04.05.2017 Aufklärungsbedarf beim Thema Sicherheit

Die unterschätzte Gefahr der Drucker

Von: Lea Sommerhäuser

Beim Thema „Sicherheit“ herrscht Aufklärungsbedarf. Laut Hartmut Husemann, Country Manager Services and Solutions bei der HP Deutschland GmbH, unterschätzen viele Unternehmen und Mitarbeiter die Gefahr. „Sie denken bei Sicherheit zunächst an Computer und Server. Aber auch Drucker hängen im Netzwerk. Auch sie erhalten sensible Daten.“

Hartmut Husemann, HP

„Managed Print Services können die Druckkosten reduzieren, Ineffizienzen vermeiden und auch die Umweltbelastung senken“, erklärt Hartmut Husemann, Country Manager Services and Solutions bei der HP Deutschland GmbH.

ITM: Herr Husemann, welche sind die druckintensivsten Branchen in Deutschland bzw. in welchen Unternehmen wird am meisten gedruckt?
Hartmut Husemann:
Zu den druckintensivsten Branchen zählen sicherlich Banken und Versicherungen sowie Rechtsanwälte. Gerade in diesen Branchen sind die Anforderungen an Druckgeschwindigkeit, Qualität, Dokumentenechtheit und vor allem an Datenschutz und Sicherheit besonders groß.

ITM: Inwieweit haben mittelständische Unternehmen ihre eigenen Druckkosten im Blick?
Husemann:
Die Druckerflotte ist in vielen mittelständischen Unternehmen über die Jahre organisch gewachsen – analog dem Wachstum des Unternehmens. Mit neuen Mitarbeitern kamen neue Drucker. Druckflotten-Management oder gar strategische Überlegungen zur Optimierung von Geräten, Auslastung, Verbrauch und Kosten gab es in dieser Phase selten. Hier können wir mit einer Analyse helfen. Wir ermitteln die Auslastung der Drucker, Tinten- und Tonerverbrauch und machen konkrete Vorschläge für die Optimierung der Flotte.

ITM: Was sind in einem Unternehmen (die ersten) Indizien für eine ineffiziente Druckinfrastruktur?
Husemann:
Noch vor wenigen Jahren war es üblich, dass jeder Mitarbeiter einen eigenen Drucker am Arbeitsplatz hatte. Das ist ineffizient – nicht nur weil im Unternehmen eine Vielzahl unterschiedlicher Tonerkartuschen und Tintenpatronen für verschiedene Druckermodelle in den Schubladen der Mitarbeiter gehortet werden. Genau hier setzt die Analyse an: Wir ermitteln den Druckbedarf im Unternehmen und optimieren die Infrastruktur. Dabei werden ineffiziente Einzelplatzlösungen durch leistungsstarke Abteilungsdrucker mit geringerem Energie- und Materialverbrauch ersetzt.

ITM: Welche Rolle spielen an dieser Stelle Managed Print Services (MPS)? Was können sie leisten?
Husemann:
Managed Print Services können die Druckkosten reduzieren, Ineffizienzen vermeiden und auch die Umweltbelastung senken. Außerdem – und das ist für die meisten Unternehmen der entscheidende Faktor – vermeiden sie Stillstandzeiten bei den Druckern. Tintenpatronen und Tonerkartuschen werden ausgewechselt, Service-Bedarf frühzeitig erkannt und vor dem Ausfall erledigt. Hinzu kommt das Thema Sicherheit: Werden Netzwerkdrucker nicht professionell geschützt, sind sie ein Sicherheitsrisiko. Moderne Drucker verfügen über die nötigen Sicherheitslösungen. Entsprechend beginnt eine Beratung zunächst mit einer Sicherheitsanalyse durch einen Spezialisten vor Ort.

ITM: Inwieweit beschäftigt sich der deutsche Mittelstand bereits mit dem MPS-Thema?
Husemann:
Die Zahl der Unternehmen, die das Potential der Optimierungsmöglichkeit erkannt hat, wächst. Zum einen aufgrund des Einsparpotentials: Mit einer optimierten Druckerflotte lassen sich die Druckkosten schnell um bis zu 30 Prozent reduzieren. Zum anderen, weil allgemeine IT-Dienstleistungen, die nicht in der Kernkompetenz des Unternehmens liegen, ausgegliedert werden können. Oft ist auch die Frage nach der Drucksicherheit ein entscheidender Impuls für die Entscheidung.

ITM: Was sind die Hauptentscheidungskriterien für MPS? Welche Rolle spielen hierbei Umweltaspekte?
Husemann:
Unternehmen entscheiden sich primär aus drei Gründen für die Einführung von MPS: Sie erhalten einen besseren Überblick über ihre Druckerlandschaft und den Verbrauch. Gleichzeitig können sie die Kosten senken und reduzieren Abfall und Energieverbrauch. Somit spielen Umweltaspekte eine wichtige Rolle bei der Entscheidung für MPS. Ein weiterer Punkt ist das Thema Sicherheit. Moderne Drucker sind – wie ein Computer im Netzwerk – anfällig für Angriffe. Modernste Sicherheitsfunktionen in den aktuellen Modellen und ein optimales Flotten-Management können helfen, diese Sicherheitslücke zu schließen.

