09.02.2016 Kosmetikhersteller Weleda AG

Mitarbeiterportal mit sozialem Netzwerk sorgt für bessere Kommunikation

Von: Ina Schlücker, Fotos Claus Uhlendorf

Ein neues Mitarbeiterportal inklusive sozialem Netzwerk sorgt bei der Weleda AG, Hersteller von Arzneimitteln und Naturkosmetik, für eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit. Im Gespräch mit IT-MITTELSTAND skizzieren die Verantwortlichen Alfons Maier und Vladimir Filev einzelne Projektschritte und geben einen generellen Einblick in die IT-Prozesse des Arzneimittel- und Naturkosmetikspezialisten.

  • Der firmeneigene Heilpflanzengarten nebst Gewächshäusern in Schwäbisch Gmünd-Wetzgau ist das Herz des Unternehmens: Auf 23 Hektar wachsen mehr als 260 verschiedene Pflanzen­arten, von denen 180 vorwiegend für die Herstellung von Arzneimitteln eingesetzt werden.

  • Einblick in die Naturkosmetikproduktion: In Schwäbisch Gmünd werden vor allem Produkte für die Gesichtspflege sowie Körperöle und Diätetika hergestellt.

  • Familie groß geschrieben: Für jedes neugeborene Kind der Mitarbeiter pflanzt das Unternehmen eine Birke. Zudem unterhält das Unternehmen am Standort Schwäbisch Gmünd eine betriebseigene Waldorf-Kindertagesstätte.

  • Der Heilpflanzengarten wird nach den Richtlinien des biologisch-dynamischen Anbaus bewirtschaftet und besitzt eine Zertifizierung des Bio-Siegels Demeter.

  • Einblick in die Naturkosmetikproduktion: In Schwäbisch Gmünd werden vor allem Produkte für die Gesichtspflege sowie Körperöle und Diätetika hergestellt.

  • Alfons Maier (li.), 47 Jahre, Leitung Organisations- und Informationsmanagement bei der Weleda AG Vladimir Filev (36), Enterprise Architect

Als kleiner pharmazeutischer Laborbetrieb im Jahre 1921 gegründet, zählt die Weleda AG heute zu den führenden Herstellern von ganzheitlichen Naturkosmetikprodukten und Arzneimitteln für die anthroposophische Therapierichtung. Im Mittelpunkt stehen dabei der Erhalt, die Förderung sowie die Wiederherstellung der Gesundheit.

Das in den vergangenen Jahren starke Wachstum des Mittelständlers begleitete die IT zunächst als reine Leistungsabteilung. „Uns wurden Aufgaben zugewiesen, die wir umgesetzt haben“, blickt Alfons Maier, Leitung Organisations- und Informationsmanagement, zurück. „Mittlerweile agiert unser Team jedoch mit den Fachbereichen als Partner auf Augenhöhe“. In diesem Sinne wartet man mit kreativen Ideen auf, die die Digitalisierung des Unternehmens weiter vorantreiben. Dabei wurde zuletzt ein „Social Intranet“ auf Basis von Microsoft Sharepoint und Yammer eingeführt, das nicht nur die interne Kommunikation und Zusammenarbeit verbessert, sondern auch die Anbindung externer Lieferanten und Partner zulässt.

Im Gespräch mit IT-MITTELSTAND skizzieren Alfons Maier und Vladimir Filev, Enterprise Architect, einzelne Projektschritte und geben einen generellen Einblick in die IT-Prozesse des Arzneimittel- und Naturkosmetikspezialisten.

ITM: Herr Maier, wie ist Weleda IT-seitig organisiert?
Alfons Maier:
Unsere Unternehmens-IT steuert nicht allein klassische Aufgaben wie die Betreuung von Infrastrukturen oder Anwendungsentwicklung, sondern leistet deutlich mehr: So fokussiert sich ein Bereich allein auf Organisations- und Projektaufgaben, während sich ein weiterer – unter Federführung von Herrn Filev – um alles kümmert, was mit „Enterprise Architecture“ zu tun hat. Hierbei geht es insbesondere um die Zusammenführung von fachlichen und technologischen Prozessen.

