Fehlerfreie Rechnungen

Vor 151 Jahren nahm in Dintikon ein Stück Schweizer Mittelstandsgeschichte seinen Lauf. Kaspar Tanner schloss 1862 seine Seilerlehre ab und legte mit einem Seil den Grundstein für eines der bis heute bekanntesten Unternehmen im Bergsport: Mammut. Einige Jahre später übernahm sein Sohn Oscar das Geschäft. Er meldete erste Patente an, kaufte moderne Maschinen und gründete eine Aktiengesellschaft. 1943 war es dann soweit: Mit den Mammut-Seilen wurde das bekannte Mammut-Logo eingeführt. Das Tier symbolisiert Kraft und Stärke – ein Attribut, das sich auch den Produkten zuschreiben lässt. Bis heute beweist das Unternehmen immer wieder seine Innovationskraft, etwa mit dem ersten geflochtenen Bergsportseil mit Kernmantelkonstruktion oder mit einem mobilen Airbag-System, das die Überlebenschancen bei Lawinen steigert. Durch Akquisitionen erweitert das Unternehmen sein Portfolio; seinen Wurzeln ist der Bergsportspezialist jedoch stets treu geblieben.

Heute erwirtschaftet die Gruppe 70 Prozent des Umsatzes im Ausland und erzielt einen Gesamtumsatz in Höhe von rund 233 Mio. Franken. Die weltweit verkauften Produkte werden von diversen Lieferanten aus Europa und Asien produziert und entweder direkt an den Fachhändler oder an das Zentrallager in Wolfertschwenden transportiert. Die Seile werden ausschließlich in der Schweiz hergestellt. Über 20.000 Rechnungen gingen dort im Jahr 2012 ein; das sind 15 Prozent mehr als im Vorjahr. Christian Rohr, Head of Accounting bei Mammut, erinnert sich: „Dass wir alle diese Rechnungen manuell bearbeitet haben, bereitete uns teilweise massive Probleme.“ Vor allem wenn Quartals- oder Jahresabschlüsse bevorstanden, sind Rohr und seine Mitarbeiter aus dem Accounting durch die einzelnen Abteilungen gelaufen. „Dort haben wir die Rechnungen dann persönlich eingefordert“, so Rohr.

Das verursachte nicht nur Arbeit, sondern resultierte in Mahnungen, weil Rechnungen nicht im vorgegebenen Zeitraum bearbeitet und beglichen wurden. Aus der Not geboren entwickelten die Mitarbeiter eine Schattenbuchhaltung: Um nicht den Überblick zu verlieren und keine Rechnungen zu übersehen, wurden alle Dokumente kopiert und mit dem exakten Status in Excel-Dateien festgehalten. Doch so wäre das nicht mehr lange gut gegangen. „Wir wollten mit einer neuen Lösung die Abläufe transparenter machen, Zeit sparen und Fehlerquoten senken“, fasst Rohr zusammen. Doch welche Lösung sollte es nun sein? Der Chef-Buchhalter hatte da schon eine Idee.

Bewegungsfreiheit und Lastenkontrolle

Rohr entschloss sich, einen alten Faden wieder aufzunehmen. „Vor geraumer Zeit hatten wir Kontakt zu dem Schweizer Systemhaus RR Donnelley und haben uns einen Referenzanwender angesehen, der Lösungen von Basware nutzte“, erinnert er sich. „Doch obwohl es sich auch um ein Bekleidungsunternehmen handelte, war es schwierig, einen Vergleich zu ziehen. Die Prozesse bei dieser Firma waren einfach ganz anders als bei Mammut.“

Der Bergsportspezialist erhält seine Lieferungen nämlich oft gestückelt, z.B. erst 200 und einige Zeit später 800 Stück. Die zugehörigen Rechnungen sind teilweise 15 Seiten lang und haben dreißig verschiedene Bestellnummern. Eine manuelle Bearbeitung ist bei solchen Abläufen enorm aufwendig. So muss etwa der Wareneingang mit der Bestellung sowie der beiliegenden Rechnung abgeglichen werden. Auch die Beantwortung der Frage, ob die Zahlen mit den Verträgen der Lieferanten konsistent sind, frisst Zeit. Doch Rohr hatte von RR Donnelley und Basware einen guten Eindruck und fasste nun den Entschluss, hier wieder anzuknüpfen. Mit Erfolg: „Der Dienstleister konnte uns im Laufe weiterer Treffen transparent aufzeigen, dass die Lösungen Invoice und Match die nötige Flexibilität besitzen, um die Besonderheiten in unserer Rechnungsbearbeitung abzubilden.“

