17.12.2015 Interne Kommunikation "social" organisiert

Mitarbeiterportal auf Sharepoint-Basis

Bei der Heinrich Heine GmbH, einem Versandhändler von Schuhen, Damenmode und Accessoires, wird die interne Kommunikation „social“: Die Karlsruher Otto-Tochter realisiert mit neuem Sharepoint-Portal ihre interne Kommunikation und Zusammenarbeit. Als Partner fungiert dabei die Impuls Informationsmanagement GmbH.

Versandhandel von Schuhen

Die Heinrich Heine GmbH, Versandhändler von Schuhen, Damenmode und Accessoires, organisiert die interne Kommunikation in einem neuen Sharepoint-Portal.

Go Live für das neue Mitarbeiterportal der Heinrich Heine GmbH: Das Karlsruher Versandhandelsunternehmen beauftragte den Nürnberger IT-Experten Impuls mit der Konzeption seines neuen Mitarbeiterportals namens „Campus“. Ziel der Neukonzeption war die Optimierung der Mitarbeiterkommunikation. Diese betraf die Zusammenarbeit, Prozesse als auch den Informationsfluss. Dank zahlreicher neuer Funktionen im Mitarbeiterportal „Campus“, basierend auf Microsoft Sharepoint, hat sich die Zusammenarbeit über sämtliche Team- und Projekträume hinweg verbessert, heißt es in einer Pressemeldung. Rund ein Jahr nach dem Kick-Off ging das Portal 2015 live.
 
Dabei löste die neue Lösung das bisherige Mitarbeiterportal auf Oracle-Basis ab. Mit „Campus“ soll vor allem das Finden von Informationen, Wissen und Dokumenten sowie eine übergreifende Volltextsuche erleichtert werden. Vor der Einführung tauschten die Mitarbeiter abteilungs- und teaminterne Dokumente über einen zentralen Fileserver aus, was viel Zeit in Anspruch nahm. Das neue Intranet auf Sharepoint-Basis beschleunigte dies und setzte neue Standards in der internen Kommunikation. „Unser Slogan „Heine – immer etwas Besonderes“ sollte nicht mehr länger nur für unsere Produkte, sondern auch für unsere interne Kommunikation gelten. Mit unserem Portal auf Sharepoint-Basis wollten wir neue Maßstäbe für den Arbeitsplatz von morgen setzen“, so Ralf Kallenborn, Corporate IT Management der Heinrich Heine GmbH. Für die Umsetzung des Projekts entschieden sich die Karlsruher für die Impuls Informationsmanagement GmbH, die vor allem mit jahrelangem Sharepoint-Know-how und Projektmethodik überzeugen konnte.

Interne Kommunikation neu organisiert

Impuls entwickelte für die Otto-Tochter auf Basis von Sharepoint 2013 die individuelle Portallösung „Campus“. Das neue Intranet hat einiges zu bieten: Neben einer übergreifenden Volltextsuche es Personalisierung und eine selbständige Inhaltspflege. Jeder Mitarbeiter kann sich neben feststehenden Nachrichten seine persönlichen News-Favoriten setzen. Zudem gibt es sogenannte Blitzlicht-News, die als Header auf der Startseite schnell auf wichtige Informationen aufmerksam machen. Die flexible News-Gestaltung erlaubt Redakteuren zudem die einfache und schnelle Veröffentlichung interner oder globaler Neuigkeiten. Dabei wurde das neue Portal möglichst nahe am Standard belassen, um Altdaten ins neue System zu migrieren.
 
Neben der wichtigen Herausforderung Informationsfluss wurden auch die Themen Projekt- und Teamarbeit, Forum sowie Workflows und Formulare konzipiert und im Portal „Campus“ dargestellt. Als weiteres Novum hat Impuls Office-Web-Apps ins Portal integriert. Dadurch sollen sich die Mitarbeiter Office-Dateien mithilfe eines Vorschaufensters direkt in Sharepoint anzeigen lassen, ohne diese extra herunterladen zu müssen. Somit wurden interne Arbeitsprozesse um ein Vielfaches vereinfacht und nutzerfreundlicher gestaltet. Für Ralf Kallenborn war dies ein wichtiger Schritt für die erfolgreiche Mitarbeiterkommunikation innerhalb von Heinrich Heine: „Seit es unser neues Portal gibt, haben die Inhalte deutlich an Masse und Klasse gewonnen und unsere Redakteure arbeiten selbstständig bei der Inhaltspflege.“

Berechtigungs- und Governance-Konzept

Ein Augenmerk bei der Implementierung des neuen Mitarbeiterportals  lag auf der umfangreichen Schulung der Mitarbeiter durch Impuls. Ziel war, sie durch Mitmachaktionen und kleine Übungen mit den neuen Funktionen des Portals vertraut zu machen. Im „Forum“ können die Mitarbeiter zudem jederzeit Fragen zu „Campus“ stellen. Der Go-Live-Tag wurde von Impuls als kleiner Event für die Mitarbeiter konzipiert, bei dem sie das neue Mitarbeiterportal selbst ausprobieren konnten. Ein durchgängiges Berechtigungs- und Governance-Konzept soll die Karlsruher auch nach dem Go Live begleitet.

Bildquelle: Thinkstock/iStock

©2017 Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH