03.04.2017 Expansion der IT-Struktur

Geschäftsreisebüro nutzt Microsoft-Cloud-Lösungen

So nutzt das Geschäftsreisebüro Intertours Reisen & Events GmbH eine umfassende Microsoft-Cloud-Lösung für Kommunikation, Kundenpflege, Marketing und Verwaltung >>>

Full-Service-Geschäftsreisen auch für klein- und mittelständische Unternehmen ist das Geschäftsmodell der Intertours Reisen & Events GmbH mit Sitz in Offenbach am Main. Durch das Firmenwachstum erreichte die IT der Intertours, die eigentlich nur auf sechs Arbeitsplätze ausgelegt war, rasch ihre Kapazitätsgrenzen. Die Geschäftsführung geriet in Zugzwang, immer neue Hardware mit aktuellen Software-Lizenzen besorgen zu müssen. Doch gerade in Phasen des Unternehmenswachstums ist es nervig, sich auch noch um die Expansion der IT-Struktur kümmern zu müssen.

„Bisher bedurfte unsere IT eines enormen zeitlichen Aufwands für die Wartung einzelner Geräte und deren Einzellizensierung. Dazu kam, dass unsere interne Kommunikation hauptsächlich über E-Mails lief, das war zu zeitintensiv und wurde zu einer zu aufwändigen organisatorischen Herausforderung“, beschreibt Intertours Geschäftsführer Marc Will.


Die hinzugezogenen Problemlöser des IT-Systemhauses Aluxo sorgten für Abhilfe, indem sie eine neue, nach Bedarf skalierbare IT-Infrastruktur entwarfen, mit Intertours diskutierten und im Anschluss erfolgreich umsetzten. Zunächst empfahlen sie, den Gerätebedarf über das IT-Mietmodell „Workplace as a Service“ (WaaS) mit individuell konfigurierbaren Hard- und Software-Paketen zu decken. Neue Mitarbeiter werden dank WaaS meist schon innerhalb von 24 Stunden mit einem leistungsstarken und aktuellen Gerät ausgestattet, auf dem die neueste Software bereits vorinstalliert ist. Versicherung und Garantie sind im Rahmen eines Schutzbriefes enthalten. Sollte also ein Gerät beschädigt oder gestohlen werden oder schlichtweg nicht mehr funktionieren, wird es binnen 24 Stunden ausgetauscht. Durch die Datenspeicherung in der Cloud sind die Firmendaten stets gesichert. Bei einem Mitarbeiterzugang oder einem Wunsch nach Ersatz eines defekten Geräts genügte fortan eine Mail oder ein Anruf bei Aluxo sowie eine Mietvertragsunterzeichnung, um umgehend einen Arbeitsplatz in Form eines installierten, sofort einsatzfähigen Surface Pro 4 bereitgestellt zu bekommen.

Statt jahrelanger Abschreibung ist die monatliche Mietgebühr vollständig steuerlich als Betriebsausgabe absetzbar. Daher ist WaaS eine der am einfachsten zu verwaltenden und kostengünstigsten Lösungen für nahezu alle Anforderungen eines schnellen Bürobetriebs, so der Anbieter,

Office 365 für die Teamarbeit

Neben den bewährten Anwendungen gab es für Intertours auch Neuentdeckungen bei Office 365, die die Zusammenarbeit befeuern: Beispielsweise läuft die interne Kommunikation des Unternehmens heute über „Teams“. Mit dieser neuen Chatumgebung in Office 365 lassen sich Besprechungen mit einzelnen Kollegen oder dem gesamten Team gut planen. Direkt aus Office 365 heraus hat das Team Zugriff auf alle wichtigen Funktionen; alle Inhalte, Werkzeuge, Kontakte und Unterhaltungen sind im Arbeitsbereich verfügbar. Auch Zugriff auf SharePoint, OneNote und Planner sind integriert, und Dokumente lassen sich direkt in der Anwendung bearbeiten. Und braucht man mal kreativen Input von außen, kann man zu öffentlichen Teams Kontakt aufnehmen.

Mit Kunden, externen Partnern oder Dienstleistern spricht Intertours nun häufig via Skype for Business in Form von Skype-Besprechungen mit Audio- und HD-Videounterstützung, Webkonferenzen oder einer Skype-Livekonferenz. Gerade auch für die Geschäftsreiseplanung im weltweiten Ausland schont das die Firmenkasse, da keine Telefongebühren anfallen.

 

Flexibilität bei der Lizensierung

Um eine noch größere Flexibilität bei der Lizensierung zu gewinnen, wurde diese auf das Microsoft Cloud Solution Provider (CSP) Programm umgestellt, was die tages- und bedarfsgenaue Abrechnung statt einer jährlichen Vertragslaufzeit ermöglicht und so die Softwarekosten merklich optimiert. Dank des CSP-Modells mit Preisgarantie kann Intertours nun den Lizenzbedarf durch ein paar Klicks im CSP-Portal jederzeit selbst anpassen bzw. dies von Aluxo vornehmen lassen.

Ein großer Schritt war auch der Wechsel vom gehosteten Exchange Server zur Auslagerung der Postfächer hin zu Office 365. Das Postfach ist mit 50 GB wesentlich größer als zuvor und Dienste wie Dynamics und Skype for Business sind angeknüpft. Um bei all den Geschäftsreisen den Überblick zu bewahren, nutzt Intertours heute Microsoft Dynamics CRM. Dort ist jeder Reisende sowie der Status von Reisen und Buchungen übersichtlich visualisiert.
 
„Bereits kurz nach Umstellung haben wir von unseren Kunden das Feedback bekommen, dass wir noch schneller im Service geworden sind. Dazu läuft unsere interne Kommunikation durch Office 365, Microsoft Teams und Dynamics 365 richtig rund“, fasst Marc Will, Geschäftsführer Intertours, zufrieden zusammen.

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