ITM: Welche Herausforderungen und Stolpersteine gibt es bei der Einführung einer MPS-Lösung?
Husemann:
Im Unternehmen ist ein Kulturwandel erforderlich. Der eigene Drucker am Arbeitsplatz kann in vielen Fällen ineffizient sein. Hinzu kommt, dass die meisten Unternehmen über eine heterogene Druckerlandschaft verfügen: verschiedene Hersteller und eine Vielzahl an unterschiedlichen Modellen. Trotzdem kann sich der Austausch in vielen Fällen bereits mittelfristig aufgrund eines reduzierten Strom- und Tinten/Toner-Verbrauchs rechnen. Zu Beginn jeder Optimierung steht deshalb eine exakte Bedarfsermittlung und dann eine konkrete Planung, welche Drucker und Multifunktionsgeräte (MFPs) benötigt und wo sie aufgestellt werden.

ITM: Moderne Output-Devices, die in die IT-Netzwerke eines Unternehmens eingebunden sind, drucken, kopieren, faxen und senden bisweilen auch sehr sensible Informationen und vertrauliche Dokumente an interne und externe Empfänger. Wie sieht hier die Gefährdungslage hinsichtlich Datensicherheit aus?
Husemann:
Die Sicherheitsfrage bei Druckern wird in den Unternehmen heute leider noch viel zu häufig unterschätzt. Dabei verfügen moderne Drucker ab Werk über umfangreiche integrierte Sicherheitstechnologien, die – richtig eingesetzt – wesentliche Gefährdungen sofort stoppen können. Das geht von der Möglichkeit, die Daten auf dem digitalen Weg zum Drucker zu verschlüsseln, bis hin zum Schutz am Ausgabeschacht, bei der vertraulicher Dokumente erst dann gedruckt werden, wenn der Mitarbeiter sich am Drucker – beispielsweise durch seinen Mitarbeiterausweis – identifiziert. Schaut man sich die Vielzahl von nicht abgeholten Ausdrucken an Netzwerkdruckern an, sind solche Pull-Print-Lösungen zudem eine effiziente Möglichkeit, um die Papier- und Druckkosten zu senken.

ITM: Wie ernst wird das Thema „Datensicherheit“ tatsächlich im Umfeld von Output-Devices genommen?
Husemann:
Beim Thema Sicherheit herrscht Aufklärungsbedarf. Viele Unternehmen und Mitarbeiter unterschätzen die Gefahr. Sie denken bei Sicherheit zunächst an Computer und Server. Aber auch Drucker hängen im Netzwerk. Auch sie erhalten sensible Daten. Ähnlich wie die ungeschützte Kellertür im Haus wird auch beim Einbruch in der digitalen Welt die schwächste Stelle genutzt. In zu vielen Unternehmen ist das unnötigerweise zu oft der Drucker. Unsere Drucker sind hier besonders geschützt: Zum einen integrieren wir Sicherheitsfunktionen direkt in die Hardware – vom Schutz des BIOS-Schutz über eine kontinuierliche systeminterne Speicherkontrolle während des Betriebs bis hin zu verschlüsselten Festplatten. Zum anderen bieten wir die unterschiedlichsten Möglichkeiten für den Schutz der Ausdrucke. Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch die Sensibilisierung der Mitarbeiter.

ITM: Remote- oder Vor-Ort-Unterstützung: Was ist dem Mittelstand lieber und warum?
Husemann:
Auch im Mittelstand zählt Effizienz. Ob Vor-Ort- oder Remote-Zugriff durch den Partner des Vertrauens ist dabei vom Bedarf im konkreten Fall abhängig. Entscheidend für die Unternehmen ist die Vermeidung der Stillstandzeiten. Jeder Drucker, der nicht druckt, ist ein Problem. Mit MPS und Remote-Lösungen kann dies erfolgreich vermieden werden.

ITM: Managed Print Services vs. Managed Document Services: Wo liegen die Abgrenzungen?
Husemann:
Managed Print Services fokussieren sich primär auf eine effiziente Druckinfrastruktur, die Verbrauchsmaterialien und auf den Schutz des Themas Security. Managed Document Services kommen im Hinblick auf die (Weiter-)Verarbeitung von Dokumenten und einen optimierten Workflow zum Einsatz.

ITM: Worauf sollten Mittelständler letztlich achten, wenn sie sich für einen MPS-Anbieter entscheiden?
Husemann:
Neben Referenzen aus der Branche bzw. anderer Mittelständler sollte der MPS-Anbieter über eine strukturierte Vorgehensweise verfügen. Eine Analyse der Ist-Situation und konkrete Vorschläge für die Umsetzung verknüpft mit konkreten Einsparpotentialen ist unabdingbar. Bei der Analyse steht zunächst der Bedarf im Vordergrund. Schließlich sollen die Arbeitsabläufe im Unternehmen nicht unterbrochen oder erschwert, sondern sinnvoll unterstützt werden. Wir sprechen deshalb von einer „ausbalancierten Verteilung“. Das bedeutet ganz konkret, dass Vieldrucker die Hardware möglichst nah, vielleicht sogar direkt am Arbeitsplatz haben und Funktionen, wie A3 oder Farbe, die möglicherweise weniger oft genutzt werden, durchaus in Arbeitsgruppendruckern gebündelt werden.

ITM: Ein Blick in die Zukunft: Welche Wandlungen wird es im Bereich „Output-Management“ in naher Zukunft geben?
Husemann:
Im Bereich Output-Management wird die Digitalisierung weiter fortschreiten, das heißt, Optionen wie Fax werden in absehbarer Zeit wegfallen. Stattdessen wird eine noch höhere Anzahl an Dokumenten digital versendet. Eine komplett automatisierte Abwicklung von Vorgängen wird ebenfalls bald Realität sein und das manuelle Einfüttern von Rechnungen oder anderen Dokumenten in die Systeme gehört der Vergangenheit an. Damit wird das gesamte Output-Management für Unternehmen noch effizienter und die Mitarbeiter können sich anderen Aufgaben widmen.

Bildquelle: HP

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