Drei Fragen an...

E-Procurement ist also längst nicht mehr nur dem betrieblichen Einkauf größerer Unternehmen und Behörden vorbehalten. Auch Mittelständler sparen so heute bei der Beschaffung Zeit und Geld – und zwar nicht nur bei A-Teilen für die Fertigung, sondern auch bei sogenannten C-Teilen wie den Bleistiften für das Büro.

Allerdings gibt es für die technische Realisierung, insbesondere die Integration mit den Warenwirtschafts- und Fibu-Systemen von Lieferant und Besteller, die unterschiedlichsten Optionen, etwa Datenübertragung mit XML-Formaten, EDI/Edifact-Lösungen oder auch noch eigens entwickelte Datenformate. Ebenso unterschiedlich sind die Ansätze für Preisbildung, Genehmigungsworkflows oder Bezahlung.

Um deutlich zu machen, worauf es dabei ankommen kann, hat IT-MITTELSTAND zwei Experten von führenden Anbietern befragt. Mercateo ist eine Beschaffungsplattform im Internet, über die Geschäftskunden in Deutschland aus einem mehr als acht Millionen Artikel umfassenden Sortiment bestellen können, wie z.B. Büromaterial, IT-Bedarf oder Betriebs- und Lager­ausstattung. Vor allem mittelständische Unternehmen zählen zu den über 900.000 Kunden, die Funktionen wie Warenkorboptimierung, Suche, digitale Freigabeprozesse für den Firmenaccount und elektronische Schnittstellen zu schätzen wissen. Nutzer können Mercateo webbasiert in Anspruch nehmen; eine Software muss dafür nicht installiert werden. Über 8.000 Fertiger aus 70 Ländern nutzen Supply On als Plattform für unternehmensübergreifende Zusammenarbeit mit Partnern und Lieferanten in den Bereichen Einkauf, Logistik, Qualität und Finanzen. Die webbasierten Lösungen sind ohne IT-Projekt direkt verfügbar. Außerdem können die Lösungen kundenspezifisch konfiguriert werden und sind über definierte Schnittstellen mit internen ERP-Systemen oder mit vorhandenen Portalen integrierbar.

ITM: Wie sieht Ihrer Meinung nach die Integration einer B2B-Handelsplattform in die IT-Systeme eines Mittelständlers aus?
Dr. Stefan Brandner: Sie hängt vor allem von der Anzahl der Transaktionen ab. Wichtig ist deshalb, dass die B2B-Plattform unterschiedliche Spielarten ermöglicht und jeder Mittelständler selbst entscheiden kann, welche Integrationsart er für welche Prozesse mit welchem Kunden wählt.

Bei hohem Transaktionsaufkommen empfehlen wir die volle Integration in die internen IT-Systeme über gängige Formate wie Edifact oder XML.
Bei mittlerem Transaktionsaufkommen bieten wir Up- und Download-Funktionen, sodass auch hier die manuelle Dateneingabe vermieden wird. Diese Option ist sowohl für Logistik- und Finanzprozesse als auch für Anfrage- oder Qualitätsmanagementprozesse verfügbar. Bei geringem Transaktionsaufkommen bieten wir eine vollständige Software-as-a-Service-Lösung: Damit können alle Transaktionen und Prozesse web-basiert eingesehen und bearbeitet werden.

Dr. Bernd Schönwälder: Eins vorweg: Jeder Mittelständler muss sich mit dem Thema „Cloud“ intensiv beschäftigen. Gerade für Unternehmen, die nur eingeschränkt Skalenvorteile ausspielen können, löst die Nutzung von Cloud-Diensten Komplexitäts- und Integrationsprobleme, mit denen die interne IT sonst zu kämpfen hat.

Davon abgesehen muss eine B2B-Handelsplattform auf jeden Fall die gängigen ERP-Schnittstellen wie OCI-Punch-Out, Order Inject, E-Invoicing oder Gutschriftverfahren bedienen. Das Problem ist, dass sich auch für größere Mittelständler aufwendige Schnittstellen häufig nicht rechnen – und dass sie oft in einem Prozess mit System- und Medienbrüchen steckenbleiben. Da wird es spannend, wenn man wenigstens Teilprozesse des internen Systems auf eine Cloud-Plattform wie unsere verschiebt.

Indem die Übergabepunkte zur internen IT im Prozess nach hinten verlagert werden, reduziert man die Komplexität der internen Systeme. Zum Beispiel können Genehmigungsprozesse, Kostenstellenzuordnung und Bestellauslösung komplett auf der externen Plattform erfolgen. Am Ende werden nur ein Bestelldokument sowie die elektronische Rechnung als PDF- respektive XML-Dokument in die interne Buchhaltung übernommen. Das ist einfach umzusetzen und löst die entscheidenden Probleme: Ergebnis ist ein papierloser Prozess, bei dem am Ende für jede Rechnung ein Bestellbezug hergestellt werden kann.

