Im Kampf gegen die Papierflut

ITM: Herr Funk, mit welchem Datenvolumen bzw. Dokumentenumfang haben Sie tagtäglich in Ihrem Unternehmen zu tun?
Alexander Funk: Seit Einführung einer neuen ECM-Lösung wurden rund 4.000 Serviceaufträge digital erfasst und mit der integrierten Lösung bearbeitet. Weitere 11.000 Dokumente wie Aufträge, Schriftverkehr, Lieferscheine und Ausgangsrechnungen wurden strukturiert archiviert.

ITM: Wann haben Sie gemerkt, dass Sie eine professionelle Lösung benötigen, um sämtliche Dokumente effizient zu verwalten?
Funk: Ausgangspunkt für die Entscheidung, eine ECM-Lösung anzuschaffen, war vor allem die Papierflut im Kundendienst. Umständliche Abläufe, viele kopierte Papierdokumente und zeitaufwendige Suchvorgänge behinderten die Arbeit enorm. Der Informationsfluss sollte beschleunigt und die interne, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit verbessert werden. Auch ganz oben auf der Wunschliste standen das schnellere Auffinden von Dokumenten sowie die zentrale und sichere Archivierung der Daten.

ITM: Welche Aspekte spielten bei der Auswahl des Anbieters eine Rolle?
Funk: Der anwenderfreundliche Aufbau, die flexible und anpassungsfähige Softwarestruktur und die hohe Funktionalität waren schließlich die entscheidenden Auswahlkriterien für die ECM-Suite OS|ECM von Optimal Systems.

ITM: Setzen Sie auf eine Inhouse-Lösung oder liegen Ihre Daten und Dokumente in der Wolke?
Funk: Wir setzen auf eine Inhouse-Lösung.

ITM: Welche Probleme gab es bei deren Einführung?
Funk: Ich bin sehr positiv überrascht. Die Einführung von OS|ECM und den neuen Geschäftsprozessen lief reibungslos, und auch nach der Implementierungsphase bleiben wir mit der Lösung anpassungsfähig und flexibel. Die abgebildeten Prozesse lassen sich optimal und einfach an neue Situationen in unserem Unternehmen und in unserem Markt anpassen.

ITM: Welchen konkreten Nutzen ziehen Sie mittlerweile aus der Lösung?
Funk: Alle Informationen zum Serviceauftrag sind jetzt jederzeit für jeden berechtigten Mitarbeiter sichtbar. Neu erfasste Kundenadressen werden bei der Eingabe über eine integrierte OS|ECM-Schnittstelle automatisch online mit den Daten der Deutschen Post abgeglichen. Bei anrufenden Kunden, deren Telefonnummer im System erfasst ist, wird dem Sachbearbeiter im Kundendienst mittels TAPI-Schnittstelle angeboten, die Kundenakte zu öffnen. Noch bevor der Kunde sein Anliegen geäußert hat, stehen dem Sachbearbeiter bereits die gesamte Kundenakte mit allen bisherigen Serviceaufträgen, laufenden Aufträgen und Dokumenten zur Verfügung. Kostenvoranschläge, Lieferscheine, Rechnungen, Auftragsbestätigungen etc. werden über eine Importschnittstelle direkt aus SAP in die entsprechende Serviceauftragsakte in OS|ECM übernommen. Das lästige Ablegen von Papierbergen in Leitz-Ordnern wird damit überflüssig und Fehler ausgeschlossen.

Die Briefvorlagen der Ritterwerk GmbH wurden direkt in OS|ECM eingebunden. Nun können z.B. Kundenanschreiben direkt aus dem System erzeugt werden. Adressfelder, Anrede sowie Informationen zum Auftrag und Sachbearbeiter werden automatisch dank tiefer Office-Integration aus dem System übernommen. Das lästige, mehrfache Erfassen von Adressdaten entfällt und das Dokument wird außerdem immer an der richtigen Stelle archiviert. Die Office-Integration erlaubt zudem die schnelle Ablage von Kunden-E-Mails in den entsprechenden Akten und garantiert so die sichere, zentrale Aufbewahrung und einen optimalen Informationsfluss. Last but not least: Dokumente, die per Post oder Fax ins Haus kommen, können direkt in die Kundenakte gescannt werden.

ITM: Inwiefern ist eine Erweiterung des Systems möglich? Sind konkret Ergänzungen geplant?
Funk: OS|ECM wird bei Ritter als zentrale Informationsplattform weiter ausgebaut. Neben den bereits angebundenen Abteilungen IT, Einkauf, Buchhaltung und Kundendienst sowie laufenden Workflows wie Eingangsrechnungsprüfung und -freigabe wird OS|ECM u.a. auch die herkömmliche Kundenakte im Vertrieb durch die digitale Kundenakte ablösen. Des Weiteren werden DMS-Funktionen zum Ablegen, Bearbeiten, Recherchieren und Archivieren von Dokumenten in den Abteilungen Marketing und Entwicklung bestehende Ablagestrukturen ersetzen. Weitere Workflows, wie z.B. der Urlaubsantrag mit Genehmigungsprozess und direkter Anbindung an das Personalmanagementsystem, werden in nächster Zeit umgesetzt.