25.04.2017 Otte BHKW Technik GmbH macht Schluss mit Zettelwirtschaft

Mittelständler vereinfacht papierbasierte Workflows

Von: Nils Dietrich

Flexible Software-Lösungen können bislang papierbasierte Workflows deutlich vereinfachen, wie das Beispiel der Otte BHKW Technik GmbH zeigt.

  • Stefan Otte, Geschäftsführer der Otte BHKW Technik GmbH, hat über die Projektverwaltung des ERP-Systems für jede Anlage eine Art digitale Akte vorliegen.

    Stefan Otte, Geschäftsführer der Otte BHKW Technik GmbH, hat über die Projektverwaltung des ERP-Systems für jede Anlage eine Art digitale Akte vorliegen.

  • Die Monteure des Unternehmens installieren und warten Blockheizkraftwerke, beispielsweise in Wohnhäusern und Klärwerken.

    Die Monteure des Unternehmens installieren und warten Blockheizkraftwerke, beispielsweise in Wohnhäusern und Klärwerken.

Stefan Otte kann sich noch an die alten Zeiten erinnern. Wenn er und seine Mitarbeiter im Außendienst unterwegs waren, bedeutete das vor allem eins: Papierkram. Die Monteure der Otte BHKW Technik GmbH installieren und warten Blockheizkraftwerke, beispielsweise in Wohnhäusern und Klärwerken. Speziell die Wartungseinsätze waren in der Vergangenheit mit hohem Nachbereitungsaufwand verknüpft: Die getätigten Arbeiten, verbaute Ersatzteile, Arbeitszeit und Zählerstände müssen schließlich dokumentiert, einzelne Wartungslisten abgearbeitet werden. Noch anspruchsvoller war die Aufgabenstellung bei komplexen Aufträgen, wo gar vier oder fünf Arbeitszettel miteinander verrechnet werden mussten.

Die Unterlagen reichten die Mitarbeiter dann in der Zentrale ein, wo sie abgetippt wurde. „Dieser Workflow war aufwendig, fehleranfällig und verzögerte die Prozesse enorm“, erinnert sich Otte. Bis eine Rechnung gestellt werden konnte, vergingen Tage, wenn nicht gar Wochen, in denen der Unternehmer nicht nur auf das Geld warten musste, sondern auch keinerlei Aussagen über die Wirtschaftlichkeit der einzelnen Projekte treffen konnte – und das bei mehr als 1.200 Wartungseinsätzen im Jahr.

Alle Projekte immer im Blick

Für Otte stand irgendwann fest, dass es so nicht weitergehen konnte. Inzwischen sind sämtliche Techniker mit Convertibles ausgestattet, die sie nicht nur für die eigentliche Arbeit an den Anlagen, sondern auch für die Erfassung von Aufträgen nutzen. „Wir erstellen die Arbeitszettel nun hier im Büro und schicken sie dem Monteur zu – egal, wo der sich gerade befindet“, erklärt Otte.

Der Mitarbeiter vor Ort trägt dann sämtliche Einsatzdaten in das digitale Formular ein: Arbeitszeit, Fahrtkosten sowie das verbrauchte Material, wofür entsprechende Artikellisten im System zur Verfügung stehen. Hinzu kommen Messwerte wie Betriebsstunden oder die Laufzeiten von bestimmten Bauteilen. „Wichtig sind zudem die Wartungs- und Checklisten, die als PDF-Formular mit dem Auftrag verbunden sind und vom Service-Techniker am Rechner ausgefüllt werden“, sagt Otte.Auch könne der Monteur vor Ort in den Bestandsdaten nachschlagen, wenn er beispielsweise Fragen zu den Arbeiten habe, die in der Vergangenheit an der betreffenden Anlage durchgeführt wurden.

Ist der Auftrag erledigt, unterschreibt der Kunde auf dem Touchscreen. Dann ist der Arbeitszettel mit einem Schreibschutz versehen, Änderungen können nicht mehr vorgenommen werden. „Teilweise ist der Monteur noch gar nicht zurück in der Zentrale, da ist die Rechnung schon fertig“, erklärt der Chef.

Otte BHKW Technik
Gründung: 1996
Leistungsportfolio: Wartung und
Reparatur von Blockheizkraftwerken
Mitarbeiter: 15
Standort: Aichtal bei Stuttgart
www.otte-energietechnik.de

Zusätzlich wählbare Komponente

Otte beschränkt den EDV-Einsatz aber nicht nur auf die Erfassung der Auftragsdaten. Das Tool namens „Mobiler Service“ ist eine zusätzlich wählbare Komponente aus der modular aufgebauten Anwendung Mosaik von Moser Software. So hat Otte über die Projektverwaltung des ERP-Systems für jede Anlage eine Art digitale Akte vorliegen, die den gesamten „Lebenszyklus“ abgedeckt: „Das fängt bei uns mit dem Angebot und der Auftragsbestätigung an und hört bei unseren nachgelagerten Dienstleistungen auf“, erläutert Otte, der vom PC in seinem Büro sämtliche Buchungen tagesaktuell einsehen kann.

Papier ist im Handwerk immer noch weit verbreitet – mit den bekannten Nachteilen. Doch die Digitalisierung macht auch hier nicht halt.

Zugleich kann er ein Projekt über eine beliebige Zeitspanne betrachten – egal, ob zehn Tage oder zehn Jahre. „Ein weiterer Vorteil ist die Nachkalkulation unserer Vollwartungsverträge, bei denen der Kunde pro Betriebsstunde eine feste Gebühr zahlt – unabhängig davon, wie häufig wir vor Ort sein müssen. Hier habe ich stets eine fertige Auswertung vorliegen.“

Von der Nutzeroberfläche aus stößt Otte mit wenigen Klicks alle weiteren Schritte an, beispielsweise Auftragsbestätigungen, Anzahlungs- oder Schlussrechnungen. „Gerade die Angebotserstellung ist einfach, man kann viel mit Sets und Vorlagen arbeiten und selbst komplexe Angebote innerhalb von einer halben Stunde erstellen.“

Stück für Stück

Otte stellt nunmehr die IT seines Unternehmens Stück für Stück auf die Plattform von Moser um. Nach der Einführung der ERP-Software im Mai 2015 hat er in der Zwischenzeit auch das Modul „Service und Wartung“ eingekauft: „Damit können wir die Termine flexibel disponieren und tagesaktuell entscheiden, wer was macht.“ Zugleich hat man eine Übersicht darüber, welche Kapazitäten noch vorhanden sind.

Ein weiteres Beispiel ist das neue Modul „Bestellwesen/Logistik“: Otte löst über die ERP-Oberfläche Bestellungen für benötigte Komponenten aus, der Lagereingang wird später erfasst und bei Erstellung einer Rechnung wird das entsprechende Teil direkt ausgebucht. Über das CRM-Modul des Anbieters erfolgen demnächst auch Kontaktverwaltung, E-Mail-Archivierung und -Verkehr in Verbindung mit Microsoft Outlook.

Bildquelle: Otte BHKW Technik GmbH

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