Mehr Platz in den Aktenschränken

Da jeder Kundenauftrag bei der Büwa AG individuell bearbeitet und jedes Produkt nach den spezifischen Anforderungen hergestellt wird, lässt sich ein gewisser bürokratischer Aufwand nicht vermeiden. Unterlagen und wichtige Dokumente – von der Kundenanfrage über das Angebot und die Rechnung bis hin zur Auslieferung der bestellten Waren – gilt es zu den einzelnen Aufträgen zu verwalten. Dies bedeutete bisher einen großen Papieraufwand und entsprechenden Platzbedarf zur Lagerung der Unterlagen. Zumal der Hersteller auch Dokumente zu Altaufträgen vorhält. „Um Platz zu schaffen und unsere Auftragsverwaltung schlanker sowie effizienter zu gestalten, haben wir uns für den Einsatz des neuen Dokumenten-Management-Systems entschlossen", erklärt Martin Gmür, Geschäftsführer bei der Büwa AG.

Mit der Lösung hat das Unternehmen in einem ersten Schritt bereits viele Altaufträge digital erfasst und archiviert. Zudem werden ab sofort auch alle neuen Aufträge in das DMS samt allen Unterlagen eingespeist und dort verwaltet. Hierfür hat Büwa unter Heranziehung der Funktionspalette der Lösung ein entsprechendes Vorgehen entwickelt, wie Martin Gmür erläutert: „Für jeden Auftrag wird bei uns ein Dossier mit allen Auftragsunterlagen angelegt. So erhalten unsere Mitarbeiter stets alle Informationen auf einem Blick."

Das Schweizer Unternehmen soll somit künftig nicht nur mit weniger Papier bei der Auftragsabwicklung auskommen. Relevante Dossiers können bei Bedarf dank der auf neuesten Texterkennungstechnologien gestützten Volltextsuchfunktion und intelligenten Verschlagwortung des schneller aufgefunden werden, heißt es. Dies soll auch für die archivierten Auftragsdossiers gelten. Ein Durchsuchen der physischen Archive entfällt – ebenso der hierfür bisher erforderliche Platzbedarf.

www.buewa.ch
www.officemanager.de

Bildquelle: ©Büwa AG