Lush managt mit Teamviewer alle Deutschland-Filialen

Wer einen Lush-Shop betritt, wähnt sich angesichts bunter, dekorativer Auslagen auf den ersten Blick in einem Obst- oder Feinkostgeschäft. Doch der intensive Duft nach Seifen, Badezusätzen und Pflegeprodukten verrät: Bei Lush dreht sich alles um Kosmetik. „Fresh Handmade Cosmetics“ heißt der Slogan des 1995 in England gegründeten Privatunternehmens. Mit etwa 1.500 Mitarbeitern werden heute über 770 Shops weltweit von New York bis Tokyo betrieben. Im Mittelpunkt stehen handgemachte, ökologische Pflegeprodukte aus frischem Obst, Gemüse und ätherischen Ölen.

Die Lush GmbH mit Sitz in Meßstetten betreut 29 Filialen mit etwa 500 Mitarbeitern zwischen Hamburg und München sowie die tschechische Filiale in Prag. Das gesamte Controlling und die Verwaltung für alle Standorte erfolgen über die Zentrale. Auf dem dortigen Kassen-PC laufen täglich die Umsätze von allen Standorten ein. Die Daten bilden eine wichtige Basis für die Unternehmenssteuerung: Aus ihnen werden im zentralen Informationssystem beispielsweise Produktauswertungen erstellt. Diese zeigen auf, welche Produkte sich besonders gut („Renner“) oder besonders schlecht („Penner“) verkaufen und welche Umsätze in einzelnen Filialen erreicht wurden. Sie sind damit ein unverzichtbares Controllingelement bei Lush und werden auch für die Finanzbuchhaltung benötigt.

Auch sonntags geöffnet

Da die in den Filialen eingesetzten Kassensysteme nicht in der Lage sind, die Daten längerfristig zu speichern, muss die Übertragung in die Zentrale unmittelbar an jedem Öffnungstag erfolgen. Gleichzeitig ist es unbedingt notwendig, diesen Datentransfer zu kontrollieren, da aus einer fehlgeschlagenen Übertragung ein vollständiger Datenverlust entstehen kann – die Kassendaten wären in diesem Fall nicht wieder herstellbar. Bis vor zwei Jahren musste deshalb zur Überwachung des Kassenabrufs auch an den Wochenenden im Wechsel immer extra ein Mitarbeiter für mehrere Stunden am Hauptsitz vor Ort sein. Da einzelne Shops – etwa in Bahnhöfen – an sieben Tagen pro Woche geöffnet haben, war dies nicht nur samstags, sondern auch sonntags der Fall.

Hinzu kam, dass es wegen langer Öffnungszeiten bis teilweise 21 Uhr sehr aufwendig war, einen zufriedenstellenden Support für die Ladengeschäfte sicher zu stellen. Dies betraf beispielsweise Unterstützung beim Update von Virenscannern, bei der Installation von Programmen oder bei allgemeinen Problemen mit den Computern vor Ort. Zeitkritisch war auch die Wartung der Kassensysteme von Vectron, da Störungen unmittelbar den Verkauf behindern. So müssen die Kassen beispielsweise regelmäßig Updates zu neuen Produkten erhalten. Der Support erfolgt bei Lush seit mehreren Jahren durch externe IT-Dienstleister, die häufig zu den Filialen vor Ort mussten. Die nötige Anfahrt trieb die Supportkosten in die Höhe.

Diese Ausgangslage ließ bereits 2009 den Wunsch nach einer geeigneten Software für den Fernzugriff aufkommen. „Wir wollten in erster Linie den Abruf der Kassendaten und das Controlling effizienter gestalten“, erklärt Katja Kreß, Head of Germany bei der Lush GmbH. „Geschäftsleitung und IT-Verantwortliche haben deshalb gemeinsam nach einer Lösung gesucht, die es den Mitarbeitern sowohl in Meßstetten als auch in den Filialen ermöglicht, ohne große Umstellungen unserer eigenen IT auch von zu Hause oder von unterwegs auf unsere zentralen Rechner und umgekehrt auf PCs in Filialen zugreifen zu können. Die Anforderungen waren, dass die Fernsteuerung von jedem PC oder Server aus funktioniert und wir auch Dateien übertragen können. Um keinen Schulungsaufwand zu erzeugen, sollte die Software zudem möglichst einfach bedienbar sowie funktional nicht überladen sein. “

Einmalige Zahlung, keine Folgekosten

Um einen Überblick zu erhalten, informierte sich die Geschäftsleitung über erhältliche Systeme. Dabei wurden sowohl reine Fernwartungstools als auch komplexere Lösungen in Betracht gezogen. Nach einer Beratung mit dem IT-Dienstleister fiel die Entscheidung auf die Remote-Control-Software Teamviewer des gleichnamigen Anbieters, die auch bei einer Testinstallation überzeugte. Neben dieser Lösung kamen anfangs auch andere Produkte in die engere Auswahl. Angedacht wurde auch eine Lösung auf Basis eines Virtual Private Network (VPN). Diese erschien jedoch überdimensioniert und wäre technisch aufwendiger gewesen.

Als wesentlicher Vorteil von Teamviewer zeigte sich, dass einerseits die Installation sehr einfach war und andererseits der Funktionsumfang genau die Anforderungen bei Lush abdeckte. Für die Software sprach zudem, dass sie dem externen IT-Dienstleister des Kosmetikunternehmens bereits bekannt war und dieser einen Einsatz ausdrücklich befürwortete. Auch das Lizenzmodell mit einer einmaligen Zahlung ohne Folgekosten kam Lush entgegen. Wenige Wochen später wurde die Software flächendeckend auf den Workstations installiert. Die Lösung wird nun von rund zehn Mitarbeitern in der Lush-Zentrale in Meßstetten sowie dem externen IT-Support regelmäßig verwendet.

Vereinfacht haben sich durch die Einführung der Fernwartungssoftware vor allem das Management des Kassenabrufs und die Verwaltung der Produktauswertungen. Die Kontrolle der Datenübertragung am Wochenende kann durch die Mitarbeiter von überall aus erfolgen. Treten Fehler oder Unklarheiten an der Kassensoftware auf, kann der Supportmitarbeiter des Herstellers direkt auf das System zugreifen. Da keine Anfahrt mehr erfolgen muss, ist der Support effizienter sowie deutlich kostengünstiger geworden.

Erleichtert werden konnte außerdem die Vorgehensweise bei Produktauswertungen. Mitarbeiter aus anderen Lush-Büros können über das Internet auf den zentralen Kassen-PC zugreifen und Auswertungen erstellen. Die Daten werden unter anderem für Produktplatzierungen und -Einführungen benötigt. Zwei Jahre nach der Implementierung zieht Katja Kreß ein Resümee: „Allein durch den Entfall der wochenendlichen Anfahrt zur Zentrale sparen wir jeden Monat mehr als fünf Stunden an reiner Arbeitszeit ein. Gleichzeitig konnten die Kosten für den IT-Support um einen vierstelligen Eurobetrag gesenkt werden.“

Die Lush GmbH

Branche: Kosmetik
Gründung: 1995 in England
Hauptsitz: Meßstetten
Filialen in Deutschland: 29
Mitarbeiter: 500
www.lush-shop.de