De-Mails beweissicher archivieren

ITM: Herr Huesmann, welche konkreten Einsatzszenarien von De-Mail sind in mittelständischen Unternehmen denkbar bzw. lohnen sich für Mittelständler am meisten?

Jörg Huesmann: De-Mail ist für Nachrichten konzipiert worden, die sicher transportiert und rechtsverbindlich zugestellt werden müssen. Zeitaufwand und Portokosten können damit drastisch gesenkt werden: Privatpersonen können Geschäftliches und Behördengänge schnell und bequem, unabhängig von den Öffnungszeiten und Aufenthaltsorten, erledigen.

Generell gilt: die Kommunikation des Bürgers mit der Behörde wird vereinfacht; Termine bei der Behörde können reduziert werden oder entfallen ganz. Auch Unternehmen können damit viele Vorgänge und rechtlich relevante Arbeitsschritte, die eine nachweisliche und fristgerechte Zustellung erfordern, vollständig elektronisch, ohne Medienbrüche, bearbeiten: das Einreichen von Anträgen, die Weiterleitung von Bescheiden, der Versand von Gehaltsabrechnung und Vertragsunterlagen sowie die Kündigung eines Lieferantenvertrags können beispielsweise via De-Mail erfolgen. Salopp gesagt, alles was man früher per Einschreiben versendet hat, kann man heute per De-Mail verschicken – nur dass kein Medienbruch stattfindet und De-Mail gleich elektronisch archiviert werden kann.

Die Deutsche Rentenversicherung wird künftig De-Mails über das Gateway der Mentana-Claimsoft, ein Tochterunternehmen der börsennotierten Francotyp-Postalia Holding AG (FP), empfangen und versenden.

ITM: Welche Abteilungen bzw. Mitarbeiter sollten auf jeden Fall mit einem De-Mail-Account versehen werden?

Huesmann: Alle Bereiche die wichtige Inhalte per Mail intern oder extern versenden wollen.

ITM: Inwiefern können bereits vorhandene Archiv-, E-Mail- oder Dokumenten-Management-Systeme an De-Mail angebunden bzw. integriert werden?

Huesmann: Wir haben es vorgemacht und haben mit der Mentana-Claimsoft GmbH (als erster De-Mail-Anbieter vom BSI akkreditiert, s. unten) eine gemeinsame Lösung entwickelt, sodass De-Mails auch beweiswerterhaltend archiviert werden, einer Vorgangsakte zugeordnet werden und den zugriffsberechtigen Mitarbeitern zentral zur Verfügung stehen.

ITM: Mit welchem Aufwand ist diese Integration verbunden?

Huesmann: In wenigen Tagen ist diese Lösung einmalig auf dem Server eingerichtet, am Client muss nichts eingerichtet werden. Insgesamt eine günstige Einsteigerlösung, die schon jetzt lohnt, bevor alle möglichen Anwendungsfälle bekannt sind.

Nur De-Mail-Anbieter, die die gesetzlichen Voraussetzungen vollumfänglich erfüllen, werden durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) akkreditiert und erhalten das begehrte Prüfsiegel. Einzige bisher akkreditierte Anbieter sind: Mentana Claimsoft GmbH (als erster Anbieter akkreditiert), 1&1 De-Mail GmbH (gmx.de u.a.), Telekom Deutschland GmbH (t-online.de) und T-Systems International GmbH.

ITM: Was empfehlen Sie mittelständischen Kunden, die einen elektronischen Datenaustausch etablieren wollen: Verwendung von qualifizierter digitaler Signatur, PGP-Verschlüsselung, De-Mail oder anderer E-Mail-Services wie z.B. Regify?

Huesmann: Wir glauben an Flexibilität – die Softwarelösungen sollten sich immer an das Unternehmen anpassen und nicht umgekehrt. In diesem Zusammenhang bedeutet das, dass jedes Unternehmen das Tool nutzen soll, das für seine Anforderungen am geeignetsten ist. Es gibt zahlreiche Szenarien, wo die Verwendung von digitaler Signatur nicht mehr zwingend notwendig ist, jedoch sinnvoll. Ähnlich ist es mit De-Mail. 

ITM: Stichwort Sicherheit: Die Nationale Initiative für Informations- und Internet-Sicherheit e.V. bezeichnet die De-Mail beispielsweise als „offenes Scheunentor“ für Geheimdienste. Grund dafür sei das „fundamental unsichere Verschlüsselungskonzept“. Wie schätzen Sie diese Kritik ein?

Huesmann: Die Kritiken sind teilweise berechtigt, Fachexperten halten den Sicherheitsstandard der De-Mail für unzureichend. Allerdings ist zu bedenken, dass in Punkto Sicherheit eine E-Mail, im Vergleich mit De-Mail, wie eine Geisterfahrt auf der Autobahn ohne Sicherheitsgurt und ohne Airbag ist. Ähnliches gilt für den Vergleich mit einem Papierbrief. Der Hauptvorteil von De-Mail liegt darin, dass, laut Gesetzgeber, damit eine rechtsverbindliche Kommunikation mit Behörden und Unternehmen möglich ist (in dem kürzlich verabschiedeten E-Government-Gesetz wird De-Mail ausdrücklich empfohlen). Die Herausforderung, innerhalb der Öffnungszeiten persönlich zu einer Behörde zu gehen, um z.B. Anträge, Stellungnahmen, Beschwerden etc., ist Vergangenheit.

ITM: Fakt ist, dass die De-Mail nicht über eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung verfügt. Inwieweit könnte hier in Zukunft seitens des Gesetzgebers bzw. der De-Mail-Provider nachgebessert werden?

Huesmann: Die über De-Mail versendeten Nachrichten können problemlos zusätzlich zwischen Sender und Empfänger verschlüsselt (sog. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung) und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Wenn eine eigenhändige Unterschrift vorgeschrieben ist (Schriftform), kann man das entsprechende Dokument qualifiziert elektronisch signieren und per De-Mail versenden. Der Versand eines solchen Dokuments über De-Mail (im Gegensatz zur Übersendung z.B. mit E-Mail) bietet sich dann an, wenn Sie erstens einen Nachweis darüber benötigen, dass das signierte Dokument tatsächlich beim Empfänger eingegangen ist ("elektronisches Einschreiben") und zweitens das Dokument verschlüsselt übertragen soll (ein signiertes Dokument ist noch nicht verschlüsselt).