In einem dritten Bereich ist die klassische IT angesiedelt, zu deren Aufgaben die Anwendungsentwicklung, Systemtechnik, Service und Helpdesk zählen. Schließlich gibt es Mitarbeiter, die sich allein mit Governance-Themen beschäftigen. Sie kümmern sich darum, dass gesetzliche und firmeninterne Rahmenbedingungen etwa im Change- oder Rechtemanagement eingehalten werden. Auf diese Weise besitzen wir rechtskonforme Prozesse und sind für Audits seitens der Wirtschaftsprüfer bestens vorbereitet.

ITM: Was macht die Herstellung und den Handel mit Arzneimitteln und Kosmetika so komplex?
Maier:
Da wir uns auf internationalem Parkett bewegen, müssen wir den Gesetzen und Regularien einzelner Länder entsprechen. So sind beispielsweise die regulatorischen Vorgaben der US-amerikanischen Food and Drug Association (FDA) sehr streng. In diesem Zusammenhang geht es um Richtlinien zur Validierung von Produktionsprozessen oder Rückverfolgbarkeit sämtlicher Chargen.

ITM: Über welche Kanäle werden die Produkte vertrieben?
Maier:
In der Regel über Drogeriemärkte, dazu zählen im deutschsprachigen Markt z.B. dm-Drogeriemarkt, Rossmann, Müller oder Budnikowsky, außerdem Apotheken sowie viele kleine inhabergeführte Fachgeschäfte und Reformhäuser. Nicht zuletzt findet man unsere Produkte in Bio-Supermärkten wie Alnatura oder Temma vor.

ITM: Welche Prozesse müssen die eingesetzten Software-Systeme abbilden können?
Vladimir Filev:
Kritisch sind für uns sämtliche Prozesse des Enterprise Resource Planning (ERP). Daher steuern wir mit unserem auf Microsoft Dynamics AX basierenden ERP-System die Produktion, die Logistik, den Vertrieb, den Einkauf, das Qualitätsmanagement sowie die Finanzen. Generell spielen alle ERP-Komponenten, die für einen reibungslosen Warenfluss sorgen, die wichtigste Rolle.

ITM: Inwiefern sind Sie bei der ERP-Nutzung im Standard geblieben?
Filev:
In der Regel nutzen wir auf unsere Bedürfnisse hin angepasste Standardpakete, wobei wir bewusst einen Best-of-Breed-Ansatz verfolgen. So haben wir neben Dynamics AX auch andere Systeme wie z. B. ein SAP-System und Software von Aurea für das Customer Relationship Management (CRM) im Einsatz.

ITM: Wie sehen die erwähnten Anpassungen aus?
Maier:
Alles in allem wollen wir das Customizing stets in Grenzen halten. Allerdings gibt es spezielle branchenspezifische Prozesse, die unserem Qualitätsanspruch geschuldet sind und die wir IT-seitig entsprechend individuell abbilden müssen.

Filev: Verzichtet man auf umfängliche Anpassungen, fällt der Umstieg auf aktuelle Release-Stände deutlich leichter. Dies wird immer wichtiger, da sich die Release-Zyklen zuletzt zunehmend verkürzt haben.

"Alles in allem wollen wir das Customizing stets in Grenzen halten."


ITM: Gibt es Beispiele?
Maier:
Bei unserem ERP-System war es früher gang und gäbe, alle drei Jahre ein großes Haupt-Release zu veröffentlichen. Inzwischen beträgt dieser Zeitabstand maximal zwölf Monate. Mit der für 2016 angekündigten neuen Microsoft Office Roadmap geht der Hersteller noch einen Schritt weiter und verkürzt die Zyklen abermals. Damit will man die Kunden kontinuierlich mit Systemverbesserungen versorgen und unter dem Stichwort „Continuous Deployment“ alle 90 Tage neue Versionen herausbringen, etwa um auftretende Bugfixes zügig ausmerzen zu können.

ITM: Wie würden Sie Ihre IT-Strategie beschreiben – zählt Weleda zu den Vorreitern oder agiert man eher konservativ?
Maier:
Wir entwickeln uns immer mehr zu einem „Fast Follower“. Sicherlich gab es in der Vergangenheit ­Phasen ohne größere IT-Aktivitäten, mittlerweile ­verfolgen wir die technologischen Entwicklungen jedoch sehr genau und sehen unsere IT auf der Höhe der Zeit. Dabei sind uns insbesondere Themen wie Flexibilität, Agilität und effiziente Zusammenarbeit sehr wichtig.

