08.08.2017 ERP-System mit Schlüsselrolle

Erfolgreicher Schritt für Lebus in die Digitalisierung

Von: Friederike Köper, Lea Sommerhäuser

Wie die Zukunft aussehen soll, wenn ein Unternehmen seine Position am Markt halten und weiter ausbauen möchte, ist längst klar: digital. Doch wie gelingt einem mittelständischen Unternehmen wie Lebus eine erfolgreiche Digitalisierung von Unternehmensbereichen? ERP-Systeme spielen hierbei eine Schlüsselrolle.

Kreuzgewindespindel

Lebus ist Spezialist für Seilspultechnologien.

Der zentrale Ansatzpunkt sind die Unternehmensprozesse, die mit einem Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) gesteuert werden. Alle Daten und Geschäftsprozesse werden hier zusammengefasst und entlang der Wertschöpfungskette abgebildet, sodass ein 360-Grad-Überblick auf sie möglich ist. Das ERP-System setzt die Daten zueinander in Beziehung, wodurch eine höhere Transparenz in allen Geschäftsbereichen vom Angebot bis hin zur Lieferung entsteht.

Einige Unternehmen scheuen die Investition in die Unternehmenssoftware. Dabei bietet die Implementierung eines ERP-Systems für Unternehmen die Chance, Unternehmensprozesse und bestehende Abläufe auf den Prüfstand zu stellen. Zusätzliche Vorteile ergeben sich dann, wenn in das ERP-System weitere Software-Anwendungen integriert sind wie z.B. ein Customer Relationship Management (CRM) oder ein Dokumenten-Management-System (DMS). Denn dort, wo spezialisierte Anwendungen mit dem ERP-System nahtlos ineinandergreifen, erreichen Firmen zunehmend verzahnte und automatisierte Prozesse, die mehr Kontrolle über Daten und Zeitersparnis ermöglichen. Ein CRM sollte dabei von Anfang an Bestandteil zentraler Unternehmensprozesse sein. Nur wenn sich alle Prozesse auf die Anforderungen der Kunden ausrichten, kann eine Zufriedenheit der Kunden erreicht werden, die in Zeiten der digitalen Transformation eine zentrale Rolle spielt.

Ein Beispiel für den erfolgreichen Schritt eines Mittelständlers in die Digitalisierung ist das Maschinenbauunternehmen Lebus International Engineers GmbH. Das 35 Mitarbeiter starke Unternehmen aus Finning (München) ist Spezialist für Mehrlagenspulung. Die Lebus-Rille wird beispielsweise in der Offshore-Branche, dem Berg- und Tunnelbau und auf Bohranlagen eingesetzt. Um die Nachfrage nach etwa 2.500 Produkten monatlich zu bewältigen und Kundenaufträge schnell und kompetent auszuführen, setzt Lebus die ERP- und CRM-Lösung der Step Ahead AG mit integriertem DMS ein.

Immer sehr zeitaufwändig


Lebus hat sich zusätzlich für die Integration eines Dokumenten-Management-Systems in das Enterprise-Resource-Planning-System entschieden, um Papierdokumente wie Rechnungen, Lieferscheine und Protokolle zu digitalisieren. Mehr als 20.000 Belege hat der Anwender bereits digital erfasst. „Vor der DMS-Integration haben wir alle Papierbelege in händischen Ordnern und Archiven eingelagert. Wenn ein alter Beleg benötigt wurde, war es für uns immer sehr zeitaufwendig und umständlich, diesen herauszusuchen. Durch die automatische und elektronische Archivierung haben unsere Mitarbeiter nun alle Dateien mit einem Klick verfügbar. Das bedeutet für uns eine Zeit- und Kostenersparnis“, resümiert Matthias Kunkel, Einkaufsleiter bei Lebus.

Grundsätzlich ist es sinnvoll, auf ein ERP-System mit guter Integrationsfähigkeit zu setzen. Denn mit einer integrierenden Lösung ist man den Herausforderungen der digitalen Transformation gewachsen. Parallellaufende Insellösungen, die nicht ineinandergreifen, führen langfristig zu Datensilos. Das bedeutet: Die Daten liegen in der jeweiligen Anwendung und sind für die Unternehmen nur mit zusätzlichem Aufwand durch manuellen Abgleich nutzbar.

Kunden präziser Auskunft geben


Bei der Archivierung mittels Dokumenten-Management-System werden eingehende Papierbelege automatisch mit einem Barcode versehen und als Scan im Volltext erfasst. Zusätzlich ergänzen Mitarbeiter die Dateien mit Schlagworten und archivieren sie revisionssicher im zentralen Dokumenten-Pool. Eine Dokumentensuche ist sowohl über Schlagworte als auch mit Volltext möglich.

Über den Barcode ist das Dokument auch mit dem Enterprise-Resource-Planning-System verbunden. So greifen die Lebus-Mitarbeiter im laufenden Arbeitsprozess aus der ERP-Oberfläche auf die im Dokumenten-Pool archivierten Dokumente zu. Die größte Herausforderung bei der digitalen Archivierung ist die nachträgliche Aufnahme aller bestehenden Daten. Für diesen Prozess werden leistungsfähige Indexfunktionen, die auf einen großen Artikelstamm ausgelegt und skalierbar sind, benötigt.

Durch die Integration des Dokumenten-Management-Systems konnte das Anwenderunternehmen auch die Auskunftsfähigkeit seines Kundenservices erhöhen. „Unseren Mitarbeitern erleichtert das System den Zugriff auf benötigte Informationen, um Kunden präziser Auskunft zu geben. Bei einer Nachfrage rufen unsere Mitarbeiter die Daten zu einem Auftrag sofort auf und verfolgen so beispielsweise alle Rohmaterialien eines Produktes nach“, berichtet Kunkel.

Für die Zukunft plant die Lebus International Engineers GmbH den Einsatz der DMS-Integration auf neue Aufgabenbereiche auszuweiten und es u.a. auch für das Schaden-Monitoring beim Kunden einzusetzen.


Die Lebus International Engineers GmbH ...

... ist globaler Marktführer für Seilspultechnologien. Mit Produktionsstandorten in den USA, Deutschland und Großbritannien und Service-Agenturen in Brasilien, China und Singapur ist das 1963 gegründete, inhabergeführte Unternehmen weltweit vertreten. Es hat es sich zum Ziel gesetzt, seinen Kunden mit optimierten Ingenieurlösungen für die Hebe- und Fördertechnik on- und offshore sowie einem garantierten Kundendienst innerhalb von 48 Stunden zur Verfügung zu stehen.


Bildquelle: Lebus

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