27.04.2017 Output-Management-Branche

Mittelstand hat Druckkosten nicht im Blick

Von: Lea Sommerhäuser

Im Interview bemerkt Heino Deubner, CEO und Gründer von Printer4you.com, dass mittelständische Unternehmen ihre Druckkosten überhaupt nicht im Blick haben. Wenn die eingesetzten Geräte nicht zum tatsächlichen Druckvolumen passen, seien die laufenden Kosten schnell 50 oder gar 100 Prozent zu hoch.

Heino Deubner, Printer4you.com

„Kostenersparnis und Services sind die Hauptentscheidungskriterien für MPS, der Umweltgedanke spielt eher eine untergeordnete Rolle“, so Heino Deubner von Printer4you.com.

ITM: Herr Deubner, welche sind die druckintensivsten Branchen in Deutschland bzw. in welchen Unternehmen wird am meisten gedruckt?
Heino Deubner:
Banken und Versicherungen drucken mit Abstand am meisten in Deutschland, was in den Vorschriften und Regularien für Banken und Versicherungen begründet liegt. Man darf aber hier die kleinen und mittleren Unternehmen Deutschlands nicht außer Acht lassen. In kleinen Unternehmen, z.B. im Handwerk, wird relativ gesehen ebenso viel gedruckt und kopiert, was dann insgesamt dem Mittelstand ein hohes Druckvolumen beimisst.

ITM: Inwieweit haben mittelständische Unternehmen ihre eigenen Druckkosten im Blick?
Deubner:
Gar nicht! Im Mittelstand werden Kostengruppen sehr grob gebucht, meist so, wie es der Steuerberater vorgibt. Demzufolge sind themenbezogene Auswertungen im Mittelstand nicht möglich. Dort setzen wir beispielsweise auch an und bieten hierzu kostenlos ein Online-Management. Unternehmen können sich von der Website eine Client-Software herunterladen, im Netzwerk installieren und von da an werden die Kosten der im Netzwerk befindlichen Drucker transparent gemacht. So haben Unternehmen eine permanente Auswertung und können Kosten direkt zuordnen.

ITM: Was sind in einem Unternehmen (die ersten) Indizien für eine ineffiziente Druckinfrastruktur?
Deubner:
Für eine ineffiziente Druckinfrastruktur gibt es diverse Indizien. Eines der häufigsten Probleme in der Praxis sind leere Toner und Druckerpatronen – diese führen in Unternehmen häufig zu Ausfallszeiten der Geräte. Desweiteren muss man hier sicherlich auch die Wahl der Geräte nennen. Wenn das Gerät nicht zum tatsächlichen Druckvolumen passt, sind die laufenden Kosten schnell 50 oder gar 100 Prozent zu hoch oder die Geräte weisen häufige Defekte auf. Natürlich gibt es viele weitere Indizien, wie die Sicherheit der Geräte und Ausdrucke, fehlende Regeln für Drucke und vieles mehr.

ITM: Welche Rolle spielen an dieser Stelle Managed Print Services (MPS)? Was können sie leisten?
Deubner:
Managed Print Services sorgen u.a. dafür, dass zum richtigen Zeitpunkt an den richtigen Ort das richtige Verbrauchsmaterial (Tinte, Toner, Trommel usw.) geliefert wird. So erspart man sich zwei Dinge: zum einen den Stillstand, weil kein neues Verbrauchsmaterial vorhanden ist, und zum anderen eine Kapitalbindung, weil man sich ein Lager anschafft, um stets Verbrauchsmaterial bereitzuhalten. Mit MPS kommen Lösungen zum Einsatz, die automatisiert Bestellprozesse auslösen, wenn bei einem Drucker der Füllstand von Tinten oder Tonern unter einen individuell bestimmbaren Schwellwert rutscht. So wird immer nur dann etwas geliefert, wenn es tatsächlich gebraucht wird. Innerhalb von MPS-Verträgen sind die Preise für Verbrauchsmaterialien meistens stark rabattiert, sodass man schon allein deswegen Kosten spart. MPS bedeutet auch, dass man das richtige Druckermodell einsetzt, das auf technische Anforderungen und Druckkosten optimiert ist, was ebenso zu erheblichen Einsparungen führt. Hinzu kommen Service-Aspekte wie Reparaturen.

ITM: Inwieweit beschäftigt sich der deutsche Mittelstand bereits mit dem MPS-Thema?
Deubner:
Das hängt immer davon ab, wer das jeweilige Unternehmen oder den Unternehmer betreut. Im Mittelstand herrscht oftmals blindes Vertrauen dem „Computer-Händler“, also dem regionalen Fachhandel, gegenüber. Wenn dieser Fachhändler den MPS-Gedanken verfolgt, dann ist der Kunde gut beraten. Wenn das nicht der Fall sein sollte oder das Unternehmen einfach im Online-Handel einkauft, wo es mit Ausnahme von uns keinerlei Beratung und MPS-Angebote gibt, dann wird oftmals das falsche Druckermodell gekauft, mit dem man viel zu hohe Druckkosten hat. Leere Verbrauchsmaterialien werden mit großem manuellem Aufwand beschafft und wenn der Drucker mal defekt ist, geht die Sucherei nach dem richtigen Dienstleister los.