ITM: Welche Funktionen sollte eine B2B-Handelsplattform über die klassischen Einkaufs- und Qualitätsprozesse hinaus abdecken?
Schönwälder: Zentral ist der Blick auf die Prozesse, die davor und danach im Unternehmen ablaufen. Je mehr die Handelsplattform abdeckt, umso mehr interne Aufwände nimmt die Plattform dem Kunden ab. Für uns heißt das, dass wir dem Kunden ein modulares System von Funktionen zur Verfügung stellen, die sonst in klassischen ERP-Systemen geboten werden.

Konkret: Der Kunde braucht einen Genehmigungsworkflow, in dem er seine internen Organisationsstrukturen abbilden kann und der einen regelkonformen Beschaffungsprozess dokumentierbar macht. Dies heißt bei uns „Approve Now“. Der Kunde muss in der Lage sein, auf der Plattform seine Kostenstellen und Kostenarten zu pflegen, um bereits mit der Bestellung den nachgelagerten Buchhaltungsprozess zu vereinfachen.

Brandner: Eine B2B-Plattform sollte alle unternehmensübergreifenden Prozesse sowohl für indirektes als auch für direktes Material abdecken. Hierzu gehören neben den erwähnten Einkaufs- und Qualitätsprozessen auch Logistik-, Transport-, Finanz- sowie Engineeringprozesse. Entscheidend dabei ist eine durchgängige Abwicklung dieser Prozesse. Ein Beispiel hierfür ist die Integration von Lieferanten und Spediteuren, um einen transparenten Prozess vom Lieferabruf über die dazugehörigen Transportaufträge bis hin zum Rechnungsprozess realisieren zu können.

Wir bieten darüber hinaus noch Visualisierungsmöglichkeiten und Alert-Funktionen, die über eine klassische EDI-Anbindung hinausgehen. Dabei werden die am Prozess beteiligten Mitarbeiter automatisch informiert, sobald ein Versorgungsengpass droht. Im Supply Chain Monitor wird dann die Versorgungssituation unter Einbeziehung der Bestandssituation und der In-Transit-Menge graphisch dargestellt. 

ITM: Wie erfolgt in Ihrem Fall die Preisbildung?
Schönwälder: Die Preisbildung funktioniert wie bei einer Börse, also wie ein effizienter Markt. So setzt unsere Warenkorboptimierung z.B. unsere Vorlieferanten in einen intensiven Preis- und Konditionenwettbewerb um jeden einzelnen Artikel, den ein Kunde in den Warenkorb legt. Weil wir unseren Umsatz als Händler verdienen, geht neben der Preisstellung des Vorlieferanten auch unsere Marge in den Preis ein; dank des hohen Automatisierungsgrades können wir da aber an eine sehr niedrige Grenze gehen.

Das ist die Basis, aber nur ein Teil unserer Preismechanismen. Gerade revolutionieren wir den Einkauf auf der Plattform mit zwei neuen Funktionen, die den Preis senken: Im Oktober haben wir „Mercateo Cluster“ vorgestellt: Der Kunde bekommt damit genau das angeboten, was er braucht und nicht das, was ihm jemand verkaufen will. Kombiniert mit unserem riesigen Sortiment ergeben sich Einsparpotentiale von rund 20 Prozent.

Als zweite neue Funktion bieten wir seit dem 6. November den Preismechanismus „Auction“ an. Dabei erhalten Lieferanten  die Möglichkeit, die Preise individuell für jeden einzelnen Warenkorb exakt so weit zu senken, wie der Markt es erfordert. Der Kunde bekommt vollautomatisch das beste Gesamtpaket aus den Konditionen Preis, Lieferzeit, Lieferung etc. zu vollständig dynamisierten Preisen. Das bietet viele Chancen für leistungsfähige Lieferanten – und die Kunden profitieren bei jedem auktionierten Warenkorb von Konditionen, die bislang nur durch aufwendige Ausschreibungen zu erzielen waren.

Brandner: Die Preisbildung für Produkte erfolgt nach den klassischen Einkaufsprozessen: Es werden Anfragen an Lieferanten versendet, danach wird über die Plattform der Verhandlungsprozess durchgeführt. Hierbei können Angebote versioniert werden. Es können aber auch Alternativangebote abgegeben werden, die z.B. von der geforderten Spezifikation abweichen, dadurch aber deutlich günstiger angeboten werden können. Der Kunde kann entscheiden, ob er eine Änderung der Spezifikation im Sinne der Kostenreduktion durchführen möchte. Die Preise für die Nutzung sind gekoppelt an den Mehrwert, den die Kunden mit der Plattform haben.