Die Lohntüten online versenden

Als einer der größten Anbieter von Fußbodenleisten in Deutschland und Europa fertigt die KGM Holzerzeugnisse GmbH seit mehr als drei Jahrzenten Fußboden- und Massivholzleisten für den Holzfachhandel sowie für die Fußboden-, Tür- und Möbelindustrie. Den Erfolg des mittelständischen Unternehmens mit Hauptsitz im bayerischen Oettingen sichern neben den Qualitätsprodukten der eigene Werkzeugbau sowie neueste computergesteuerte Maschinen.

Auch im firmeninternen Personalwesen achtet das zur KGM-Unternehmensgruppe gehörige Unternehmen auf effiziente Geschäftsvorgänge. Aus diesem Grund erstellt KGM die Lohnabrechnung seit 2009 mit der Lohn- und Gehaltsabrechnungs-Software aus dem Hause Agenda. Seit vergangenem Jahr nutzt das Unternehmen, das von Thomas Miller in zweiter Generation geführt wird, zudem die darin integrierte Cloud-Lösung und stellt Lohndokumente online zur Verfügung.

Online-Versand von Lohnabrechnungen

Die Lohnbuchhaltung erledigt die Unternehmensgruppe seit ihrer Gründung 1973 selbst – aktuell für rund 200 Mitarbeiter an drei Standorten. Nachdem die Systemanforderungen des vorherigen Anbieters sprunghaft gestiegen waren, wechselte das Unternehmen zur Abrechnungs-Software von Agenda.

Im März 2015 entschied sich das Unternehmen außerdem dazu, einem Teil seiner Mitarbeiter Lohndokumente online zur Verfügung zu stellen. Lohnabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise und die jährliche Lohnsteuerbescheinigung werden nun über die Software versandt. Derzeit greifen alle Angestellten, die Zugriff auf das interne Zeiterfassungskonto haben, über die Cloud auf ihre Lohndokumente zu. Die Mitarbeiter an den Maschinen erfassen ihre Arbeitszeiten über ein anderes System, so dass sie noch nicht digital auf ihr Stundenprotokoll zugreifen können. Doch auch hier soll der Umstieg bald erfolgen.

Bei der Entscheidung für die Online-Abrechnung lag ein Fokus natürlich auf der Sicherheit des Rechenzentrums. Wichtig war, dass sich das Rechenzentrum in Deutschland befinden sollte, da hier sowohl die Datenschutzbestimmungen als auch die Sicherheitsstandards weltweit am höchsten sind. Gleichzeitig sollte sichergestellt sein, dass keine unbefugten Personen Zutritt erhalten und die Verschlüsselungssysteme, mit denen Daten in die Cloud übertragen und gespeichert werden, zuverlässig arbeiten. Das Agenda-Rechenzentrum konnte diese Kriterien laut der KGM-Verantwortlichen erfüllen. Die Dokumente übermittelt der Lohnbuchhalter über eine verschlüsselte SSL-Verbindung an das Rechenzentrum, wo sie wiederum nur der jeweilige Angestellte aufrufen und herunterladen kann.

Vorteile des digitalen Versands

Durch die Online-Bereitstellung der Dokumente haben die Mitarbeiter sofort nach der Abrechnung und über einen Zeitraum von drei Jahren Zugriff darauf. Sie können sie ausdrucken oder abspeichern. Eindeutige Administrationsrechte bei KGM stellen gleichzeitig sicher, dass nur berechtigte Kollegen, beispielsweise aus der Lohnbuchhaltung, Zugriff auf die Dokumente erhalten.

Aktuell spart Lohnbuchhalter Richard Häfele etwa einen halben Tag Arbeitszeit, die früher für das Ausdrucken, Kuvertieren, Frankieren und Verschicken der Lohndokumente anfiel. Gleichzeitig vermeidet er Fehler beim Versand der Lohndokumente, wie etwa versehentlich falsch kuvertierte Abrechnungen. Nachfragen von Angestellten nach Kopien von bereits verschickten Lohnsteuerbescheinigungen für ihre nächste Steuererklärung sind durch den Online-Versand ebenfalls passé.

KGM Unternehmensgruppe
Gründung: 1973 als Handelsunternehmen
Standorte: Oettingen (Bayern), Geraberg und Gehren (Thüringen)
Gesamtmitarbeiterzahl: 200 gewerbliche Mitarbeiter und kaufmännische Angestellte
Geschäftsfeld: Herstellung von Fußbodenleisten sowie Leisten für die Tür- und Möbelindustrie mit Schwerpunkt auf furnier- und folienummantelten Leisten
www.kgm-online.de

Bildquelle: KGM