E-Mail-Archivierung in der Praxis

Ausgehend vom Sitz der Hauptverwaltung in Essen sorgt Condor bundesweit für die Sicherheit von kritischen Infrastrukturen wie zum Beispiel in der Luftfahrt, im Straßen- und Schienenverkehr, im maritimen Bereich und in der Energiewirtschaft. Das Unternehmen übernimmt die Sicherung von Gebäuden und Einrichtungen und gewährleistet den Schutz von Personen.

Als sicherheitsfokussiertes Unternehmen hat auch der Schutz und die Absicherung der Daten höchste Priorität. Obwohl das Unternehmen seit vielen Jahren über ein durchdachtes und umfassendes Backup-Konzept verfügte, hatte es bis 2012 keine dedizierte zentralisierte E-Mail-Archivierung im Einsatz. Bei Mitarbeitern, die mit Outlook arbeiteten, wurden die PST-Dateien auf einem Netzwerklaufwerk gespeichert und im Rahmen des normalen Backup-Prozesses mitgesichert. 2012 kamen allerdings mehrere Faktoren zusammen, die eine Veränderung dieser Strategie unentbehrlich machten. Zum einen stellte die Firma auf Exchange um. Eine Absicherung des neuen Exchange Servers musste daher gewährleistet werden. Zum anderen musste aufgrund der gesetzlich vorgegebenen Richtlinien bezüglich Archivierung aber auch im Rahmen des internen Compliance-Programms mit den dazugehörigen Nachweispflichten eine Lösung eingeführt werden, mit der sich ältere E-Mails strukturierter ablegen und bei Bedarf schnell und akkurat wiederherstellen ließen.

Kleine Postfächer, schneller Zugriff

Condor stellte drei Hauptanforderungen an die neue Lösung. Zunächst sollte diese in der Lage sein, die Postfächer der Mitarbeiter klein zu halten, aber trotzdem einen schnellen Zugriff auf archivierte Mails und Dateien ermöglichen. Dabei schaute der Anwender auch auf die Flexibilität der Konfigurierungsmöglichkeiten. Außerdem stand ein optimales Zusammenspiel zwischen dem Exchange Server und der Archivierungslösung im Fokus, damit der Aufwand für den Nutzer gering bleibt. Darüber hinaus waren das Preis-Leistungs-Verhältnis und Lizenzierungsmöglichkeiten weitere Auswahlkriterien. Die Lösung fand das Unternehmen in Form von GFI Archiver von GFI Software.

„Die Lösung erfüllte alle Anforderungen und ging noch einen Schritt weiter“, so Johannes Herking, kaufmännischer Leiter der Condor-Gruppe. „Sie konnte uns sogar die Umstellung auf Exchange erleichtern, da wir die Sicherungen der alten E-Mails direkt vom Netzwerk ins Archiv übertragen konnten, ohne sie überhaupt in Exchange zu importieren. So konnten wir gleich von Anfang an dafür sorgen, dass nur neue E-Mails in den Outlook-Postfächern landeten.“

Die Beratung, Planung und Umsetzung wurde durch die Teleport Köln GmbH umgesetzt. „Die Installation verlief ohne Probleme. Da das Produkt selbsterklärend ist, war eine detaillierte Schulung nicht erforderlich, sondern lediglich eine kurze Einführung und ein paar Handlungsanweisungen“, schildert Markus Funk, technischer Leiter der Teleport Köln GmbH, die Inbetriebnahme der Archivierungslösung.

Mittlerweile arbeiten 120 Mitarbeiter an allen Standorten und Beteiligungen bundesweit mit der Lösung. Sie können damit E-Mails, Dateien und Kalendereinträge langfristig und geschützt speichern. Einkommende E-Mails werden zuerst im Archiv abgebildet und dann an den Exchange Server übertragen. Hier bleiben sie drei Monate, danach werden sie automatisch aus Exchange gelöscht und bleiben nur im Archiv. Sämtliche ausgehende E-Mails werden sofort archiviert und ebenfalls nach drei Monaten aus dem Outlook Front-End und Exchange gelöscht.

Dank des File Archiving Assistant (FAA) sind die Mitarbeiter in der Lage, Dateien im Team zu bearbeiten und zentral zu sichern – ohne externe Online-Dienste. Gerade bei der Entwicklung neuer Sicherheitsangebote oder der Bearbeitung umfangreicher Kundenausschreibungen sind die einfache Kollaboration und das effiziente Teilen von Daten extrem wichtig. Auch hinsichtlich der rechtlichen Aspekte ist der Anwender mit der Lösung auf der sicheren Seite. E-Mails und Dateien werden vor Manipulation geschützt und im Originalzustand für einfache Compliance-, E-Discovery- und firmeninterne Überprüfungen archiviert.

Hinsichtlich der Betriebs- und Wartungskosten konnte das Unternehmen seine Speicherkosten senken, da E-Mails und Anlagen für mehrere Empfänger nur einmal zentral gespeichert werden. Darüber hinaus ermöglicht das Komprimieren von Nachrichten zusätzlichen Speicherplatz einzusparen. Der Exchange Server und das Storage Area Network werden entlastet, da nur Nachrichten, die in den vergangenen drei Monaten empfangen und verschickt wurden, auf dem Server vorgehalten werden.

Einfach, schnell und sicher

Zu schätzen weiß der Mittelständler die einfache Handhabung und die Geschwindigkeit der Lösung. Da Outlook für die meisten Mitarbeiter das Front-End bildet, profitieren die Nutzer von einem vertrauten Look and Feel, wenn sie ihre archivierten E-Mails abrufen. Über eine intuitive Web-Oberfläche können die wenigen User ohne Outlook ebenfalls jederzeit in Sekundenschnelle auf ältere Mail-Korrespondenz und Dateiversionen zugreifen. Um die Suche und die Wiederherstellung zu beschleunigen, werden Nachrichten, Anlagen und Dateien bereits bei der Archivierung automatisch indiziert. Die tägliche Recherche zu Vorgängen, die älter als drei Monaten sind, ist dank der Suchfunktion zur unproblematischen Anwenderroutine geworden.

Bei Condor ist E-Mail das wichtigste Kommunikationsmittel – nicht nur intern, sondern auch mit den Kunden. Die in E-Mails enthaltenen Informationen müssen auf Abruf auffindbar sein. In der Kombination von klaren Stichworten der Betreffzeilen und der aus Outlook bekannten Suchoptionen lassen sich Konzepte, Pläne oder auch Protokolle bei der Neuerstellung oder der Anpassung auf neue Sicherheitsanforderungen aus der Historie ohne Zeitverluste finden und bearbeiten. Die kunden- bzw. objektorientierte Ablage von E-Mails und Anhängen auf gesonderten Speicherbereichen gehört der Vergangenheit an.

„Mittlerweile ist die Lösung ein wesentlicher Bestandteil unseres Sicherheits-Konzepts“, so Johannes Herking. „Als Sicherheitsdienstleister haben wir schließlich hohen Anforderungen, was unsere IT-Lösungen angeht.