ERP-Branchenlösung sorgt für Qualität

Die Gustav Heess Gruppe ist ein traditioneller schwäbischer Familienbetrieb mit internationaler Ausrichtung, der sich auf die Belieferung seiner Kunden aus den Bereichen Lebensmittel, Pharma, Kosmetik und Chemie mit pflanzlichen Ölen und Fetten spezialisiert hat. Stets das richtige Öl mit den gewünschten Qualitäten zu beschaffen und auszuliefern ist das Kerngeschäft des Unternehmens.
Die Anforderungen der Kunden an die Reinheit und Eigenschaften der Produkte sind in den letzten Jahren deutlich gestiegen: Während die Lebensmittelindustrie vermehrt nach biologisch erzeugtem Öl fragt, gilt in der Pharmaindustrie besonders die Übereinstimmung mit der europäischen Pharmakopöe als vordringlich. In den chemisch-technischen Anwendungen müssen die Produkt- und Verarbeitungseigenschaften sichergestellt werden.
 „Inzwischen ist es erklärte Unternehmenspolitik, sämtliche Prozesse innerhalb der Wertschöpfungskette mit in das Qualitätsmanagementsystem einzubeziehen“, sagt Joanna Weretka, Sales Managerin bei Gustav Heess. „Um diese Gedanken Wirklichkeit werden zu lassen, war es notwendig, die bisherige Unternehmens-IT auf neue Beine zu stellen“, ergänzt EDV-Leiter Jan-Gregor Nitsche. Gustav Heess ist sowohl nach ISO 9000 als auch dessen Labor gemäß ISO 17025 zertifiziert. Die zahlreichen Audits lassen sich aber mit einem System, in dem alle Informationen und Dokumente zusammenlaufen, deutlich vereinfachen.

Komplette Chargenverwaltung

Zentrale Bausteine der neuen ERP-Branchenlösung Yaveon ProBatch auf Basis von Microsoft Dynamics NAV sind die lückenlose Chargenrückverfolgung, das umfassende Qualitäts- und Zertifikatsmanagement sowie die Verwaltung der Artikelspezifikationen. „Jetzt pflegen wir alle Daten zu den Artikeln und Chargen nur einmal im integrierten Datenstamm“ erklärt Annette Schaffer, Leiterin Labor bei der Gustav Heess Gruppe. „Alle Zertifikate und Spezifikationen lassen sich sofort aufrufen und die Etiketten werden direkt aus dem System gedruckt.“ So sind inzwischen alle Bestände mit den richtigen Chargennummern, zweisprachigen Bezeichnungen und mit Barcode versehen. Mit wenigen Klicks lassen sich alle notwendigen Analysezertifikate aufrufen und dem Kunden als Nachweis liefern.
Dank der integrierten Feldsicherheit ist es möglich, Artikel oder Lieferanten nur durch autorisierte Mitarbeiter frei zu geben. Missverständnisse werden vermieden und Kundenwünsche können bis an den Anfang der Lieferkette durchgereicht werden. Die Branchenlösung erfasst alle Kundenwünsche und Restriktionen und erleichtert durch den zentralen Informationspool die Zuordnung der richtigen Chargen. Das System disponiert automatisch Chargen gemäß den Kontrakten und plant die Beschaffung.

In der Logistik läuft alles zusammen

Jetzt ist der gesamte Warenfluss im System abgebildet. Kommen die Tanklastzüge an die Pforte, werden sofort die nötigen Prüfaufträge generiert und die Ergebnisse des Labors im System hinterlegt. Im Wareneingang kann dann die freigegebene Charge über Umfüllstationen vom Tanklaster in Fässer oder IBC umgepumpt werden. Die Waagen sind so in Dynamics NAV eingebunden, dass die Mengen- und Chargeninformationen sofort in die Lagerdaten übergehen. „Wir konnten sogar die Komfortfunktionen unserer Doppelwaage im ERP-System wiederfinden, so dass es zu keiner Prozessverlangsamung an der Abfüllstation kam“, sagt Nitsche. Der angeschlossene Etikettendrucker sorgt für die eindeutige Kennzeichnung der Gebinde und die Chargenrückverfolgbarkeit.

Abgegrenzte Lagerzonen für Bio-zertifizierte Öle oder gekühlte Ware vermeiden Kontaminationen oder grobe Verwechslungen. Innerhalb der Zonen führt das Unternehmen eine dynamische Lagerhaltung, in dem nach FIFO-Prinzip kommissioniert wird. Ebenso gibt es unterschiedliche Um- und Abfüllstationen. So können Öle für die Nahrungsmittel gemäß HACCP-Konzept abgefüllt werden, während technische Öle weniger Aufwand benötigen.

Auf die Logistik zugeschnitten

„Es war wichtig alle Abteilungen in den Veränderungsprozess mit einzubeziehen, wobei keiner überfordert werden durfte“, berichtet Joanna Weretka. Daher achtete das Projektteam darauf, dass zunächst alle unbedingt notwendigen Prozesse eingeführt wurden. Andere wurden zunächst nur vorbereitet, um sie später, wenn mehr Erfahrung in der Benutzung vorhanden ist, schrittweise umzusetzen: Nach sechs Monaten Echtbetrieb war fast der gesamte Warenbestand einmal umgeschlagen und mit Barcodeetiketten versehen. „Jetzt erst war es sinnvoll nicht nur die Waagen elektronisch zu erfassen, sondern auch die einzelnen Gebinde und Chargen“, sagt Pillich, deren Mitarbeiter in der Logistik zuvor zum Teil noch nie mit EDV-Unterstützung gearbeitet haben. Einfache Masken für die Industrie-Touch-Panels an den Abfüllstationen, sind zudem auf die Bedürfnisse der Logistikprozesse zugeschnitten.

Der Echtstart im Februar 2011 verlief nach Plan und das ganze Projekt exakt im Budget. Es gab keinerlei Datenverlust und alle Aufträge konnten vom ersten Tag an abgewickelt werden. Auch die Finanzbuchhaltung ließ sich mit den bereits im laufenden Jahr gebuchten Posten umstellen. Gustav Heess ist mit dem integrierten ERP-System jetzt in der Lage, die Geschäftsprozesse zu optimieren. Desgleichen kann auf die Herausforderungen der Globalisierung und der Marktveränderungen jederzeit reagiert werden.

Die Gustav Heess GmbH

Geschäftsfeld: Hersteller und Händler hochwertigster Öle für die Pharma-, Kosmetik-, Nahrungsmittel- und Chemieindustrie
Gründung: 1897
Hauptsitz: Stuttgart
Standorte: neun Tochtergesellschaften und Produktionseinheiten in Europa, den USA und Asien mit 150 Mitarbeitern
www.heess.de

Bildquelle: Gustav Heess