ITM: Apropos Zusammenarbeit – um diese zu verbessern, haben Sie vergangenes Jahr ein neues Unternehmens­portal etabliert. Was steckt dahinter?
Filev:
Wir haben ein „Social Intranet“ mit Employee-Self-Services eingeführt und uns damit bewusst gegen ein klassisches Intranet, das Informationen allein passiv zur Verfügung stellt, entschieden.

ITM: Was war ausschlaggebend für die Einführung?
Filev:
Zuvor hatten wir keine vergleichbare Lösung im Einsatz, vielmehr haben wir uns mit File-Servern beholfen. Außerdem sollte das neue Portal von Anfang an auch den internationalen Austausch verbessern.

ITM: Wie gestaltet sich die Länderorganisation?
Maier:
Der Hauptsitz der Weleda AG befindet sich im schweizerischen Arlesheim, wobei die deutschen und eidgenössischen Standorte von unserer IT-Abteilung in Schwäbisch Gmünd aus betreut werden. Für alle anderen Gesellschaften – bei denen es sich überwiegend um kleinere Vertriebsgesellschaften handelt – betreiben wir nur wenige zentrale Anwendungen. Vielmehr agieren deren IT-Abteilungen autark und suchen sich eigene ­IT-Systeme und Dienstleister aus. Das neue Intranet hingegen war von Anfang an zentral ausgelegt. Es sollte von allen Niederlassungen, ­Produktionsstandorten und Mitarbeitern genutzt werden, weshalb die Lösung zentral von Schwäbisch Gmünd aus gesteuert wird.

ITM: Welche Abteilungen trieben das Projekt voran?
Filev:
Der Anstoß kam von Seiten verschiedener Fachbereiche – insbesondere von der IT-Abteilung und von Corporate Communications. Anschließend haben wir uns verschiedene Portallösungen angesehen und geprüft. Die Entscheidung fiel schließlich auf Microsoft Sharepoint, da die Software unsere Anforderungen an ein Intranet am besten abbilden konnte.

ITM: Von welchem Projektzeitrahmen sprechen wir?
Filev:
Die Konzeptionsphase startete 2014, dauerte rund ein Jahr und mündete in der Portaleinführung. Dabei erfolgte der Projektstart Anfang Mai 2015, im vergangenen November ging das Portal live.

ITM: Inwieweit gab es im Unternehmen bereits Erfahrungen mit Sharepoint?
Maier:
Das Know-how war bereits vorhanden, da wir das System seit einiger Zeit u.a. für unser Dokumenten-Management nutzen.

ITM: Konnten Sie dann einfach die Funktionalitäten des vorhandenen Systems ausbauen?
Maier:
Dies war nicht möglich, da die bislang eingesetzte Version aus dem Jahr 2007 stammte, sodass so oder so ein umfänglicher Release-Wechsel anstand.

Filev: Außerdem müssen wir aus Compliance- bzw. Validierungsgründen alle von uns genutzten Sharepoint-Plattformen strikt voneinander trennen, um etwa die Vorgaben hinsichtlich sicherer Zugriffsrechte umsetzen zu können. Von daher basiert nur das neue Mitarbeiterportal auf Office 365, inklusive Sharepoint Online und dem sozialen Firmennetzwerk Yammer. Das Portal, das wir u.a. für das Dokumenten-Management nutzen, wird nach wie vor auf einem eigenen Server betrieben.

ITM: Bei der Nutzung von Office 365 handelt es sich um die Private-Cloud-Variante – gab es keinerlei Bedenken bezüglich Datenschutz oder Sicherheit?
Maier:
Entsprechend unserer IT-Strategie entscheiden wir von Fall zu Fall, ob eine private Cloud oder On-Premise besser für unsere Zwecke geeignet ist. Da wir das neue Portal international ausrichten wollten, war die Private-Cloud-Variante die bessere Wahl.

In diesem Zusammenhang lagern wir unkritische Aufgaben, die sich standardisiert verwalten lassen, bewusst an externe Dienstleister aus. So betreiben wir selbst kein eigenes Rechenzentrum, sondern lassen unsere IT-Systeme innerhalb einer privaten Cloud von einem externen Dienstleister hosten.

