ERP-Altsystem abgelöst

Bis 2012 wickelte die Erwin Müller Group die zentrale Steuerung der IT über ein eigenentwickeltes ERP-System auf Basis einer IBM i-Series ab. Um das weitere Wachstum der Unternehmensgruppe mit Tochtergesellschaften in Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie Frankreich, Italien, Spanien, Schweden und Norwegen gewährleisten und Anforderungen an moderne Prozesse erfüllen zu können, hat sich der Mittelständler entschieden, ein neues ERP-System einzuführen. Mit der Ablösung des mit einer Betriebsdauer von 25 Jahren buchstäblich in die Jahre gekommenen Systems ging auch die strategische Neuausrichtung einher: von „Make“ auf eine „Buy“-Strategie. Ziel des Umstiegs ist es auch, die IT-Infrastruktur zu konsolidieren, Silos aufzulösen und durch eine unternehmensweit nutzbare Basis von Stamm- und Adressdaten zu ersetzen.

ERP-Altsystemausbau wurde immer aufwändiger und langwieriger

„Weitere Ausbaustufen waren mit unserem Altsystem immer aufwändiger und langwieriger geworden“, begründet Christian Bacher, Bereichsleiter E-Business/IT-Services bei der Erwin Müller Mail Order Solutions GmbH & Co. KG die Entscheidung für den Umstieg auf Dynamics AX. „Wir arbeiten mit verschiedenen Mandanten und Tochtergesellschaften und es wurde immer schwieriger, das Wachstum des Unternehmens mit der IT zu begleiten. Die Durchlaufzeiten der Projekte wurden länger und das war der Zeitpunkt, wo wir festgestellt haben, dass es ohne einen radikalen Umbau nicht mehr geht.“

Bei der Evaluation einer „Buy“-Lösung ging die Erwin Müller Group doppelgleisig vor: Einerseits prüfte sie die Funktionalitäten der am Markt befindlichen ERP-Lösungen, andererseits legte die Gruppe großen Wert auf die Flexibilität des Systems, die „Softskills“ der Lösungsanbieter, Referenzen der Anbieter im Versandhandel, speziell abzubildende Anwendungsfälle und die Projektmethodik bei der Einführung. Nach ausführlicher Evaluation fiel die Wahl auf die neue ERP-Software.

„Die 1:1-Ablösung der alten Prozesse wäre das einfachste gewesen“, resümiert Christian Bacher, „Aber die Herausforderung besteht vor allem darin, die fundamentalen Prozesse über Re-Engineering neu zu gestalten. So stellen wir die richtigen Weichen für weiteres Wachstum und optimieren neben der IT unsere gesamten Strukturen in Hinblick auf moderne Geschäftsanforderungen.“ Dazu gehört in der mandantenfähigen Ausführung der ERP-Lösung für die Holding zum Beispiel ein unternehmensweit verfügbares Adressbuch, das über die ansonsten getrennt agierenden Einzelmarken hinweg einheitlich vorgehalten wird, oder das Artikelstammmodell, das die EMG von einem Modell mit „Stock Keeping Units (SKU)“ zu einem Variantenmodell umbauen wird.

Die neue Lösung ist bereits 5 Monate nach der Freigabe im Oktober 2014 im Bereich Rechnungswesen produktiv im Einsatz. Bis Ende 2015/Anfang 2016 werden bei der Erwin Müller Group die rund 520 PC-Arbeitsplätze des Unternehmens mit Dynamics AX ausgestattet. Unterstützt wird der Einführungsprozess von der HSO Enterprise Solutions GmbH. Umgestellt wird mandantenweise, und solange die Lösung nicht für alle Arbeitsplätze verfügbar ist, wird das Altsystem noch vorgehalten, zunächst produktiv, später in einem „Read only“-Modus, bevor es dann irgendwann ganz abgeschaltet werden wird, heißt es.

Bildquelle: © Hotelwäsche Erwin Müller GmbH & Co. KG/Hotelwäsche Erwin Müller Jahreskatalog