11.09.2017 Data Governance: Schlüsselkompetenz für den Mittelstand

Konsistente Stammdaten sind Gold wert

Von: Monika Pürsing, Gesa Müller

Die digitale Transformation können Mittelständler erfolgreich gestalten, wenn sie auf lange Sicht die Erfassung, Verarbeitung, Verknüpfung und den Schutz von Daten zu ihren Schlüsselkompetenzen machen.

Eine Stammdatenmanagement-Initiative ist in erster Linie kein technologisches und auch kein reines IT-Thema.

Eine Stammdatenmanagement-Initiative ist in erster Linie kein technologisches und auch kein reines IT-Thema.

Als Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Datenmanagement gilt: Die Datenqualität muss stimmen. Dass es auf diesem Gebiet noch einiges zu tun gibt, haben Studien aus den vergangenen Jahren immer wieder gezeigt. Mithilfe von Stammdateninitiativen können die Verantwortlichen die Grundlage schaffen, um in der digitalen Transformation bestehen und Nutzen aus ihren Daten ziehen zu können.

Dabei ist eine Stammdatenmanagement-Initiative in erster Linie kein technologisches und daher auch kein reines IT-Thema. Sie sollte in Unternehmen gemeinsam von den Fachbereichen und von der IT getrieben werden. Laut einer PwC-Studie gehören u.a. die Unterstützung durch das Management, strukturierte und zielgerichtete Richtlinien, neudeutsch Data Governance, sowie Prozessoptimierung zu den Erfolgsfaktoren solcher Initiativen. Sie sollten nicht irgendwo im Unternehmen angesiedelt sein, sondern beim Top-Management. Firmeninterne Richtlinien für den Umgang mit Daten sind zwingend erforderlich.

Daher definiert Data Governance einheitliche Regeln, Prozesse und Verantwortlichkeiten für Dateneingabe, -freigabe und -pflege. Dabei sind nicht nur die Kernprozesse im Unternehmen zu berücksichtigen, wie Einkauf, Produktion oder Vertrieb. Auch die Stammdatenprozesse rund um das Anlegen, Pflegen oder Löschen von Daten müssen verbessert werden. Eine Stammdateninitiative greift in überkommene Strukturen, Prozesse und „Hoheitsgebiete“ ein. Daher ist ein begleitendes Change-Management wichtig, um die Betroffenen zu Beteiligten zu machen und sie in die neue Welt „mitzunehmen“. Eine entsprechende Software-Lösung schließlich kann unterstützend wirken. Erst nachdem Prozesse und Befugnisse für die Datenpflege und -freigabe klar definiert sind, kann eine IT-Unterstützung erfolgen.

Vorgehensweise bei Stammdatenprojekten

Bei der Durchführung einer Stammdateninitiative sollten die Verantwortlichen nicht gleich mit allen Stammdatendomänen – Kunden, Lieferanten, Material, Produkte, Finanzen etc. – starten, sondern erst einmal mit nur einer Domäne. Für die Auswahl gibt es verschiedene Möglichkeiten: Man kann die Domäne mit den größten Qualitätsproblemen zuerst angehen oder die, die entweder die größte Bedeutung für das Unternehmen besitzt oder die schnellsten Erfolgserlebnisse verspricht. Nach dem Start mit einer Domäne erfolgt der Ausbau der Initiative auf die weiteren Domänen.


Da in der Regel stets mehrere Domänen betroffen sind, sollten Unternehmen eine Multi-Domain-Lösung z.B. von Zetvisions einsetzen. Sie deckt mehrere Domänen ab und zentralisiert das gesamte Stammdatenmanagement in einer Plattform. Alle relevanten Daten vom Einkauf bis zum Verkauf laufen in einem zentralen System zusammen und können von dort an beliebige Zielsysteme verteilt werden. Dies kann neue Perspektiven auf den Geschäftsprozess eröffnen. Firmenweite Zusammenhänge und Wechselwirkungen werden sichtbar – und damit nicht selten ein beträchtliches Einsparpotential bei Zeit und Kosten. Bringt man zugehörige Stammdaten einer Domäne zusammen, lässt sich ein Pool für z.B. Kunden, Produkte sowie Lieferanten bilden und Wechselwirkungen zwischen diesen Domänen sind erkennbar. Eine Multi-Domain-Lösung schafft somit die „eine Wahrheit“ für unterschiedliche Stammdatendomänen über den gesamten Geschäftsprozess.

Neben der integrierten firmenweiten Datenhaltung können Multi-Domain-Systeme mit Datenqualitätsregeln und Lebenszyklusprozessen auch für einheitliche und verbindliche Rahmenbedingungen, Workflows und Verantwortlichkeiten für den Umgang mit Daten, ihre Pflege, Verteilung etc. sorgen. Denn bei der Nutzung diverser Datensilos ist es naturgemäß schwierig, die firmenweite Einhaltung definierter Standards sicherzustellen. Gibt es dagegen nur eine Quelle für Stammdaten, haben die Nutzer erheblich weniger Autonomie bei der Entwicklung von Definitionen und Regeln für Daten, da die domänenübergreifende Datenarchitektur verbindlich und transparent ist.

Zentrale oder lokale Daten?

Neben der Beachtung der oben beschriebenen Erfolgsfaktoren kommt es darauf an, erst einmal die richtigen Fragen zu stellen. Zu den typischen Fragen, die sich vor und während eines Stammdatenprojekts stellen, gehören:

  • Was bedeuten Stammdaten im Kontext des Unternehmens?
  • Welche Stammdaten müssen angeglichen, welche sollen überhaupt initial übernommen werden?
  • Was sind zentrale oder lokale Stammdaten?
  • Welches System dient als beste Datenquelle für die Initialbeladung?
  • Welche Überschneidungen dieser Stammdaten mit den bestehenden Datenpools gibt es?
  • Was sind die technischen Besonderheiten der verschiedenen Systeme?
  • Wie soll der Sollprozess aussehen?
  • Wer ist für Dateneingabe und -pflege verantwortlich?
  • Wie sollen die Freigabeprozesse aufgebaut sein?
  • Wie soll der Datentransfer definiert sein?

Im Ergebnis führt die Beantwortung dieser Fragen zu einer deutlich besseren Data Governance durch klar definierte Verantwortlichkeiten und kontrollierte Prozesse für Dateneingabe und -freigabe sowie kon-trollierte und zentralisierte Datenverteilung an alle Empfängersysteme. Potentielle Fehlerquellen werden reduziert, weil definiert ist, wer welche Informationen wo pflegen –
oder eben nicht pflegen – darf. Da alle Systeme dieselbe Version der Stammdaten nutzen, wird die Datenqualität „automatisch“ besser, die „richtigen“ Daten liegen stets tagesaktuell vor. Schlanke Prozesse ohne redundante, manuelle Dateneingabe in den verschiedenen Systemen – und dem damit verbundenen Abstimmungsaufwand zwischen den Abteilungen – reduzieren Komplexität und senken Kosten.

Bildquelle: Thinkstock / iStock

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