ITM: Welche Funktionen des neuen Portals liegen Ihnen besonders am Herzen?
Filev:
Wir konzentrieren uns auf Kommunikation und Zusammenarbeit. Zudem legen wir großes Augenmerk auf soziale Vernetzung, sodass sich die Mitarbeiter über das Portal selbstständig austauschen und gegenseitig helfen können. Daneben haben wir das Intranet durchgängig in unsere Mobilstrategie integriert und mit responsivem Design versehen, so dass die Mitarbeiter von jedem mobilen Endgerät aus darauf zugreifen können.

Maier: Generell geht es uns sowohl um das schnelle Auffinden benötigter Inhalte als auch um eine effizientere Projektsteuerung mittels Document Sharing. Nicht zuletzt können die Mitarbeiter mittels Employee-Self-Services beispielsweise ihre Urlaubstage selbst beantragen.

ITM: Wie findet man relevante Informationen?
Filev:
Über die semantische Suche hinaus nutzen wir das Microsoft-Tool „Delve“. Dieses ermittelt für jeden Mitarbeiter individuell zugeschnittene Dokumente und Informationen. Hierbei melden sich die Mitarbeiter mit ihrem Account an und bekommen automatisch die Unternehmensinhalte bzw. Dateien vorgeschlagen, die sie auf Basis ihrer Nutzerhistorie interessieren könnten. Das System ist lernfähig, weshalb man in diesem Zusammenhang auch von sogenanntem „Machine Learning“ spricht.

Maier: Über intelligente Suchfunktionen hinaus war uns insbesondere die soziale Vernetzung der Mitarbeiter wichtig. Denn der Erfolg mittelständischer Unternehmen hängt zunehmend davon ab, wie schnell sie sich auf veränderte Situationen einstellen können. Dies funktioniert jedoch nur, wenn Menschen schnell und effektiv miteinander arbeiten können – über Firmen- und Ländergrenzen hinweg. Mittels des sozialen Netzwerks im Intranet fördern wir den Dialog unter Kollegen und sorgen dafür, dass sie schnell Rückmeldungen auf ihre Anfragen, Vorschläge und Kommentare erhalten.

"Denn der Erfolg mittelständischer Unternehmen hängt zunehmend davon ab, wie schnell sie sich auf veränderte Situationen einstellen können."

ITM: Wie fällt die Resonanz der Mitarbeiter aus?
Maier:
Sehr gut, denn die Inbetriebnahme des Portals ging reibungslos vonstatten. Wir sind bislang mehr als zufrieden mit der Akzeptanz und dem Nutzerverhalten.

Filev: Dabei galt auch im Rahmen der Einführung das Motto „Kommunikation ist Trumpf“: Die Abstimmung im Projektteam, welches sich aus Weleda-Kollegen, Mitarbeitern unseres Microsoft-Partners Experts Inside sowie der Intranet-Agentur Hirschtec zusammensetzte, lief reibungslos. Dabei nutzten wir bereits seit Beginn der Projektarbeit Yammer, um mit internen und externen Parteien flüssig kommunizieren zu können.

ITM: Demnach haben Sie bereits vor der eigentlichen Inbetriebnahme des Intranets mit dem sozialen Tool gearbeitet?
Filev:
Genau, und dies nicht nur im Projektteam, sondern sogar schon unternehmensweit. So haben wir letzten Sommer die Planungen für das gemeinsam mit allen europäischen Kollegen veranstaltete Mitarbeiterfest über Yammer abgewickelt. Im Projektverlauf kamen dabei erste Fragen rund um Datenschutz und Mitarbeiterakzeptanz auf, deren frühzeitige Beantwortung uns bei der anschließenden Intranet-Einführung in die Karten spielte. So konnten wir u.a. folgende Aspekte klären:

  • Inwieweit dürfen sich die Mitarbeiter Zeit für die Nutzung des sozialen Netzwerks nehmen?
  • Welche Inhalte dürfen sie veröffentlichen?
  • Worüber dürfen sie offen kommunizieren?
  • Wie gehen wir mit Cyber-Mobbing um?


