ECM erlebbar machen

ITM: Herr Olschewski, die Unternehmen kämpfen mit einer stetig wachsenden Informationsflut. Wie schätzen Sie vor diesem Hintergrund das derzeitige Marktpotential für effizientes Dokumentenmanagement ein?
Stefan Olschewski: Es besteht ein sehr ausgeprägtes Potential im Markt, zumindest können wir dies für unsere Produkte feststellen. Diese Einschätzung lässt sich beispielsweise daraus ableiten, dass wir im letzten Jahr 420 neue Kunden gewonnen haben und wir bei den Installationszahlen allein in den letzten drei Jahren einen Zuwachs von 40 Prozent verzeichnen konnten.

ITM: Kommen Unternehmen heutzutage überhaupt noch ohne eine Dokumentenmanagementlösung aus?
Olschewski: Die Antwort auf diese Frage leitet sich letztlich aus dem Blick auf die Wettbewerbsfähigkeit des jeweiligen Unternehmens ab. Denn es ist inzwischen unbestritten, dass DMS die Produktivität in den Verwaltungsprozessen deutlich steigert und demzufolge die Wirtschaftlichkeit verbessert wird. Außerdem entwickelt sich die Digitalisierung auf allen Feldern sehr dynamisch weiter, sodass Papierdokumente einen erheblichen Medienbruch erzeugen, der neben den wirtschaftlichen Nachteilen auch die Prozessgeschwindigkeit deutlich mindert, zu einer höheren Fehlerquote führt und letztlich auch nicht mehr zu einer modernen Unternehmensorganisation passt.

ITM: Inwiefern fragt der Mittelstand entsprechende Lösungen nach?
Olschewski: Die Nachfrage ist bei allen Unternehmensgrößen sehr vital, lediglich der kleinere Mittelstand zeigt sich noch zurückhaltender.

ITM: Welche einzelnen Schritte sollte der Anwender berücksichtigen, wenn er sich für eine DMS-Lösung entscheidet? Wie geht er vor?
Olschewski: Wir empfehlen unseren Kunden immer: Think big – start small. Damit meinen wir, dass man bei einem solchen Projekt die gesamten Abläufe im Unternehmen im Blick haben und ECM dafür planen, aber mit einem überschaubaren Projekt starten sollte. Dadurch verliert man sich nicht im Dickicht komplexer Vorhaben und es werden schneller Nutzeneffekte sichtbar, was wiederum die Motivation für Folgeprojekte steigert. Wichtig ist in jedem Fall, die Mitarbeiter frühzeitig in die Projekte einzubinden und ECM für sie bereits im Anfangsstadium erlebbar zu machen. Dadurch werden sie zu wichtigen Akzeptanzträgern und können dazu beitragen, den Realisierungsprozess zu beschleunigen.

ITM: Wie schätzen Sie den Einfluss der Themen „Cloud Computing“ und „Mobility“ auf den Bereich Dokumentenmanagement ein?
Olschewski: Die Perspektiven des Cloud Computing sind im Fall von ECM noch sehr schwer zu beurteilen, weil bei den Unternehmen noch erhebliche Unsicherheiten bestehen. Dies betrifft bei Public Clouds insbesondere die datenrechtliche Problematik. Anders hingegen ist die Situation beim Thema Mobility. Da die Arbeitsprozesse immer mobiler werden, trägt ein auch unterwegs nutzbares ECM-System dazu bei, dass Unternehmensabläufe bei Abwesenheit nicht stehen bleiben, weil durch die Zugriffsmöglichkeit auf alle Informationen auch außerhalb des eigenen Büros fundierte Entscheidungen getroffen werden können.

ITM: Wie lässt sich das Dokumentenmanagement zukünftig noch effizienter gestalten? Welche Entwicklungen sind denkbar?
Olschewski: Hier gewinnt die Einfachheit in der Benutzung deutlich an Bedeutung. Ein einfaches Handling ist nicht nur bei den heutigen Consumer-Technologien ein zentrales Merkmal geworden, sondern es wird auch für die Benutzer von Business-Anwendungen immer mehr zu einer Kernanforderung. Und dies aus einem leicht verständlichen Grund: Ein Produktivitätsgewinn ist nicht nur durch funktionale Innovationen möglich, sondern ebenso über eine leicht erlernbare und klickarme Benutzerführung. Denn komplizierte und unübersichtliche Applikationen verzögern die Arbeitsprozesse und erzeugen eine höhere Fehlerquote, was zudem noch die Akzeptanz der Mitarbeiter beeinträchtigt. Aus diesem Grund haben wir vor einiger Zeit die Einfachheit zu unserer strategischen Philosophie erklärt und dies auch bereits in der aktuellen Version unserer ECM-Plattform d.3 umgesetzt.