22.09.2016 Effizienter Kommunikationsfluss

Frank-Gruppe sattelt auf Sharepoint um

Layer2 realisiert eine standortunabhängige Arbeitsplattform für die Frank-Gruppe und gibt damit ein Beispiel für die Umsetzung einer zentralen Informations- und Wissensmanagementplattform in einem mittelständischen Betrieb. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Sicherheit der Daten.

Die Frank-Gruppe verwaltet über 20.000 Wohn- und Gewerbeeinheiten aus eigenem und fremdem Bestand.

Diese Probleme kennt man im deutschen Mittelstand: Die Zusammenarbeit und der Austausch über unterschiedliche Standorte und Geschäftsbereiche hinweg gestaltet sich oft schwierig und ineffizient. Informationen werden in verschiedenen Systemen oder per E-Mail miteinander geteilt. So können sie nicht einheitlich und strukturiert verarbeitet werden und sind mehrfach an verschiedenen Speicherorten vorhanden. Was fehlt, ist eine sinnvolle, effiziente Digitalisierung der Geschäftsprozesse.

Ein Mittelständler, dem es so erging, war die Frank-Gruppe, ein Wohnungsunternehmen mit verschiedenen Niederlassungen in Deutschland. Die über ganz Deutschland verteilten Standorte sollten enger zusammenarbeiten, der interne Informations- und Kommunikationsfluss verbessert werden. Die Gruppe wählte zur Lösung den Microsoft-Partner Layer2 aus Hamburg. Mit Sharepoint als maßgeschneiderter Arbeitsplattform für die Digitalisierung der Geschäftsprozesse bot der Dienstleister eine standortunabhängige Lösung an. Nicht nur die Informationswege wurden verkürzt, auch die Mitarbeitermotivation wurde durch einen effizienteren Kommunikationsfluss messbar gesteigert. Der Dienstleister hatte in der Migrationsphase den Sharepoint im intensiven Austausch mit den Mitarbeitern auf deren Bedürfnisse zugeschnitten, das garantierte eine hohe Akzeptanz und positive Einstellung gegenüber der neuen IT-Struktur.

Sicher in der Cloud?

Eigentlich steht der deutsche Mittelstand Cloud-Lösungen aufgrund der Sicherheitsaspekte skeptisch gegenüber. Doch Götz Reppel, EDV-Leiter der Franke-Gruppe, ließ sich überzeugen, dass die Firmendaten in einer Cloud-Lösung sicher sind: „Als EDV-Leiter ist es meine Aufgabe, die Sicherheit unserer Daten gewährleisten zu können. Ich habe mich daher im Vorfeld intensiv mit der Sicherheit von Cloud-Diensten beschäftigt. Microsoft setzt auf eine verschlüsselte Kommunikation zwischen Cloud und Endgerät – der Datenaustausch ist demnach für Externe nicht einsehbar. Zudem beginnt die Datensicherheit bereits auf der Dokumentebene, indem Berechtigungen zugewiesen werden können, so dass in unserem Fall nicht die gesamte Belegschaft alle Dokumente gleichermaßen auf unserer Plattform einsehen können. Die eigentliche Cloud ist wiederum durch verschiedene Authentifizierungsschranken gesichert. Insgesamt hat uns das Sicherheitskonzept von Sharepoint überzeugt, auf diese standortunabhängige Organisationsplattform umzusatteln.“

Frank ...
... ist ein mittelständisches Wohnungsunternehmen mit Hauptsitz in Hamburg sowie Niederlassungen in Kiel und Hofheim/Taunus. Gegründet 1925 arbeiten in der Gruppe über 250 qualifizierte Mitarbeiter in den Kernbereichen Bauträgergeschäft und Entwicklung, Asset Management und Property Management sowie in der Immobilieninstandhaltung. Daneben ist das Unternehmen erfolgreich im Bereich Eco Management tätig. Die Gruppe verwaltet heute über 20.000 Wohn- und Gewerbeeinheiten aus eigenem und fremdem Bestand. Das für die Umsetzung von Wohnprojekten mehrfach ausgezeichnete Unternehmen ist bereits in der vierten Generation familiengeführt.

Bildquelle: Thinkstock/iStock