13.03.2017 Digital abgeschickt, als Brief beim Empfänger

Hybridpost für den Mittelstand

Von: Christian Ladner, LS

Durch die Digitalisierung der Postausgangsprozesse bietet Hybridpost Unternehmen eine Möglichkeit, beim Briefversand Kosten und Zeit einzusparen. Früher galt das nur für Konzerne, jetzt steht auch dem Mittelstand diese Möglichkeit zur Verfügung.

61 Millionen Briefe sind laut aktuellem Geschäftsbericht der Deutschen Post DHL Group an jedem Arbeitstag in Deutschland im Umlauf. Das Briefgeheimnis gilt noch immer als sicherer und schützenswerter als vergleichbare Regeln für die Telekommunikationsbranche. Nur müssen Briefe noch immer gedruckt, kuvertiert und zur Post gebracht werden.

Wollen Unternehmen also hochwertig und sicher mit ihren Kunden kommunizieren, müssen sie hohe organisatorische und finanzielle Mehraufwände aufbringen. Mittlerweile existieren aber neue Möglichkeiten, die Einfachheit einer E-Mail mit der Sicherheit und Wertigkeit eines Briefes zu verknüpfen.

Die Lösung heißt Hybridpost: ein logistisches System, bei dem ein Absender seinen Brief per Klick digital verschickt und der Empfänger ihn physisch als Papierbrief erhält. Ein Dienstleister übernimmt den Druck, die Kuvertierung, Frankierung und Übergabe an die Deutsche Post. Diese stellt den Brief in gewohnter Weise zu. Unternehmen sparen so pro Brief acht Cent sowie personellen Aufwand – und profitieren dennoch von der Einhaltung des Briefgeheimnisses.

Hybridpost ist zudem der erste Schritt in die Digitalisierung: Wer seine Postausgangsprozesse digitalisiert, hat bereits den halben Weg geschafft. Laut einer KfW-Studie ist eine der größten Herausforderungen der Digitalisierung der Mangel an IT-Fachleuten, die die neuen, komplexen Systeme bedienen, um das Unternehmen in den Genuss ihrer Vorteile bringen zu können. Besonders Mittelständler spüren diesen Mangel. Daher ist es wichtig, sich bei den ersten Schritten in die Digitalisierung IT-Lösungen zu suchen, die auch kleinen und mittleren Unternehmen bei der Prozessautomatisierung helfen, ohne komplizierte Anforderungen zu stellen.

Digitale Poststelle

Es gibt Hybridpost-Systeme, die genau darauf ausgelegt sind. Sie erfordern kein tiefgreifendes IT-Know-how und keine aufwendige Integration in Basissysteme. Angepasste Druckertreiber sorgen dafür, dass der Mitarbeiter direkt aus der gewohnten Office-Anwendung heraus „drucken“ und den Brief auf den Weg zum Versand schicken kann. Der Dienstleister überprüft dann, ob alle Datei- und Formatanforderungen erfüllt sind, und kümmert sich um die Druck- und Versandoptimierung, die Produktion sowie die Übergabe an den Zusteller.

Eine weitere Herausforderung für den Mittelstand ist die Sicherheit, gerade in der digitalisierten Welt. Hybridpost-Anbieter wie die Binect GmbH bieten daher auch einen kleinen Server, der im eigenen, geschützten Unternehmensnetzwerk angeschlossen werden kann. Ein solches Gerät dient als digitale Poststelle, die alle Schreiben eines Unternehmens sammelt. Mitarbeiter erstellen Briefe wie gewohnt oder versenden Druckaufträge aus Customer-Relationship-Management- (CRM) und Warenwirtschaftsprogrammen. Die digitale Poststelle hält die Schreiben bis zu flexibel wählbaren „Leerungszeiten“ vor, so lange kann zentral kontrolliert und dann gesammelt versendet werden. So lässt sich der Briefversand auch im Mittelstand sicher voll automatisieren.

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