ITM: Was sind die Hauptentscheidungskriterien für MPS? Welche Rolle spielen hierbei Umweltaspekte?
Deubner:
Mittelstandskunden denken eher weniger an die Begrifflichkeit MPS bzw. entscheiden sich nicht bewusst für MPS. Man möchte verlässlich multifunktional drucken, kopieren und scannen. Natürlich möchte der Mittelstand sich wenig damit befassen müssen, es muss im Arbeitsalltag einfach funktionieren. Kostenersparnis und Services (Reparaturen vor Ort) sind die Hauptentscheidungskriterien für MPS, der Umweltgedanke spielt eher eine untergeordnete Rolle, was man schon allein daran erkennt, dass selten das Papier beidseitig (Duplex) gedruckt wird, was erheblich Papier sparen und die Umwelt drastisch entlasten würde.

ITM: Welche Herausforderungen und Stolpersteine gibt es bei der Einführung einer MPS-Lösung?
Deubner:
Der klassische und typische Mangel an der Veränderungsbereitschaft von Menschen. Wenn an einem Platz immer schon ein Laserdrucker stand, dann kommt da wieder einer hin, meist von der gleichen Marke. Wenn man immer schon beim Händler X Toner eingekauft hat, dann tut man das weiterhin. Die fehlende Transparenz über die tatsächlichen Druckkosten im Mittelstand führt zu mangelndem Bewusstsein über die Misere. Wenn dann das Bewusstsein geschaffen wurde und vorhanden ist, muss man die IT-Abteilung oder den IT-Dienstleister überzeugen, Software-Tools einzusetzen und dabei behilflich zu sein, Funktionen von multifunktionalen Systemen (MFP-Systemen) einzurichten und zu supporten. MFP-Systeme können z.B. E-Mails versenden und dabei den Scan als Dateianlage mitgeben. Wenn man dann auf das Unternehmensverzeichnis zugreifen möchte, muss die oftmals ausgelastete IT dabei behilflich sein.

ITM: Moderne Output-Devices, die in die IT-Netzwerke eines Unternehmens eingebunden sind, drucken, kopieren, faxen und senden bisweilen auch sehr sensible Informationen und vertrauliche Dokumente an interne und externe Empfänger. Wie sieht hier die Gefährdungslage hinsichtlich Datensicherheit aus?
Deubner:
Risiken einer Gefährdung sind hier zweifelsfrei vorhanden und Missbrauch auch an der Tagesordnung. Gerade deswegen sollten MPS-Dienstleister wichtige Partner des Mittelstands sein. Hier sind Erfahrungen und Know-how vorhanden, die technisch und organisatorisch dafür sorgen, dass Missbrauch nahezu ausgeschlossen wird. Wenn man ein MFP-System kauft, es ins Netzwerk einbindet und ohne weiteres nutzt, ist man teilweise einer nicht unerheblichen Gefahrenlage ausgesetzt.

ITM: Wie ernst wird das Thema „Datensicherheit“ tatsächlich im Umfeld von Output-Devices genommen?
Deubner:
Hersteller nehmen das Thema sehr ernst. Die Geräte an sich und Software-Tools bieten alle Möglichkeiten, die Daten zu schützen. Es gibt Geräte, die sich von selbst reparieren, wenn sie von außen angegriffen werden. Die IT insgesamt wird immer komplexer, man braucht also Know-how, um sich die vielen Möglichkeiten zu Nutze zu machen. Im Mittelstand wird das Thema „Datensicherheit“ aus unserer Erfahrung oftmals unterschätzt. Es scheitert manchmal schon allein daran, dass es keinen Verantwortlichen für die Datensicherheit gibt.

ITM: Remote- oder Vor-Ort-Unterstützung: Was ist dem Mittelstand lieber und warum?
Deubner:
Die Vor-Ort-Unterstützung ist immer noch der beliebteste Weg im Mittelstand. Menschen möchten einfach wissen, mit wem sie es zu tun haben.

ITM: Managed Print Services vs. Managed Document Services: Wo liegen die Abgrenzungen?
Deubner:
Managed Print Services stellen die Druckerinfrastruktur in den Vordergrund, Managed Document Services beschäftigen sich eher mit allen Prozessen rund um Unternehmensdokumente, von der Erstellung über die Verteilung und Archivierung bis hin zum Wiederfinden von Dokumenten.

ITM: Worauf sollten Mittelständler letztlich achten, wenn sie sich für einen MPS-Anbieter entscheiden?
Deubner:
Der MPS-Anbieter sollte erfahren sein, Expertise von deutlich mehr als nur einem Druckerhersteller vorweisen und den Mittelstand verstehen. Der Mittelstand verhandelt gern auf Augenhöhe mit seinen Dienstleistern und möchte nicht ein unpersönlicher Kunde in einem größeren Call-Center sein.

ITM: Ein Blick in die Zukunft: Welche Wandlungen wird es im Bereich „Output-Management“ in naher Zukunft geben?
Deubner:
Drucker bzw. MFP-Systeme werden von Kunden individuell mit Apps ausgestattet werden. So, wie man Apps auf seinem Smartphone problemlos selbst installieren und nutzen kann, wird das in naher Zukunft auch bei MFP-Systemen der Fall sein. Websites, die deutlich mehr bieten als normale Online-Shops, werden auf den Markt kommen. Wir werden hier sicherlich nicht allein bleiben.

Bildquelle: Printer4you.com

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