18.09.2017 Auswahl und Einführung von HR-Software

Die Digitalisierung der Personalabteilung

Von: Daniela Hoffmann

Gerade Personalabteilungen von Mittelständlern verlassen sich noch stark auf manuelle Prozesse. Das liegt auch an den Schwierigkeiten bei Auswahl und Einführung von HR-Software. Jetzt aber müssen sie bei der Digitalisierung und Gestaltung neuer Arbeitsmodelle eine aktive Rolle übernehmen, um nicht selbst von der Automatisierung überrollt zu werden.

  • Im Kontext von Industrie 4.0 oder IoT werden immer häufiger Stimmen laut, dass die Personalabteilung keinen Überblick mehr darüber hat – und haben kann –, was in den Fachbereichen an Qualifikationen und Schulungen gebraucht wird.

    Im Kontext von Industrie 4.0 oder IoT werden immer häufiger Stimmen laut, dass die Personalabteilung keinen Überblick mehr darüber hat – und haben kann –, was in den Fachbereichen an Qualifikationen und Schulungen gebraucht wird.

  • „Personaler müssen konkret werden und sich fragen, wie sie eine Neuausrichtung  in der Organisation auf allen Ebenen  in Gang bringen“, sagt Dr. Ralf Gräßler, Geschäftsführer Veda.

    „Personaler müssen konkret werden und sich fragen, wie sie eine Neuausrichtung in der Organisation auf allen Ebenen in Gang bringen“, sagt Dr. Ralf Gräßler, Geschäftsführer Veda.

  • „So entsteht Zeit  für die wirklich wichtigen Aufgaben, für Strategisches und Coaching“,  sagt Prof. Daniela Eisele, Hamburg School of Business Administration und Managing Partner Dialog HR Consultants.

    „So entsteht Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben, für Strategisches und Coaching“, sagt Prof. Daniela Eisele, Hamburg School of Business Administration und Managing Partner Dialog HR Consultants.

Der Software-Einsatz im HR-Bereich ist Experten zufolge selbst in sehr kleinen Unternehmen ab 20 Mitarbeitern sinnvoll, z. B. um effizient Krankschreibungen oder Rollen zu verwalten. Doch in der Praxis ist die IT-Unterstützung oft noch nicht angekommen.

„Bei Mittelständlern und selbst bei Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern nutzen manche HR-Abteilungen für Personalanforderungen noch immer Formulare mit dreifachem Durchschlag. Die Spanne der Prozessautomatisierung im Personalbereich ist extrem groß“, sagt Daniela Eisele, Professorin an der Hamburg School of Business Administration und Managing Partner beim Beratungshaus Dialog HR Consultants GmbH.

Auch Excel-Tabellen spielten in vielen Unternehmen noch eine herausragende Rolle. Als Herausforderung für die Einführung von HR-Software sieht die Expertin auch den relativ unübersichtlichen Anbietermarkt. Dabei könne die Software helfen, die nötigen Daten und fundierte Auswertungen zeitnah zu bekommen, anstatt tagelang dafür zu recherchieren. „So entsteht Zeit für Strategisches und Coaching, z. B. auch zu schauen, ob sich jemand über- oder unterfordert fühlt“, sagt Eisele.

Doch für alle, die digitale Prozesse wollen, steht am Anfang die Qual der Wahl. Die größte Herausforderung bei der Auswahl von Personalmanagement-Software liegt Guido Zander zufolge in der Entscheidung, ob man ein System mit möglichst vielen Modulen will oder ein Spezialmodul für jedes Thema (Best of Breed).

„Beides hat Vor- und Nachteile. Bei den Komplettlösungen sind immer einige Module dabei, die nicht so gut sind, dafür gibt es kein Schnittstellenproblem. Beim Kauf einzelner Lösungen wie für Recruiting, Zeiterfassung oder Lohn kann die Integration schnell sehr teuer werden“, so der Geschäftsführer der Personalberatung Dr. Scherf Schütt und Zander GmbH (SSZ), die auch herstellerunabhängig zur Software-Einführung berät. Zwar ließen sich heute die Schnittstellen durch Technologien wie Webservices effizienter gestalten, die Bereitschaft von Anbietern, derartige Schnittstellen zu schaffen, könne aber gering sein, wenn sie ihre eigenen Module verkaufen wollten.

