Existenzgründerin behält Unterlagen im Blick

Mit der Übernahme der Modeboutique „Modeversteck“ vor einem Jahr kam auf Karin Spengemann eine Flut an auszufüllenden Anträgen, Verträgen und sonstigen Formularen zu. Dazu fielen die laufenden Order-Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen aus dem Tagesgeschäft an. Schnell wurde der Existenzgründerin klar, dass sie die Dokumente scannen und klug ablegen muss, wenn sie den Überblick behalten will.

Hinzu kommt, dass sich die Original-Dokumente in der Regel an verschiedenen Orten befinden: „Order-Unterlagen gehören in die Boutique, damit wir dort beim Eintreffen der Ware sofort abgleichen können, ob alles seine Richtigkeit hat. Verträge wie beispielsweise für Miete, Strom, Bankkonten, Dienstwagen und Versicherungen dagegen verwahre ich in meinem Büro zu Hause auf. Und Rechnungen wandern zunächst einmal ins Steuerbüro und anschließend zusammen mit den Bankunterlagen in das Geschäft. Im Zweifel sind die Unterlagen immer gerade an einem anderen Ort als ich sie brauche“, sagt Karin Spengemann, Geschäftsführerin von Modeversteck..

Die Wahl der Inhaberin fiel rasch auf die Dokumentenmanagementsoftware Office Manager in der Einstiegsversion „Pro“ zusammen mit einem Fujitsu Scan Snap iX500. Die Lösung ermöglicht es, sowohl elektronische als auch eingescannte Dokumente in einem gemeinsamen digitalen Archiv aufzubewahren und zu verwalten. Durch Definition von Scanprofilen wird eine Automatisierung beim Scannen und Archivieren von Papierdokumenten möglich, so dass das Scannen weder lange dauert noch umständlich ist. Über Volltextindexierung und Zuordnung zu vorher festgelegten Kategorien lassen sich die Dokumente dann binnen Sekunden wiederfinden und bearbeiten. Nachdem Spengemann sich das DMS noch nach ihrer eigenen Ablage-Logik eingerichtet und nach einer kurzen Eingewöhnungsphase noch ein paar Korrekturen vornahm, ist sie hochzufrieden mit ihrem Dokumentenmanagementsystem.

Als besonderen Komfort empfindet die Existenzgründerin die neue Office Manager App, mit der sie mit Hilfe ihres Smartphones jederzeit einen Blick in ihr elektronisches Dokumentenarchiv werfen kann: „Das hat mir schon oft geholfen, denn auf meinen Reisen zu Lieferanten oder auf Modemessen möchte ich nicht immer den Laptop mitschleppen“, so Spengemann. Stattdessen bietet ihr die App schnelle Zugriffsmöglichkeit auf alle vorliegenden Vorgänge. „Meine Ordner habe ich quasi in der Hosentasche immer dabei. Das hat schon so manchen Geschäftspartner ehrlich verblüfft“, freut sich Spengemann.

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