Innerhalb des Aktionszeitraums werden die Bestellungen von allen Kunden kumuliert, so dass jeder Kunde den günstigen gemeinsamen Mengenpreis für das jeweilige Produkt erhält. So erhalten beispielsweise fünf Kunden, die jeweils 10.000 Stück eines Produktes bestellen, also gemeinsam den Rabatt, der ab 50.000 Exemplaren gewährt wird. Bestprice-Order soll somit für Kunden eine virtuelle Einkaufsgemeinschaft schaffen, bei der jedoch jeder Kunde seine eigene Bestellung aufgibt und sich direkt beliefern lässt. Laut Anbieter ermöglicht das Tool dem Shopbetreiber Kostenersparnisse beim Einkauf, attraktive Verkaufstarife und die Bindung seiner Kunden an den Shop.
Die einzelnen Bestellungen für das jeweilige Produkt, das zum besten Preis angeboten wird, werden zunächst als verbindliche Vorbestellung gespeichert und erst nach Ende des Aktionszeitraums, wenn der finale Preis feststeht, als Bestellung abgeschlossen. Der Kunde erhält somit immer den besten Preis für das Produkt. Für den Händler soll die Gemeinschaftsbestellung die Bedarfsplanung erleichtern – insbesondere dann, wenn es sich um Produkte handelt, die erst nach Auftragseingang produziert werden.
Produkte, bei denen eine Mengenpreisaktion für virtuelle Einkaufsgemeinschaften verfügbar ist, können bereits in der Produktübersicht grafisch hervorgehoben werden. Im Kundenkonto sieht der Kunde alle noch laufenden Aktionen und kann Details zu jeder Aktion einsehen, wie den Zeitpunkt der Vorbestellung, die verbleibende Zeit bis zum Aktionsende, die Daten des jeweiligen Produkts sowie den garantierten Preis, zu dem er das Produkt bestellt hat. Nach Aktionsende erhält der Kunde automatisch eine Bestellbestätigung mit dem endgültigen, günstigsten Preis. Das Modul kann im laufenden Betrieb integriert werden.
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