Geänderte Nutzungsgewohnheiten

Seit dem 27. Februar 2013 sind die Businessversionen des „neuen Office“ aus dem Hause Microsoft allgemein verfügbar. Hierbei handelt es sich um Office 365 und Office 2013. Mit der Neuauflage der Bürosoftware präsentiert Microsoft neben aufgefrischten Versionen von Word, Excel, Outlook & Co. auch sinnvolle Erweiterungen für die Server, neue Ansätze für das Deployment oder Konzepte für die Zusammenarbeit von Menschen.

Anwender benötigen Zugriff auf ihre Inhalte – losgelöst von Raum, Zeit und Gerät. Auch Anbieter von Office-Produktivitätslösungen müssen diesen Anforderungen gerecht werden. Deshalb kommt das neue Office von Microsoft in mehr Varianten daher. So wird es neben den klassischen Client-Produkten (Rich Client) noch die Office Web Apps, Office 2013 RT sowie Office-Apps geben. Letztere sind Apps für Smartphones, Tablets & Co. Smarte Funktionen, neue Optik und verbesserte Touch-Funktionalität sind die Weiterentwicklung der Rich-Client-Lösung. Office 2013 RT ist die im Funktionsumfang leicht abgespeckte Variante von Office 2013.  

Die umfassende Software-, Service- und Lizenzierungsvielfalt von Microsoft fordert Unternehmen heraus. Ob die Gründe hierbei in einer bewusst gewählten hohen Komplexität der Materie liegen oder an mangelnder Beachtung auf Seiten der Anwender, muss an anderer Stelle beurteilt werden. So oder so: Microsoft hat in den letzten Monaten ständig und stetig an seinen Lizenzbestimmungen gefeilt. Angefangen bei einer Umstellung von der Prozessor- auf eine Kern-Lizenzierung beim SQL-Server, der Preiserhöhung von 15 Prozent für User-CALs im letzten Dezember bis hin zur neuen Lizenzierung von Office. Nutzer erhalten hierdurch die Möglichkeit, Microsoft-Produkte bedarfsgerechter zu lizenzieren. Im Kern ist zu erkennen, dass Microsoft die Anwender durch seine Nutzungs- und Lizenzbestimmungen von den Mehrwerten der Cloud-Angebote im Allgemeinen und Office 365 im Besonderen überzeugen will.

Über die bekannten Volumenlizenzprogramme wie Enterprise Agreement, Select Plus etc. können Unternehmen unbeschränkte Nutzungsrechte für Office Standard 2013 und Office Professional Plus 2013 erwerben. Außerhalb der Volumenprogramme kann Office Professional 2013 und Office Home & Business 2013 über den Handel beschafft werden.

Eckpunkte der Lizenzierung

IT-Entscheider sollten beachten, dass es keine identische Edition von Office gibt, die als Einzellizenz und Volumenlizenz verfügbar ist. Das Recht, auf Office auf einem Server zuzugreifen, z.B. um Windows Server Remote Desktop Services (RDS) zu nutzen, ist nur in erworbenen Lizenzen- über ein Volumenlizenzprogramm- von Office und Office 365 ProPlus beinhaltet.

Ausschlaggebend für viele Nutzungsszenarien in den Volumenprogrammen ist die Software Assurance (SA). Sie erweitert das Nutzungsrecht an der Officesoftware. Software Assurance für Office beinhaltet ein sogenanntes Roaming-Use-Recht. Dieses Nutzungsrecht erlaubt dem Hauptnutzer eines mit Office und SA lizenzierten Geräts, die Software über eine VDI-Verbindung oder die neue Windows-to-Go-Technologie von einem beliebigen Gerät außerhalb des Unternehmens einzusetzen und zu nutzen. Das heißt, der Nutzer kann eine virtuelle Kopie entweder über ein privates Gerät oder auch über einen öffentlichen PC starten.

