Globalisierung erhöht Wettbewerbsdruck

Hilfreich hierfür ist ein neues Verfahren, die sogenannte „Interaction Process Automation“ (IPA). Die soll es dem Mittelstand ermöglichen, Prozesse, die bislang manuell abgebildet werden mussten, nun zu automatisieren, ohne eine teure und meist komplexe BPM-Lösung zu erwerben. Hierdurch sollen nicht nur die Effizienz gesteigert und Kosten gesenkt, sondern gleichzeitig auch die Kundenzufriedenheit erhöht werden.

Wie kaum ein anderes großes Industrieland ist Deutschland in den Welthandel und die internationale Arbeitsteilung eingebunden. Laut einer aktuellen KfW-Studie sind auch deutsche mittelständische Unternehmen nach der Wirtschafts- und Finanzkrise weiterhin stark auslandsaktiv: Im Jahr 2010 erzielten 50 Prozent von ihnen Umsätze im Ausland oder importierten Waren oder Dienstleistungen. Doch die Sicherung und Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit ist in Zeiten einer sich immer stärker globalisierenden Welt für jedes mittelständische Unternehmen eine große Herausforderung. IBM kommt in einer aktuellen Mittelstandsstudie zu dem Ergebnis, dass mittelständische Unternehmen sich heute im globalen Markt positionieren und sich dort immer häufiger mit den großen Konzernen messen müssen. Dies kann dauerhaft jedoch nur gelingen, wenn die Betriebe ihre Organisationsstrukturen nachhaltig verbessern, ihre Effizienz steigern und Kosten reduzieren. Gleichzeitig muss der Fokus aber auch auf eine hohe Kundenzufriedenheit gelegt werden. Wer seine Prozesse zwar effizienter gestaltet, gleichzeitig aber seine Kunden vernachlässigt, wird über kurz oder lang scheitern.

Optimierung der Geschäftsprozesse

Um dauerhaft effizienter arbeiten zu können, müssen die Betriebe ihre Geschäftsprozesse nachhaltig optimieren. Daher darf die eigene IT-Infrastruktur nicht zum Hemmschuh werden. Erfolgsversprechend hierfür ist in vielen Fällen der Einsatz sogenannter Business-Process-Management-Systeme (BPMS). Begeben sich die Mittelständler auf die Suche nach einer Lösung, stehen sie vor folgender Problematik: Laut Fraunhofer Institut für Software- und Systemtechnik (ISST) gibt es derzeit mehr als 150 Anbieter von Business-Process-Management-Lösungen. Bei dieser hohen Anzahl stellt sich für den IT-Verantwortlichen unweigerlich die Frage nach der richtigen Lösung.

Die beste BPM-Lösung schlechthin gibt es scheinbar nicht. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Studie des Fraunhofer ISST. Zwar seien die meisten BPM-Produkte modular aufgebaut. Aber auch die einzelnen Komponenten besitzen schon eine enorme Komplexität und entsprechend hohe zeitliche, personelle und finanzielle Ressourcenanforderungen. Für den mittelständischen Betrieb gilt es daher zu prüfen, welche Lösung sich am flexibelsten und einfachsten an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens anpassen lässt.

Technische Vollkommenheit im Sinne umfassender, gut integrierter Funktionalität zieht in der Regel hohe Lizenzkosten und hohen Einarbeitungsaufwand nach sich, da sind sich die Experten vom ISST sicher. Gerade dadurch sei eine solche Lösung oftmals verhältnismäßig teuer und ihre Komplexität in vielen Anwendungsfällen auch unnötig. Dementsprechend bieten derzeit die meisten BPM-Anbieter ihre Lösung nur in Form umfangreicher Software-Pakete an, von denen die Kunden oftmals nur einen Bruchteil benötigen. Es ist keine große Kunst, einem Konzernverantwortlichen eine teure Software zu verkaufen, wenn dieser ein Millionenbudget zur Verfügung hat. Der Mittelstand steht jedoch eher für Bescheidenheit. Komplexe und deswegen meist auch teure BPM-Lösungen sind nicht mit den vergleichsweise geringen IT-Budgets des Mittelstandes zu vereinbaren und schießen deswegen oftmals über das Ziel hinaus. Dementsprechend muss die Preiskalkulation zu den kleineren und mittleren Firmen passen.

Neue Ansätze für den Mittelstand

Auf Grund der hohen Komplexität und entsprechend hohen Kosten, durch welche sich eine Vielzahl der bisherigen Lösungen auszeichnen, wird der Ruf nach einfachen und anwenderfreundlichen Ansätzen gerade im Mittelstand immer lauter. Auf die Frage, wie die Geschäftsprozessautomatisierung in mittelständischen Betrieben einfacher, transparenter und dadurch effizienter gestaltet werden kann, gibt ein neues Verfahren, die sogenannte „Interaction Process Automation“ (IPA) neue Antworten. Dieser vom Softwarehersteller Interactive Intelligence entwickelte Ansatz ermöglicht es Firmen, alle Geschäftsprozesse alleine über eine Kommunikationsplattform für Unified Communications automatisiert abzuwickeln. Im Gegensatz zu herkömmlichen Prozessautomatisierungs-Lösungen kann die Implementierung deswegen sehr viel schneller durchgeführt werden als bisher.

Im Vergleich zu bisherigen BPM-Systemen mit komplexen Workflow-Engines gibt es einen wichtigen Unterschied: Dank IPA benötigen mittelständische Unternehmen für die Bearbeitung von Prozessen bzw. sonstigen Arbeitsvorgängen kein separates Workflow-System und keine separaten, proprietären CTI-Middleware-Produkte. Gleichzeitig bestehende Anwendungen können weiter genutzt werden. IPA kann in mittelständischen Firmen unternehmensweit und standortunabhängig eingesetzt werden. Ganz egal, ob es sich dabei um die Abwicklung einfacher Prozesse, wie zum Beispiel Urlaubsanträge, Genehmigungen oder Informationsbeschaffung handelt. Oder ob komplexere Prozesse bearbeitet werden, wie beispielsweise Beschwerdehandling oder Auftragsabwicklung. Im Gegensatz zubisheriger BPM-Software werden Prozesse, Mitarbeiter und Interaktionen gleichermaßen berücksichtigt.

Um den neuen Wettbewerbssituationen in einem immer globaler werdenden Marktumfeld gewachsen zu sein, bemühen sich Mittelständler zunehmend, ihre Strukturen und Abläufe nachhaltig zu verbessern. Eine entscheidende Rolle bei dieser Neuausrichtung spielt das IPA-Verfahren, das eine unternehmensweite, flexible und anwenderfreundliche IT-Landschaft gewährleistet. Durch den Einsatz von IPA ergeben sich für mittelständische Unternehmen zahlreiche Vorteile: Der erforderliche Ressourceneinsatz lässt sich durch die Automatisierung und die Anwenderfreundlichkeit für die Nutzer erheblich reduzieren. In der Folge sparen die Firmen wiederum Kosten, ein ROI wird quantifizierbar. Gleichzeitig profitieren aber auch die Kunden: Die Bearbeitungszeiten verkürzen sich, die Anzahl potentieller Fehlerquellen durch manuelle Eingaben wird ebenfalls geringer. Dies führt zu größerer Kundenzufriedenheit und höherer Kundenbindung.

Bildquelle: © Rainer Sturm/pixelio.de