De-Mail als Bestandteil des gesamten Prozesswesens

Die Deutsche Telekom hat den rechtsverbindlichen und sicheren Transport von elektronischer Post vor einigen Monaten mit De-Mail auf den Weg gebracht. Als Projektpartner unterstützt Inspire Technologies GmbH im Bereich De-Mail Notary mit umfangreichen Know-how sowie der Suite BPM Inspire. Die Business-Process-Management-Funktionen ermöglichen es Behörden und Unternehmen, De-Mail als essentiellen und verlässlichen Bestandteil ihres gesamten Prozesswesens sowie Monitorings zu nutzen.

„Die De-Mail bietet eine gesicherte Identität des Absenders und eine verschlüsselte Übertragung. Bei einer normalen E-Mail kann der Absender hingegen gefälscht und der Inhalt wie eine Postkarte ausgelesen werden“, berichtet Jens Eisenbeiß, verantwortlicher Offeringmanager De-Mail bei T-Systems International GmbH. De-Mail bietet zudem die Chance, wichtige Unterlagen wie Arbeitsverträge, Steuerbescheinigungen oder Gehaltsabrechnungen kostengünstig, sicher und deutlich schneller als mit Umschlag und Briefmarke elektronisch zu senden und zu empfangen. Weitere Vorteile: Das De-Mail-Gesetz garantiert Sicherheit und Datenschutz, das Signaturgesetz gewährleistet die Erfüllung vertragsrechtlicher Vorgaben. Zugleich ist die elektronische Kommunikation vor Spam und Phishing geschützt und Reaktionszeiten fallen deutlich kürzer aus.

BPM Inspire als Business-Motor

Die Lösung von BPM stellt bei den De-Mail Registrierungsprozessen sicher, dass die Authentifizierung von Firmenkunden und Privatpersonen gemäß den gesetzlichen Vorgaben durchgeführt und somit die Basis für die Nutzung der De-Mail Dienste geschaffen wird. So führt die Verzahnung von Business Process Management und Online-Kommunikation zu einer ganzheitlichen Zusammenführung aller wichtigen Geschäftsprozesse. Modellierung, Prozessautomatisierung und Monitoring finden aufeinander abgestimmt und innerhalb eines ganzheitlichen, auf die Belange des jeweiligen Unternehmens abgestimmten Lösungsüberbaus statt. „Diese Integration in individuelle Prozesse führt zu erheblichen Kosteneinsparungen und verschafft gleichzeitig einen deutlich besseren Überblick als zuvor“, erklärt Andreas Mucke, Geschäftsführender Gesellschafter bei Inspire Technologies GmbH.

Der Kunde kann De-Mail mit den Prozessvorlagen von BPM Inspire verbinden. Dabei ist es möglich, das Unternehmen vollständig prozessorientiert auszurichten und innerhalb eines automatisierten Posteingangs alle Eingänge innerhalb aller Bereiche, Abteilungen oder Zweigstellen des Unternehmens zu verarbeiten. Rechnungen wandern in die Rechnungsverarbeitung, Beschwerden landen im Reklamationsmanagement, Reisekostenabrechnungen im Reisekostenworkflow und Anträge im zuständigen Sachbearbeitungsbereich. Lange Wege, telefonische Nachfragen oder verschwundene Dokumente sollen damit der Vergangenheit angehören. Da Unternehmen oder Behörden nicht nur mit De-Mail arbeiten, integriert die Lösung darüber hinaus alle Möglichkeiten des Eingangs, also auch Fax, Telefonie und elektronische Dokumente.

Auch verschiedene Unternehmensstandorte und Systeme wie ERP, ECM  oder CRM können durch das Zusammenspiel von Prozessmanagement und rechtsverbindlicher Online-Kommunikation angebunden werden. Mitarbeiter können integrierte Reporting- und Monitoring-Funktionen für individuelle Auswertungen und Compliance-Anforderungen nutzen. Klare Zugriffs- und Berechtigungskonzepte sollen die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien garantieren. Das Prozessportal oder E-Mails informieren über neue Post oder anstehende Termine und Aufgaben.

De-Mail und BPM Inspire eröffnen insbesondere Behörden und Unternehmen, die mit vielen vertraulichen Dokumenten, Verträgen und Unterlagen arbeiten, neue Möglichkeiten der elektronischen Kommunikation. Da, wo E-Mails bislang undenkbar waren, verbindet De-Mail jetzt die Schnelligkeit und Preisvorteile einer E-Mail mit der Zuverlässigkeit und Nachweisbarkeit eines Briefes. Das Angebot richtet sich sowohl an Privat- als auch Geschäftskunden. Während erstere über ein Postfach und eine De-Mail-Adresse verfügen, über die sie Mails, die den traditionellen Einschreiben ähneln, senden und empfangen können, erhalten Geschäftskunden mehrere Postfächer nebst Admin-Account für die Verwaltung.

Beispiel Friedrichshafen

Erste Kunden zeigen sich überzeugt. So berichtete beispielsweise Stefan Söchtig von der Stadt Friedrichshafen auf der CeBIT: „Die Stadt Friedrichshafen pilotiert die rechtssichere Übertragung von Urkunden wie Geburts- und Heiratsurkunden sowie Aufenthaltsbestätigung für Ausländer, die jetzt statt Wochen einige Stunden dauert.“ Martin Frick von der ZF Friedrichshafen AG sieht das ähnlich. Sein Unternehmen hat die Lohnbuchhaltung und Entgeltabrechnung digitalisiert und für alle Mitarbeiter auf ein De-Mail-Konto umgestellt: „89 Prozent der Mitarbeiter, die ihre Entgeltabrechnung per De-Mail bekommen haben, wollen dies weiter nutzen und auf den Versand per Post verzichten.“

www.bpm-inspire.com

Bildquelle: BPM Inspire

Mehr zum Thema De-Mail HIER