Gesetzgeber gibt De-Mail-Sicherheit vor

ITM: Frau Plum, welche konkreten Einsatzszenarien von De-Mail sind in mittelständischen Unternehmen denkbar bzw. lohnen sich für Mittelständler am meisten?

Monika Plum: Es gibt eine Reihe von Szenarien, bei denen De-Mail in mittelständischen Unternehmen als sinnvolle Ergänzung zum klassischen Briefversand oder als Alternative zur E-Mail eingesetzt werden kann. Immer dann, wenn eindeutig nachweisbar sein muss, wer Empfänger und Versender sind, oder wenn der Zeitpunkt des Versand und Empfangs wichtig ist, bietet sich die De-Mail an, etwa bei Rechnungen, Mahnungen oder Vertragsunterlagen. Zudem bietet die Kommunikation mit Behörden und Organisationen ein enormes Einsatzpotential. Jeder Unternehmer hat eine Reihe von regelmäßigen Mitteilungen sei es an die Finanzverwaltung, die Rentenversicherung, die IHK usw. oder andere Vorgänge mit Behörden wie Gewerbeanmeldung, KFZ-Zulassung usw. Durch den Einsatz von De-Mail können mittelständische Unternehmen gerade hier ihre Prozesse vereinfachen und Kosten sparen.

ITM: Wie gestalten sich in der Regel die Kündigungsfristen für De-Mail-Services? Und was passiert nach einer Kündigung des De-Mail-Accounts mit den vorhandenen Daten? Welche Vorgaben gibt der Gesetzgeber an dieser Stelle vor?

Plum: Hierzu können wir als Verband nur eher allgemein antworten: Die Kündigungsfristen für De-Mail werden in den Verträgen mit den einzelnen Anbietern festgelegt und liegen für eine Anbindung über ein Gateway z.B. bei zwölf Monaten. Im De-Mail-Gesetz ist festgelegt, dass der Nutzer nach einer Kündigung noch drei Monate auf seine im De-Mail-Postfach hinterlegten Daten zugreifen kann. Bei der Anbindung über ein Gateway, wie es bei Unternehmen üblich ist, gelangen sämtliche De-Mails direkt in der Infrastruktur des Nutzers und sind jederzeit verfügbar. 

ITM: Wie fügt sich De-Mail in die normale Unternehmenskommunikation ein – wird sie den klassischen Brief in Zukunft ablösen?

Plum: Wir sehen die De-Mail ganz klar als Ergänzung zum klassischen Brief und zu anderen Kommunikationsformen. Die Anforderungen an die Kommunikation und damit auch die Wahl des Mediums sind sehr unterschiedlich. So kann ein mittelständisches Unternehmen zukünftig seine Rechnungen im Bereich Einkauf oder seine Gehaltsabrechnungen per De-Mail versenden, die Einladung zur firmeneigenen Veranstaltung aber lieber als klassischen Brief mit handschriftlicher Unterschrift gestalten. Durch den Einsatz von De-Mail werden manche Behördengänge überflüssig und gerade mittelständische Unternehmen können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Für den Mittelstand, egal ob als Versender oder Empfänger ist es wichtig, dass er aus einem Portfolio von Kommunikationsdiensten nach seinen Anforderungen und kundenspezifisch wählen kann – mal physisch – mal digital.

ITM: Stichwort Sicherheit: Die Nationale Initiative für Informations- und Internet-Sicherheit e.V. bezeichnet die De-Mail beispielsweise als „offenes Scheunentor“ für Geheimdienste. Grund dafür sei das „fundamental unsichere Verschlüsselungskonzept“. Was entgegnen Sie auf solche Kritik?

Plum: Wir sehen diesen Kritikpunkt so nicht. Die Anforderungen an die Sicherheit bei De-Mail sind durch die gesetzlichen Bestimmungen geregelt und werden in einem aufwendigen Akkreditierungsverfahren, das alle De-Mail-Provider durchlaufen müssen, geprüft. Was die Einsichtnahme von Ermittlungsbehörden betrifft, kann man nur auf die gesetzlichen Regelungen verweisen, wonach ein richterlicher Beschluss bei De-Mail ebenso wie bei anderen Kommunikationsverfahren vorliegen muss. Hier sehen wir keinen Nachteil für die De-Mail.

ITM: Fakt ist, dass die De-Mail nicht über eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung verfügt. Inwieweit könnte hier in Zukunft seitens des Gesetzgebers bzw. der De-Mail-Provider nachgebessert werden?

Plum: Bei De-Mail können die Nutzer selbst entscheiden, ob sie eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nutzen wollen oder nicht, denn diese ist als Zusatzoption im Gesetz vorgesehen. Dazu können gängige Verschlüsselungsverfahren genutzt werden. Für Anwender, gerade auch kleinere mittelständische Unternehmen würde eine verpflichtende Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nur einen erhöhten Aufwand bedeuten für einen Zusatzdienst, der häufig nicht benötigt wird. Denn bei der De-Mail steht die rechtssichere Nachweisbarkeit von Empfang und Versand an erster Stelle, was durch eine reine Verschlüsselungssoftware nicht gewährleistet wäre. Zudem würde bei einer verpflichtenden Ende-zu-Ende-Verschlüsselung die Möglichkeit entfallen, dass die De-Mail-Provider die De-Mails auf Viren und Trojaner untersuchen. Dieser Schutz ist gerade für mittelständische Unternehmen ein erheblicher Vorteil, der sonst nur durch aufwendige Zusatzsoftware gewährleistet werden könnte. 

ITM: Stichwort Internationalität: Inwieweit kann De-Mail für den internationalen Dokumentenaustausch mit Kunden oder Lieferanten genutzt werden? Inwieweit ist künftig geplant, De-Mail-Services auch international anzubieten?

Plum: Prinzipiell kann jeder auch international De-Mail nutzen, der sich nach den Identifizierungsvorschriften für De-Mail angemeldet hat. Gerade bei festen Kunden- oder Lieferantenbeziehungen mit ausgewählten Partnern, die dann nach den De-Mail-Standards identifiziert werden, könnte hier auch De-Mail eingesetzt werden. Erfahrungsgemäß ist aber der weitaus größte Teil (im Durchschnitt über 90 Prozent) der Briefkommunikation national, so dass die Problematik auch für den Mittelstand nur von nachrangiger Bedeutung sein wird. Zudem wird auf EU-Ebene die grenzüberschreitende Anbindung von nationalen elektronischen Kommunikationsdiensten wie De-Mail vorangetrieben. Zur technischen Anbindung gibt es bereits Pilotanwendungen, an denen einzelne De-Mail Provider – etwa Mentana-Claimsoft – beteiligt waren. Zusätzlich wird die rechtliche Vereinheitlichung zur gegenseitigen Anerkennung der elektronischen Dokumente erforderlich sein.