Gesagt, getan: Im Dezember 2012 fand der Kickoff für die Implementierung statt, und bereits im August ging das System vollständig in Betrieb. Heute nutzen 116 Mitarbeiter in der Schweiz die neue Lösung. Auch in Wolfertschwenden bei Kempten findet sie Anwendung. Von der dort neu ansässigen Vertriebsgesellschaft aus liefert Mammut in alle Welt. Dort prüfen vier Angestellte Fracht- und Speditionsrechnungen mit der Automatisierungslösung. Das läuft rund – auch dank des Supports durch Rohr und sein Team: Um die Einarbeitung zu erleichtern, erstellten sie eine schriftliche Anleitung und führten persönliche Trainings durch. Der Head of Accounting bilanziert: „Auch Abteilungen wie Marketing und Kommunikation, die eine große Anzahl an Rechnungen bearbeiten müssen, sind zufrieden mit der Lösung.“

Speedklettern durch die Abteilungen

Wie groß die Erleichterung ist, zeigt ein einfaches Zahlenbeispiel: Im Vorfeld machte Rohr sich daran, die Bearbeitungsdauer einzelner Rechnungen zu messen, um Vergleichswerte zu schaffen. Vom Posteingang bis zur physischen Archivierung ergab das 18,6 Minuten pro Rechnung – im Idealfall. Verzögerungen durch Urlaub oder Krankheit blieben hier unberücksichtigt. Mit Basware hat sich nicht nur die Zeit fast halbiert – 11,3 Minuten dauert der Vorgang nun –, sondern auch das Fehlerpotential ist gesunken. So sieht der Workflow bei Mammut mit der Automatisierungslösung Invoice heute folgendermaßen aus: Sämtliche in der Schweiz eingehenden Rechnungen werden vor Ort gescannt. Liegen die digitalen Dateien vor, tritt Match in Aktion und gleicht selbständig die Rechnungen mit Bestellungen und Verträgen ab. So lässt sich prüfen, ob die Lieferanten alle Dokumente richtig erstellt haben – und ob die vereinbarten Konditionen, die der Bergsportausrüster mit ihnen im Vorfeld verhandelt hat, tatsächlich Anwendung finden.

Sind alle Daten korrekt, lenkt Invoice die Rechnungen in den Prüfungs- und Genehmigungsprozess. Die Fachabteilungen erhalten elektronische Benachrichtigungen, in denen sie zur Begutachtung der Rechnungen aufgefordert werden. Mit ein paar Klicks können Anwender sie prüfen, kontieren und genehmigen oder ablehnen. Während dieses Vorgangs haben die Mitarbeiter aus der Buchhaltung jederzeit die Möglichkeit, den Status einzelner Rechnungen einzusehen. So lässt sich auch auswerten, ob manche Dokumente unnötig lange liegen. Ist eine Rechnung schlussendlich genehmigt, schickt die Fachabteilung diese einfach ab – ganz ohne einen Empfänger zu bestimmen, wie es etwa bei E-Mails nötig ist: Die Rechnung gelangt ganz von selbst an die richtige Adresse in der Buchhaltung. Es folgen wenige weitere Mausklicks und der Geschäftsfall ist verbucht.

Mit den neuen Lösungen ist Mammut auch im Bereich Rechnungsautomatisierung gut für die Zukunft aufgestellt. Und es war höchste Zeit: In etwa dieselbe prozentuale Steigerung des Rechnungsvolumens wie in 2012 wird auch für dieses Jahr erwartet, ganze 15 Prozent. Hier bewährt sich die implementierte Software, da sie den zusätzlichen Aufwand reduziert. Rohr ist der Meinung, dass sich die Anschaffung gelohnt hat: „Eine Rechnung mit wenigen Mausklicks genehmigen zu können und nicht mehr physisch befördern zu müssen, ist schließlich eine Vereinfachung.“


Mammut Sports Group AG
Branche: Alpin-, Kletter- und Outdoor-Ausrüstung
Gründung: 1862
Hauptsitz: Seon/Schweiz
www.mammut.ch


Bildquelle: Lea Sommerhäuser