Wo ergibt IT-Unterstützung Sinn?

Zu den Klassikern zählen administrative Routinearbeiten in den Bereichen Lohn, Gehalt und Zeiterfassung, die sich weitgehend automatisieren oder auslagern lassen. Aber auch bei strategischen Aufgaben wie Personalentwicklung und Weiterbildung, bei der Personalauswahl und -gewinnung (Recruiting) sowie bei der Einrichtung der Arbeitsplätze neuer Mitarbeiter (neudeutsch: On-Boarding) können IT-Lösungen Prozesse unterstützen. Sie beziehen zudem Social-Media-Kanäle und Jobplattformen im Internet automatisiert mit ein.

Aus Sicht von Zander gibt es mittlerweile auch im mittelständischen Umfeld Bestrebungen, digitale Personalakten einzuführen. „Damit lassen sich alle wichtigen Dokumente zu einem Mitarbeiter wie Zeugnisse oder Bescheinigungen direkt an einem Ort finden, nicht nur die jeweiligen Personaldaten“, erklärt Zander. Die kleineren Unternehmen täten sich jedoch vor allem deshalb schwer, weil die Kosten der Einführung für ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitern ähnlich teuer seien wie für eines mit über 1.000 Mitarbeitern.

Eine klassische Folge der Digitalisierung ist auch im Personalbereich der steigende Automatisierungsgrad von Aufgaben, die sich mithilfe vorhandener Informationen lösen lassen. Unternehmen müssen zugleich agiler werden, um sich auf veränderte Geschäftsmodelle und Bedingungen einlassen zu können – das erfordert eine neue Art der Zusammenarbeit. „Der Trend geht zur sinnstiftenden Zusammenarbeit mit dem Zweck, Organisationen auf die Herausforderung der Digitalisierung auszurichten. Die Personalabteilung kann sich als Treiber der Transformation im Unternehmen positionieren und die Rahmenbedingungen für Agilität schaffen“, sagt Dr. Ralf Gräßler, Geschäftsführer des HR-Software-Anbieters Veda GmbH. Deshalb müssten Personaler lernen, neue Technologien und Software für sich zu nutzen und die eigenen Kernprozesse an die Ansprüche der neuen Arbeitswelt anzupassen.

Probleme, die sich vermeiden lassen

Personalberater Zander hat einige gute Ratschläge für Unternehmen, die sich mit der Auswahl von Personal-management-Software befassen. Besonders wichtig sei, zunächst die Prozesse zu definieren und dann zu schauen, welches System sie am besten unterstützt. „Oft kaufen Unternehmen Software z. B. für Personaleinsatzplanung oder Zeitwirtschaft, ohne eine entsprechende Betriebsvereinbarung zu treffen“, berichtet der Berater. Dann stelle sich teilweise heraus, dass die Software gar nicht zum Unternehmen passe.

Häufig sei auch schon eine Zeitwirtschaft ohne Personaleinsatzplanungsmodul im Einsatz. Weil beide Themen aber sehr eng miteinander verbunden seien, sollten diese Systeme immer integriert sein. „Ansonsten redet man über lästige Schnittstellen oder die Zeitwirtschaft fliegt manchmal schon nach einem Jahr wieder raus, wenn man feststellt, dass man flexibel planen möchte. Das ist ganz bitter“, sagt der Experte. Zudem müsse genau überlegt werden, wie die Personalplanung aussehen soll. „Es gibt hier sehr verschiedene Konzepte: z. B. einen normalen Schichtplan oder ein System, das auf Basis von Mitarbeiterwünschen und einem ausgefeilten Algorithmus Bedarfe und Pläne errechnet, oder die kollaborative Planung, bei der die Mitarbeiter selbst planen“, erklärt Guido Zander.