Maier: Gemäß unserer Erfahrungen erlauben wir heute sowohl die geschäftliche als auch private Nutzung des Portals. Mit dieser Vorgehensweise konnten wir einerseits den Teamgeist und andererseits die Identifikation der Mitarbeiter mit Weleda stärken. Nicht zuletzt wollten wir vor der eigentlichen Portaleinführung mit dem Yammer-Projekt auch Ängste vor neuen Technologien nehmen.

ITM: Gibt es weitere Vorteile?
Maier:
Wir beabsichtigten überdies, mit dem Intranet der Bildung einer Schatten-IT zuvorzukommen und zu verhindern, dass sich Mitarbeiter über Web-Plattformen wie Whatsapp, Dropbox oder Facebook austauschen. Speziell dafür haben wir nun einen geschützten firmeninternen Bereich etabliert.

Nicht zuletzt wollen wir mit dem Intranet eine „Kaffeeküchenkultur“ fördern und zum Austausch anregen. Dennoch sind sich unsere Mitarbeiter bewusst, dass sie sich in einem Unternehmensnetzwerk bewegen, in dem peinliche Partybilder besser nicht veröffentlicht werden. Will heißen, im Arbeitsalltag nutzen die Mitarbeiter das Portal nur begrenzt für private Zwecke.

ITM: Wer greift auf das Portal zu?
Maier:
Alle Mitarbeiter können darauf zugreifen, selbst diejenigen, die über keinen eigenen PC-Arbeitsplatz verfügen. Sie können das Portal über spezielle Terminals nutzen, die wir beispielsweise in der Produktion und in den Heilpflanzengärten aufgestellt haben.

"Es war uns wichtig, dass die Nutzungsrichtlinien zum einen sehr kurz und zum anderen sehr verständlich gehalten sind."


ITM: Welche Regeln wurden den Mitarbeitern für die Nutzung des sozialen Netzwerkes mit auf den Weg gegeben?
Filev:
Es war uns wichtig, dass die Nutzungsrichtlinien zum einen sehr kurz und zum anderen sehr verständlich gehalten sind, da sie ansonsten kaum ein Nutzer lesen würde. Vor diesem Hintergrund haben wir uns bewusst gegen juristische Formulierungen entschieden, was auch bei unserem Betriebsrat ankam. Dieser wurde seit Projektbeginn und insbesondere bei der Konzeptionsphase von Intranet und sozialem Netzwerk sehr stark eingebunden.

ITM: Um welche Richtlinien geht es konkret?
Filev:
Wir haben Ratschläge für die Zusammenarbeit über das neue Portal gegeben. So sollen die Mitarbeiter sachlich bleiben und sich eher kurz fassen. Wichtig ist zudem die Vertraulichkeit nach dem Motto: „Was in unserem Netz geschieht, bleibt in unserem Netz.“ In diesem Zusammenhang haben wir vorgegeben, dass keinerlei vertrauliche Informationen im Portal gepostet werden dürfen.

Maier: Insbesondere für unsere Personalabteilung war es wichtig, das Thema „Mobbing“ anzureißen. Deshalb bitten wir unsere Mitarbeiter generell, eine respektvolle Kommunikation zu wahren und sich bei ersten Anzeichen von Cyber-Mobbing an die Personal- oder Betriebsratskollegen zu wenden.

ITM: Welche geldwerten Vorteile versprechen Sie sich von der neuen Plattform?
Maier:
Der betriebswirtschaftliche Wert von Mitarbeiterportalen lässt sich nur schwerlich bestimmen. Bedenkt man allerdings, dass kaufmännische Mitarbeiter rund 20 bis 25 Prozent ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen von Informationen beschäftigt sind, wird klar, welche Vorteile das schnellere Auffinden benötigter Inhalte mit sich bringen kann. Von daher steigern wir mit dem Portal langfristig sicherlich die Produktivität unserer Mitarbeiter.

ITM: Werden konkrete Workflows abgebildet?
Maier:
Es gibt das bereits erwähnte Abwesenheitsmanagement, in dessen Rahmen die Mitarbeiter ihre Urlaubstage eigenständig planen. Zudem wollen wir künftig einen Teamkalender sowie die Entgeltnachweise über das Portal bereitstellen. Denkbar wäre es, dort das gesamte Backoffice abzubilden.