Office Professional Plus 2013 wird einem „Gerät“ (Desktop, Notebook etc.) zugewiesen. Das ist das lizenzierte Gerät. Gibt es nur einen Hauptnutzer für das lizenzierte Gerät, darf dieser Office zusätzlich auf einem tragbaren Gerät installieren und nutzen. Dies ist nur möglich, wenn nicht eine Standardisierung auf Office in Enterprise Agreement oder Open Value Company-wide erfolgt ist. Im Unterschied hierzu wird Office 365 ProPlus pro „Nutzer“ lizenziert. Dieser darf Office auf bis zu fünf Geräten nutzen – unabhängig davon, ob es sich um einen Firmen-PC, ein privates oder öffentliches Gerät handelt. Gerade hier liegt ein entscheidender Unterschied in der Lizenzierung: Der Fokus auf den Anwender wird den geänderten Nutzungsgewohnheiten und der Agilität im Tagesgeschäft gerecht.

Die Serverprodukte  

Microsoft hat nicht nur die Office-365-­Services und unterschiedlichen Clients weiterentwickelt, sondern auch Server­produkte. So bietet der neue Exchange Server tiefgehende Funktionen für Data Loss Prevention (DLP). Sharepoint zielt u. a.  auf Social Business ab, bei Lync wurde die Integration verbessert. Der Project ­Server bietet neben verbesserten Projektmanagementkomponenten insbesondere eine verbesserte Integration in den Sharepoint Server.

Die Lizenzierung erfolgt bei der neuen Generation weiterhin in der Kombination Serverlizenz plus Zugriffsrecht. Die Server werden weiterhin in unterschiedlichen Editionen verfügbar sein. Bei Exchange sind es etwa zwei: Die Enterprise-Edition kann bis auf 50 Datenbanken pro Server aufgerüstet werden. Die Standard-Edition ist auf fünf Datenbanken pro Server beschränkt. Für jede ausgeführte Instanz der Serversoftware muss eine Lizenz zugewiesen werden.

Ferner werden für den Zugriff durch den Client auf die jeweiligen Server entsprechende Client-Zugriffslizenzen, die Client Access Licenses (CALs), benötigt. Diese CALs sind bei Exchange und Lync auch in zwei Editionen verfügbar. Namentlich Standard-CAL und Enterprise-CAL. Bei Lync gibt es noch eine weitere Ausprägung: die „Plus-CAL“. Die Plus-CAL stellt die hochwertigeren Sprachfunktionen (VoIP) zur Verfügung. Wie in der Vergangenheit auch, können die Servereditionen und die CAL-Typen beliebig kombiniert werden. Also Enterprise-CALs mit der Standard Edition oder Standard-CALs mit Enterprise-Edition. Die CALs definieren dabei die Zugriffsrechte.

Was bleibt

Bei aller Dynamik im Markt für Office-Produktivitätslösungen: Im Kern geht es immer um die Fragen, welche Vorteile ein Unternehmen, ein Team oder ein einzelner Anwender durch Office-Systeme hat, warum permanente Investitionen wichtig sind und warum es sich bei der Einführung von Office-Produktivitätslösungen um mehr als nur Technikprojekte handelt. Hier gibt es selten eine kurze Antwort. Der konkrete (finanzielle) Nutzen lässt sich auf Basis unterschiedlicher (finanz-)mathematischer Modelle berechnen und variiert je nach Unternehmen.

Grundsätzlich gilt, dass bei einer Einführung von Office-Systemen neben kurzfristigen quantitativen Größen im Besonderen qualitative Faktoren ausschlaggebend sind. Hierzu zählt neben einer verbesserten Arbeitsqualität insbesondere die organisatorische Weiterentwicklung des Unternehmens. Dies bedeutet die Wahrung der Wettbewerbsfähigkeit, die Möglichkeit zur Erschließung neuer Angebote und/oder Märkte, die Integration von Lieferanten und Kunden in die Arbeitsabläufe sowie die Flexibilisierung der Organisation.

Eine Kosten-Nutzen-Betrachtung kann nicht alleine aus dem Blickwinkel des eigenen Unternehmens erfolgen, sondern muss den Wettbewerb einbeziehen. Die Kernfrage lautet hierbei: Welche organisatorischen Umstellungen müssen unternommen werden, um im Wettbewerb zu bestehen? Angesichts des enormen Betrags, der in Office-Lösungen investiert wird, lohnt es, sich umfassend mit einer Optimierung zu beschäftigen. 

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