Das Problem: Die drei Konzepte sind komplett unterschiedlich – und die wenigsten Systeme beherrschen alle. Dort, wo Software eingesetzt wird, seien die Personalprozesse auch meist besser durchdacht, einfach weil man sich für die Einführung damit auseinandersetzen musste, meint Daniela Eisele. Doch sie kennt auch Beispiele, in denen teuer eingekaufte Software links liegen gelassen wurde. „Die Initiative kann nicht nur aus der IT kommen. Wenn es gut werden soll, müssen alle an einen Tisch und schauen, welche ‚Locken man abschneiden‘ kann“, so die Personalmanagement-Expertin.

Personal-Software aus der Cloud

Anders als in Bereichen wie CRM erobern cloud-basierte Lösungen für HR nur langsam den Markt. Doch sie könnten das Grundproblem von teuren Investitionen lösen, meint Zander: „In den letzten Jahren gab es in den Personalabteilungen viele Vorbehalte gegen Cloud-Anwendungen. Ich denke aber, dass HR-Software aus der Cloud kommen wird.“ Ganz ähnlich sieht das auch Eisele: „Es gibt keinen Grund mehr, warum ein Unternehmen eine Personalmanagement-Software selbst vorhalten sollte, wenn es Lösungen aus der Cloud gibt, die deutschen Datenschutz einhalten.“ Es müsse jedoch genau hingeschaut werden, ob die Anbieter für kleine Unternehmen ihre Server in Deutschland haben.

Bisher gibt es jedoch nur wenige umfassende Lösungen, wie z.B. Bamboo HR oder die Open-Source-Software OrangeHRM. Vor allem finden sich im Cloud-Angebot Bausteinlösungen, die solche Bereiche abdecken, die mit Internet und Social Media verwoben sind. Dazu gehören etwa Talentmanagement-Werkzeuge wie Talentsoft oder Umantis, das Bewerbermanagement Taloom, die Reisekostenabrechnungs-Tools Xpenditure oder HR Works sowie die E-Recruiting-Software OpenHire.

Im Kontext von Industrie 4.0 oder IoT werden immer häufiger Stimmen laut, dass die Personalabteilung keinen Überblick mehr darüber hat – und haben kann –,
was in den Fachbereichen an Qualifikationen und Schulungen gebraucht wird. „Zum Beispiel wenn es darum geht, im Recruiting die Fachabteilungen stärker einzubinden, lässt sich durch neue Technologien die Zusammenarbeit vertiefen und auf eine breitere Ebene stellen. Die ist notwendig, denn die Digitalisierung bringt viele neue Aufgaben, aber eben auch mehr Schultern zur Verteilung“, glaubt Ralf Gräßler.

Aktuelle Organisationen seien gekennzeichnet durch feste Hierarchien, machtorientierten Führungsstil, Planungs- und Effizienzdenken in starren Strukturen. Sie stehen im Gegensatz zu agilen Herangehensweisen und verhindern Verantwortungsübernahme. „Verantwortung ist die Voraussetzung, damit Unternehmen die Geschwindigkeit der Entwicklung aufnehmen und erfolgreich kanalisieren können. Daher müssen Personaler konkret werden und sich fragen, wie sie eine Neuausrichtung in der Organisation auf allen Ebenen wie Wissenstransfer, Zusammenarbeit und Werte in Gang bringen“, so Gräßler.

„Solange die Personalabteilung die administrative Komponente als Kernaufgabe sieht, wird sich irgendwann die Frage stellen: Was kann man automatisieren und wie viel HR benötigt man noch?“, meint auch Zander. Damit, das Personal fit für die neue Arbeitswelt zu machen, hätten Personalabteilungen hingegen große Herausforderungen zu bewältigen. Dass die Personalabteilung irgendwann überflüssig werde, glaubt Daniela Eisele nicht: „HR ist wichtig als Begleitung für Führungskräfte, wenn es mal knistert. Das Bedürfnis nach Ansprechpartnern bei Einstellung, Qualifizierung und Kündigung bleibt.“

Bildquelle: Thinkstock / iStock

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