ERP-Software für Service-Unternehmen

ITM: Herr Wölfer, welche Rolle spielt ERP für ein Service-Unternehmen wie Clean-Rohr?
Steffen Wölfer: Um diese Frage zu beantworten, muss ich kurz auf unsere Geschäftsabläufe eingehen. Wer bei uns anruft, braucht eine schnelle Lösung für sein Abwasserproblem. Deshalb arbeiten wir 24 Stunden am Tag mit modernster Technik, um unseren Kunden schnellstmöglich zu helfen. Dabei kommt die ERP-Software schon bei der Auftragsannahme ins Spiel. Beispielsweise liefert sie dem Disponenten bei der Eingabe von Name und Adresse des Auftraggebers automatisch eine Liste mit Vorschlägen aus den Stammdaten. Das spart Zeit und vermeidet Fehleingaben. Besonders hilfreich ist das, wenn gleich mehrere Adressen zu erfassen sind, etwa die des Hausverwalters, des betroffenen Objekts und des Eigentümers, der die Rechnung erhalten soll.

Auch die Aufträge der anderen Geschäftsbereiche unseres dynamisch wachsenden Unternehmens landen im ERP-System. Und für die Pflege der Kundenstammdaten, das Schreiben der Angebote und die Rechnungsstellung verwenden wir ebenfalls die Software Sage Office Line. Dabei profitieren wir u.a. von der Möglichkeit, mit Vorlagen zu arbeiten, denn das reduziert den Aufwand bei wiederkehrenden Aufgaben – etwa im Rahmen von Wartungsverträgen.

ITM: Nach welchen Kriterien wählten Sie die Lösung?
Wölfer: Vor allem ging es um die Frage: Welches System unterstützt unsere Geschäftsabläufe am besten und hilft uns, den Service für den Kunden zu optimieren? Da spielen viele Kriterien mit hinein. Ein zentraler Punkt ist die effiziente Nutzung der vorhandenen Ressourcen. Entscheidend für die Auswahl der Software waren letztlich die Anpassbarkeit des Systems an die Unternehmensanforderungen, die Schnittstelle zur Flottenmanagement-Plattform Webfleet von Tomtom Telematics und die Branchenkompetenz des Implementierungspartners Funk, Zander und Partner.

ITM: Wie verlief die Einführung?
Wölfer: Früher haben wir sieben Programme gebraucht, um den Tagesablauf zu planen. Heute arbeitet die Disposition mit einem zentralen Portal, dem Service Center, das den Zugriff auf ERP- und Flottenmanagement-Lösung ermöglicht. Solch eine Veränderung verlangt auch ein Umdenken auf Seiten der Anwender. Natürlich gab es Skepsis, doch die Vorteile haben alle Mitarbeiter überzeugt.

ITM: Wie wurde die Integration mit Webfleet gewährleistet?
Wölfer: Der Erfolg der Lösung beruht auf der nahtlosen Integration von Auftrags- und Flottenmanagement. Deshalb haben wir einen Dienstleister gewählt, der diese Integration beherrscht.

ITM: Wie schaut die Integration in der Praxis konkret aus?
Wölfer: Das Service Center bietet dem Disponenten Zugriff auf alle Funktionen, die er benötigt, wie etwa die digitale Plantafel. Sie zeigt eine Liste aller verfügbaren Mitarbeiter und Fahrzeuge mit zugeordneten Aufträgen und aktuellem Status. Dafür sorgt die Verknüpfung zwischen ERP-Software und Flottenmanagement. Die Zuweisung der Aufträge an die Mitarbeiter in den Fahrzeugen erfolgt über das Service Center wie auch das Monitoring der Aufträge. Dazu werden die Statusmeldungen über das Link-Fahrzeugortungsgerät per Mobilfunk an Webfleet gesendet. Die offene Schnittstelle Webfleet.connect erledigt dann die Übertragung der Daten an das ERP-System. Die Statusinformationen zeigen, wann der Fahrer den Auftrag annimmt, zum Kunden fährt, vor Ort ankommt, den Auftrag bearbeitet und wieder verfügbar ist.


Clean-Rohr Service GmbH
Gründung: 1991
Sitz: Berlin
Leistungen: Verstopfungsbeseitigung, Rohr- und Kanalreinigung, Rohr- und Kanalinspektion, Entsorgung, Rohr- und Kanalsanierung, Dichtheitsprüfung, Generalinspektion
Flotte: zwölf Fahrzeuge, sechs Spezialfahrzeuge
Mitarbeiter: 23