Mehr Zeit für das Wesentliche

Mit Zquadrat hat Apexnova ein cloud-basiertes ERP-System für den Mittelstand mit speziellen Erweiterungen für Zeitarbeitsunternehmen und Personalvermittler entwickelt. Die von dem Netzwerk Cloud-Ecosystem mit dem „Trust in Cloud“-Zertifikat ausgezeichnete Lösung kommt seit April 2011 bei der KD-Projekt-Consulting GmbH aus Neuenburg zum Einsatz. Wir sprachen mit Dennis Müller, Projektmanager bei dem Logistikspezialisten, über eventuelle Bedenken beim Umstieg in die Cloud.

ITM: Herr Müller, warum haben Sie sich dafür entschieden, ein ERP-System aus der Cloud zu nutzen?
Dennis Müller: Als mittelständischer Logistikdienstleister und Spezialist für Inhouse-Outsourcing-Logistiklösungen arbeiten wir an verschiedenen Standorten direkt in der kundeneigenen Systeminfrastruktur. Auf der Suche nach einer Möglichkeit für ein zentrales elektronisches Zeiterfassungssystem, das von jedem Standort unabhängig von vorhandenen Systemen abrufbar ist, sind wir auf Apexnova gestoßen. Denn die bisherige aufwendige manuelle Listenerfassung der Arbeitszeiten war nicht mehr zeitgemäß und musste abgelöst werden. Bedenken hinsichtlich eines Cloud-Umstiegs gab es zu Beginn der Einführungsphase als es um den Aufwand der Systemanpassungen und die Sicherheit der Daten ging.

ITM: Welche finanziellen Vorteile hat eine Cloud- gegenüber einer internen Lösung?
Müller: Durch die Auslagerung in die Wolke sparen wir IT-Infrastrukturkosten in Form von eigenen Servern und anderer notwendiger Hardware. Instandhaltung und Service werden von dem Cloud-Anbieter übernommen, was bei uns für eine Freisetzung zeitlicher und personeller Ressourcen gesorgt hat.

ITM: Wie flexibel können Sie die Laufzeit der Cloud-Lösung gestalten?
Müller: Es gibt keine vertraglich festgelegte Mindestvertragslaufzeit, die Laufzeit beginnt mit dem Tag der betriebsfähigen Bereitstellung. Darüber hinaus existiert eine dreimonatige Kündigungsfrist. Im Vertrag sind sowohl die kostenlose Übergabe der gespeicherten Daten als auch speziell angepasste Datenbanken nach Vertragsbeendigung geregelt. Die Regelung sieht auch die unverzügliche Vernichtung der Daten durch den Cloud-Anbieter – nach der Übergabe – vor. Generell ist es wichtig, sich im Voraus über diese Thematik beim Dienstleister zu informieren. Wir hoffen, mit dem Anbieter einen langfristigen Partner gefunden zu haben, bei dem wir uns über diese vertraglichen Regelungen vorerst keine Gedanken mehr machen müssen.

ITM: Stichwort Sicherheit: Welche Art von Daten verlagern Sie in die Cloud? Wissen Sie, wo Ihr Hosting-Anbieter diese Daten abspeichert?
Müller: Momentan laden wir Personaldokumente, wie Urlaubsanträge, Krankheitsbescheinigungen, oder für das Qualitätsmanagement relevante Nachweise in die Cloud. Diese Daten werden auf Servern in Frankfurt abgespeichert und sind zu jeder Zeit verfügbar. Der Cloud-Anbieter gibt die durchschnittliche Verfügbarkeit während der Betriebszeit mit 98,5 Prozent im Monatsmittel an. Zur Sicherheit existiert außerdem eine gespiegelte Datenbank, in der auch neue Anwendungsmöglichkeiten getestet werden können.

ITM: Wie viele Beschäftigte arbeiten bei Ihnen mit dem System?
Müller: In unserer Organisation arbeiten fünf Personen aktiv mit dem ERP-System. Durch das „Concurrent User Modell“-Lizenzkonzept zahlen wir nur die Benutzer, die gleichzeitig auf das System zugreifen. Es besteht die Möglichkeit, selbstständig neue User mit verschiedenen Sicherheitsrollen anzulegen, sofern dies kurzfristig notwendig ist. Das ermöglicht es uns, im Gegensatz zu „Named User“-Preismodellen die Kosten für die Nutzung annähernd konstant zu halten.

ITM: Welche ERP-Module nutzen Sie hauptsächlich?
Müller: Wir arbeiten mit „Timesquadrat“, dem Modul für die Zeiterfassung. Mittelfristig sollen weitere Funktionen, vor allem das Modul „Appquadrat“ für das Bewerbermanagement, intensiver genutzt werden.

Die KD-Projekt-Consulting GmbH

• Geschäftsfeld: Das Unternehmen entwickelt für mittelständische und große Unternehmen individuelle und maßgeschneiderte Logistiklösungen
• Hauptsitz: Ehrenkirchen bei Freiburg im Breisgau
• Gründung: 2001
• Mitarbeiter: rund 100

www.kd-pc.de