05.09.2014 Mydays nutzt Prodware-Expertise

ERP-Module lösen Excel-Listen ab

Von: Mark Schüpstuhl

Beim Gutscheinexperten Mydays GmbH stießen die innerhalb der Warenwirtschaft genutzten Excel-Sheets an ihre Grenzen. Neu eingeführte Enterprise-Resource-Planning-Module (ERP) ermöglichen nun eine bessere sowie unmittelbare Übersicht über sämtliche Bestände.

Von Wellness über Dinner bis hin zu Action, Sport und Natur – Mydays bietet viele verschiedene Gutscheinoptionen.

Ob Fallschirmsprung, Wellnessurlaub oder Krimidinner: Erlebnisgeschenkgutscheine bringen die gute Idee direkt mit und werden deshalb immer beliebter. „Magische Momente schenken“ lautet die Philosophie der Mydays GmbH. Das Münchner Unternehmen erfüllt seit über zehn Jahren außergewöhnliche Freizeitwünsche und zählt zu den größten Erlebnisgeschenk-Experten in Deutschland. Damit dies auch künftig so bleibt, investiert man in eine zukunftsweisende IT.

Als Vermarkter von Gutscheinen ist das Unternehmen europaweit tätig und hat derzeit mehr als 1.900 Erlebnisse an über 10.000 Standorten im Angebot. Neben dem traditionell starken Onlinesegment wird für das Unternehmen auch das Offlinegeschäft immer wichtiger. In diesem Bereich arbeitet Mydays mit verschiedenen Partnern zusammen und vermarktet Geschenkboxen beispielsweise über Drogeriemärkte, den Buchhandel und Supermarktketten. Diese sogenannten „Magic-Boxen“ enthalten den Gutschein für das gewünschte Event und können direkt im jeweiligen Ladengeschäft erworben werden. Seit Mai 2013 ist der Mittelständler mit seinen über 100 Mitarbeitern Teil der ProSiebenSat.1 Media AG.

Für die Warenwirtschaft setzten die Münchner bislang auf Excel-Sheets. Die Nachteile dieses manuellen Verfahrens traten jedoch immer deutlicher hervor. Die große Fehleranfälligkeit und die Dauer der Prozessabwicklung waren nur einige der Probleme. Auch die steigende Zahl der Aufträge führte dazu, dass die Vorgänge nicht mehr sicher handhabbar waren. Darüber hinaus ergaben sich durch die Integration in die ProSiebenSat.1 Media AG neue Anforderungen an das Reporting. „Insgesamt hat sich eine Excel-basierte Lösung als unzureichend erwiesen, um den gestiegenen Anforderungen des Datenaustausch gerecht zu werden“, fasst Lars Brinkmann, CTO bei Mydays, die Problematik zusammen. Eine automatisierte Abwicklung sollte künftig zu einer Zeitersparnis bei der Auslieferung der Bestellungen führen. Auch Lastspitzen, wie zum Beispiel das Weihnachtsgeschäft, und der zum Teil unregelmäßige Bestellrhythmus der einzelnen Handelspartner sollten durch die neue Lösung besser aufgefangen werden können.

Daher hat das Anwenderunternehmen unterschiedliche Softwaresysteme evaluiert, um eine optimale Warenwirtschaftslösung zu finden. Wichtige Kriterien waren die einfache Handhabung und intuitiv zu nutzende Anwenderschnittstellen. Zudem sollte sich die neue Lösung in die vorhandene Infrastruktur einfügen sowie Schnittstellen zu bereits verwendeten Applikationen bieten. Insgesamt suchten die Verantwortlichen nach einer Lösung, die die Kernbereiche Lagerbestandsverwaltung, Bestandsbewertung und Bestellmengenplanung abdecken sollte. Eine reibungslose Anbindung an den Mutterkonzern war dabei ebenso ausschlaggebend wie ein Funktionsumfang, der auch künftige Expansionen wirkungsvoll unterstützten sollte. Der Umstellungsprozess auf das neue System sollte außerdem für alle Anwender im Unternehmen möglichst einfach funktionieren. Denn die Vorgabe war, dass eine komplette Implementierung innerhalb von maximal zwei Monaten erfolgen sollte, damit der darauf folgende Jahresabschluss bereits mit der neuen Lösung erstellt werden konnte.

Nach einem dreiwöchigen Entscheidungsprozess fiel die Wahl auf den zertifizierten Microsoft-Partner Prodware sowie das Dynamics Navision 2013 R2 Navision 2013 Extended Pack. Die Implementierung im Anwenderunternehmen sowie die Anpassung an die bestehende Struktur erfolgte durch Prodware, der als Spezialist für Branchenlösungen die komplette Migration zum neuen Warenwirtschaftssystem (WWS) übernahm. Auch da der Anbieter als einziger im Auswahlverfahren den eng gesteckten Zeitplan akzeptierte und eine termingerechte Fertigstellung vertraglich zusicherte.

Anspruchsvolle Umstellung auf neues ERP-System

Bei der Einführung der neuen Lösung galt es, einige Herausforderungen zu meistern, da die Produkte von Mydays nur „teilmateriell“ sind: Die Box und die Gutscheine werden im Lager vorgehalten, doch die Wertstellung der einzelnen Gutscheine erfolgt erst beim jeweiligen Handelspartner an der Kasse. Durch den Kauf des Kunden erfährt das Endprodukt einen Gesamtwert. Das muss bei der Produktverwaltung vom Lager bis hin zum Verkauf beachtet werden. Bei der Erfassung in Excel gab es daher durch die zum Teil maschinelle und teils manuelle Warenwirtschaft der einzelnen Produkte auf ihrem Weg Unterschiede in den Buchungsverfahren, die bei der Migration zu Dynamics kompensiert werden mussten. Nach dem vorgegebenen Zeitrahmen von zwei Monaten hatte der IT-Partner die Implementierung der neuen WWS-Module durchgeführt. Derzeit sind fünf Mitarbeiter bei dem Anwenderunternehmen an das neue System angebunden. Aufgrund der ergonomischen Software-Auslegung war das Training on the System in kurzer Zeit abgeschlossen. Nach der Umstellung wickelt der Gutscheinspezialist nun die komplette Warenwirtschaft über die Lösung ab. Im Gegensatz zum vorherigen Excel-System dauert z.B. die Abfrage der aktuellen Lagerbestände nur wenige Sekunden, während zuvor einige Stunden erforderlich waren, um selbst an weniger geschärfte Zahlen zu gelangen.

Außerdem ist der gesamte Bestellprozess sicherer geworden, die Fehlerhäufigkeit geht mittlerweile gegen null. „Ich bin zufrieden mit dem neuen System. Allein bei der Lagerbestandsverwaltung konnten wir durch die Einführung der entsprechenden Module unsere Prozesse deutlich beschleunigen“, berichtet Brinkmann. Für die Zukunft will man überdies die Verbesserung einzelner Prozesse weiter vorantreiben. Gerade unter dem Aspekt des weiteren Wachstums – sowohl online als auch über stationäre Partner – sollen die Bestell- und Lieferabläufe weiter optimiert werden. So plant der Gutscheinspezialist eine Lieferantenanbindung, mit welcher über direkte Schnittstellen Bestellungen durch die Partner unmittelbar ausgelöst werden können. Zudem erwägt man eine Anbindung an das E-Mail-System, um auch dort die Bestellübergabe zu automatisieren. 

Die Mydays GmbH