Einkaufsprozess verbessert

Waren termingerecht zu liefern, spielt für Unternehmen im Technischen Handel eine große Rolle. Die Gede Kugellager-Vertriebs-GmbH nutzt dazu automatisierte Funktionen der ERP-Software „LS BIZ“ wie Bedarfsermittlung, Terminmanagement und Lieferantenmahnwesen. Das mittelständische Unternehmen verbessert durch den Einsatz dieses Warenwirtschaftssystems die Zufriedenheit seiner Kunden, heißt es.

Zunächst erfassen die Gede-Mitarbeiter alle Aufträge innerhalb der Lösung. Das System ermittelt für alle Kundenaufträge – automatisch oder manuell, ob die einzelnen Artikel vorrätig sind oder ob sie geordert werden müssen. In einer Liste schlägt die Software einen Lieferanten, den gewünschten Liefertermin wie auch die Bestellmenge vor. Den Liefertermin errechnet die neue Lösung aus dem Wunschtermin des Kunden und den durchschnittlichen internen Lieferzeiten. Bei der Bestellmenge berücksichtigt die Software sowohl Mindestbestände als auch Mindestbestellmengen. Zusätzlich öffnet sich bei Gede ein eigenes Fenster, das die Verkäufe des Produkts der letzten drei Jahre, den aktuellen Bestand und die Disposition im Detail enthält. Basierend auf diesen Informationen kann der Einkäufer die Bestellmengen auch anpassen. Bestätigt er die einzelnen Positionen, versendet „LS BIZ“ die Aufträge abhängig vom gewählten Standard-Kommunikationsweg an die einzelnen Lieferanten per Fax, E-Mail, Papierausdruck oder es verbindet sich über EDI direkt mit dessen Bestellsystem.

Automatischer Überwachungsprozess

Nun beginnt der automatische Überwachungsprozess: Wurde der Auftrag nicht innerhalb von zwei Tagen schriftlich bestätigt oder die Ware geliefert, erhält der Lieferant automatisch ein Erinnerungsfax. Schickt er daraufhin die Auftragsbestätigung, wird diese eingepflegt und der Liefertermin kontrolliert. Insgesamt führt die Software zweimal täglich automatisiert Prüfungen durch, die kontrollieren, ob alle Liefertermine eingehalten wurden. Sobald die Software dabei kritische Verzögerungen feststellt, informiert sie den Sachbearbeiter und mahnt die Lieferung an. Uwe Spille, Prokurist bei Gede erklärt dazu: „Mit der neuen Lösung haben wir immer alle Liefertermine im Blick. Bei Bedarf können wir schnell reagieren und den Kunden rechtzeitig informieren. Dieses proaktive Management schätzen unsere Kunden sehr.“

Verschiebt ein Lieferant einen Termin, entscheidet der Sachbearbeiter darüber, ob er seinem Kunden eine geänderte Auftragsbestätigung mit dem neuen Liefertermin schickt oder ob er den Artikel bei einem anderen Lieferanten bezieht.

Treten bei einem Lieferanten häufiger Verzögerungen auf, fließt dies in die automatische Bewertung des Lieferanten ein. Ergänzend können manuelle Kriterien wie die Qualität von Ware, Verpackung und Dokumentation berücksichtigt werden.

www.gedehemer.de
www.erp-systeme-leitsch.de

Bildquelle: © Gede Kugellager-Vertriebs-GmbH/Onlinekatalog