ITM: Ein Blick in die Zukunft: Welche IT-Projekte stehen bei Ihnen über das Portal hinaus in nächster Zeit an?
Maier:
Wir beschäftigen uns derzeit intensiv mit Office 365 und sämtlichen darin enthaltenen Bausteinen. So möchten wir im Office-Umfeld auf Cloud-Komponenten setzen, um die Zusammenarbeit weiter zu verbessern und die Mobilität zu stärken.
 
Filev: Darüber hinaus streben wir nicht nur die Vernetzung innerhalb der Weleda-Standorte an, sondern auch mit externen Partnern – wie IT-Dienstleistern, Lieferanten und Handelspartnern. Diese benötigen für den Zugriff auf unser Netzwerk allein einen Webbrowser.

ITM: Mit wie vielen Lieferanten arbeiten Sie in der Produktion zusammen?
Maier:
Dies schwankt hinsichtlich der zu verarbeitenden Rohstoffe. Momentan benötigen wir mehrere hundert Rohstoffe, sodass wir mit entsprechend vielen Lieferanten zusammenarbeiten. Dabei kommen etwa das ätherische Rosenöl u.a. aus der Türkei und der Sanddorn aus Italien. Da unser Bedarf als auch die Erntevolumina – z.B. durch Missernten – schwanken können, ist es wichtig, für kritische Rohstoffe mehrere Lieferanten zu haben.

"Selbst in unseren Gärten laufen sämtliche Planungen über Software-Programme ab."


ITM: Stellen die Heilpflanzengärten eine IT-freie Zone dar?
Maier:
Nein, denn selbst in unseren Gärten laufen sämtliche Planungen über Software-Programme ab. So werden über das ERP-System die Bedarfe für das nächste Jahr errechnet und im Zuge dessen festgestellt, welche Flächen für welche Pflanzenrohstoffe benötigt werden. Auf unseren Anbauflächen in Schwäbisch Gmünd, die vollständig auf biologisch-dynamischer Landwirtschaft basieren, können wir jährlich rund 180 Pflanzensorten ernten. Das damit verbundene Management lässt sich längst nicht mehr mit Notizbüchern abdecken.

ITM: Wie kann man sich solche Planungen vorstellen?
Filev:
Die Herausforderung für unsere Gärtner besteht darin, dass sie in der Regel zwei Jahre im Voraus planen müssen. Denn im kommenden Jahr müssen die Pflanzen für die Produktion im darauffolgenden Jahr angebaut werden.

ITM: Gibt es weitere Zukunftspläne?
Maier:
Aktuell beschäftigen wir uns mit sämtlichen Aspekten rund um Multi- bzw. Omni-Channel. Beispielsweise soll die direkte Kundenkommunikation via Facebook oder Twitter gestärkt werden, indem wir alle Kundeninformationen zentral vorhalten. Auf diese Weise können Mitarbeiter aus dem Kundenservice auf einen Blick sehen, über welchen Kanal die Kunden zuletzt kommuniziert haben und worum es dabei ging. 

Die Weleda AG
Im Jahr 1921 begann Weleda als pharmazeutischer Laborbetrieb mit eigenem Heilpflanzengarten. Heute zählt man zu den weltweit führenden Herstellern von ganzheitlichen Naturkosmetikprodukten und Arzneimitteln für die anthroposophische Therapierichtung. Aufgabe des Unternehmens: die Gesundheit des Menschen zu erhalten, zu fördern und wiederherzustellen.
Das aktuelle Sortiment enthält über 100 Naturkosmetikprodukte und Diätetika. Außerdem produziert der mittelständische Betrieb 1.100 Fertigarzneimittel. Zur Selbstmedikation – für Anwendungsgebiete wie Erkältung, Stress und Erschöpfung, Auge und Haut – gibt es über 90 Arzneimittel. Dabei stellt das Traditionsunternehmen hohe Qualitätsanforderungen an die Herstellungskette, angefangen bei der Rohstoffqualität. Die Rohstoffe kommen überwiegend aus biologisch-dynamischen Anbauprojekten wie dem firmeneigenen Heilpflanzengarten, aus kontrolliert biologischem Anbau oder zertifizierten Wildsammlungen.
Mitarbeiter: weltweit ca. 2.000, in Deutschland rund 770 Mitarbeiter
Produktionsstandorte: in Schwäbisch Gmünd, in der Schweiz und in Frankreich
Umsatz: 364,3 Mio. Euro (Geschäftsjahr 2014)

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