die großen internationalen Konzerne, wächst kontinuierlich und liegt aktuell bei den Pauschalreiseanbietern in Deutschland auf Platz sieben. Der Blick auf die Firmengeschichte verrät: Ein Schlüssel zum Erfolg liegt in der Flexibilität, in der Bereitschaft, sich immer wieder neu an die Bedürfnisse der Kunden anzupassen.

Im Gespräch mit Thorsten Hendricks, Stellvertretender Leiter IT bei Schauinsland-Reisen, wird deutlich, dass Flexibilität und ergebnisorientiertes Arbeiten zentrale Elemente der Philosophie des Familienunternehmens sind. Die Umsetzung dieser Ideale unterstützt er mit einer anpassungsfähigen Infrastruktur. Für die Erstellung von Berichten kommt Monarch Professional, eine Software für Information Optimization von Datawatch, zum Einsatz. Fünf Abteilungen von Schauinsland-Reisen arbeiten bereits damit: der Hoteleinkauf, die Flugdisposition, das Produktmarketing, der Bereich Buchhaltung/Controlling sowie die IT-Abteilung selbst. Fachkräfte aus jeder Abteilung optimieren und verdichten die vorliegenden Daten für die nötigen Ad-hoc-Auswertungen. Sie sind immer dann gefragt, wenn die im Management Informations System (MIS) verfügbaren Berichte nicht weiterhelfen. „Es ist unsere Strategie, so viel wie möglich über das MIS abzudecken. Aber es gibt einfach immer wieder Grenzen: Die Programmierung jeder Abfrage im MIS ist viel zu aufwendig“, erklärt Hendricks.

Die Software kommt immer dann zum Einsatz, wenn strukturierte, semistrukturierte und unstrukturierte Daten aus verschiedenen Quellen zu konsolidieren sind oder Informationen in spezieller Art und Weise generiert und aufbereitet werden müssen. Aus bestehenden PDF-Reports, Dokumenten, Textdateien und anderen unstrukturierten Datenquellen lassen sich personalisierte Berichte individuell und ohne Programmieraufwand erstellen und visualisieren. Zur Einhaltung von Compliance-Vorschriften wird zudem protokolliert, aus welcher Quelle die verschiedenen Daten stammen.

Ad-hoc-Listen für die Produktmanager

Im Produktmanagement nutzt man die Software vor allem für die Verifizierung von Passagierlisten und das Auslastungscontrolling. Laufend werden Geschäftsdaten aus dem Buchungssystem WBS Blank Software in eine Staging-Datenbank exportiert, dort aufbereitet und dann in das MIS geladen. Jedoch stoßen sowohl WBS als auch das MIS an ihre Grenzen, wenn nicht standardisierte Reportings zu liefern sind oder Daten grafisch aufbereitet werden sollen. Denn im MIS sind die verfügbaren Daten bereits so weit verdichtet, dass sie sich für eine Recherche auf Buchungsebene nicht eignen, erläutert Hendricks. Die Analyselücke, die sich zwischen hochdetaillierten Transaktionsdaten einerseits und den aggregierten Kennzahlen im MIS andererseits auftut, füllt Schauinsland-Reisen mithilfe des Information Optimization Anbieters. Der Analyst im Produktmanagement greift mit Hilfe von Monarch direkt auf die in der Zwischendatenbank vorliegenden Buchungsdetails zu. Hendricks erklärt: „Ich kann mit der Software innerhalb weniger Sekunden ermitteln, welche Personen an einem bestimmten Tag z.B. in Antalya landen und über welche Partner vor Ort sie zu welchem Hotel gebracht werden. Im Standardsystem müsste ich die einzelnen Flüge aufrufen, die Personenlisten daraus ziehen, die Transferlisten zusammenstellen und dann nach Tageszeiten oder Zielhotel sortieren; schließlich darf kein Passagier vergessen werden. Wenn man bedenkt, dass wir pro Jahr etwa 800.000 Menschen in den Urlaub schicken, wird klar, von welchem Aufwand wir hier sprechen.“

Der beste Freund des Buchhalters

Im Rechnungswesen des Reiseveranstalters wird die Software ebenfalls vielfältig genutzt, beispielsweise wenn es darum geht, Kostenstellen und Kostenarten zu analysieren. Intern spricht man bei Schauinsland-Reisen in Bezug auf die Software gerne vom „besten Freund des Buchhalters“. Einzelpositionen, die nicht zugeordnet werden können, werden mittels Kriterienfilter innerhalb von Sekunden ermittelt. Das mag trivial klingen, doch jeder, der sich schon einmal mit der Materie beschäftigt hat, weiß, dass diese Suche nach der berühmten Nadel im Heuhaufen mehrere Personen über Stunden beschäftigen kann. Die Recherche in diversen ASCII-Dateien oder eine Aufbereitung in Excel wäre wesentlich aufwendiger. Für derlei Aufgaben wird in der Buchhaltung auch das sonst so beliebte Excel ersetzt: Die Software kann auf beliebige Datenquellen zugreifen, so dass Daten aus verschiedenen vorhandenen WBS-Reports nicht mehr manuell erfasst werden müssen. Formelfunktionen lassen sich problemlos integrieren und auch bei den Ausgabeformaten haben die User eine breite Auswahl.

Mit großen Datenmengen arbeitet man natürlich auch in der IT-Abteilung, etwas bei der Auswertung von Log-Dateien. Über 100 Server stehen im Rechenzentrum von Schauinsland-Reisen und produzieren eine veritable Datenflut. Die IT des Reiseanbieters ist nicht nur Anbieter der Infrastruktur, sie nutzt die Software auch selbst. Damit werden die Log-Dateien der Infrastrukturkomponenten, im txt- oder xml-Format, automatisiert zusammengefasst, standardisiert ausgewertet und sowohl in Tabellen als auch als Grafiken präsentiert. Auch hier können die Fachverantwortlichen auf weiteres Jonglieren mit Daten in Excel verzichten, denn durch die umfangreichen Formel- und Diagrammfunktionen leistet Monarch bereits ganze Arbeit. Hendricks Resümee: „Die Software macht aus leblosen ASCII-Daten lebende Informationen. Kein Tool ist in der Lage, Daten so elegant zu verdichten.“

Schauinsland hat Monarch bereits seit mehr als fünf Jahren im Einsatz und es ist für die Mitarbeiter nicht mehr wegzudenken. Auf die Frage nach einem ROI zuckt Hendricks allerdings mit den Schultern, einen konkreten Eurobetrag oder Mannstunden hat er nicht parat. Hendricks lakonischer Kommentar: „Der Nutzwert ist so hoch, dass das Bemühen, einen ROI zu ermitteln, reine Zeitverschwendung ist.“


Schauinsland-Reisen

• Geschäftsfeld: Der mittelständische, konzernunabhängige Reiseveranstalter steht derzeit auf Platz sieben der deutschen Flugpauschalreiseanbieter. Hauptzielgebiete sind die Balearen, die Kanaren, Türkei, Ägypten, Tunesien, Portugal, Griechenland, Bulgarien, die Karibik sowie weitere Fernziele in Asien und dem Orient.
• Hauptsitz: Duisburg
• Gründung: 1918
• Vertrieb: fast ausschließlich über 12.000 Reisebüropartner in Deutschland, Österreich, der Schweiz und den Niederlanden
• Mitarbeiter: 250

www.schauinsland-reisen.de

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