02.05.2017 Voreilige Entscheidungen bei Druckerkauf

Mittelstand vernachlässigt Druckkosten

Von: Lea Sommerhäuser

Gerade im Mittelstand scheinen die Druckkosten ein noch immer vernachlässigtes Thema zu sein. „Der Kauf neuer Hardware wird oftmals nach nur kurzer Recherche anhand des Gerätepreises entschieden“, erklärt Norbert Höpfner, Head of Printing Solutions der Samsung Electronics GmbH, im Interview. Mögliche Folgekosten scheinen nicht in ausreichender Form berücksichtigt zu werden.

Norbert Höpfner, Samsung

„Mit entsprechenden Gesamtkonzepten können Druckkosten transparent und kalkulierbar gemacht werden“, betont Norbert Höpfner von Samsung.

ITM: Herr Höpfner, welche sind die druckintensivsten Branchen in Deutschland bzw. in welchen Unternehmen wird am meisten gedruckt?
Norbert Höpfner:
Das lässt sich pauschal so nicht beantworten. Sicherlich haben Bereiche wie Banken, Versicherungen, aber auch Rechtsanwälte und Notare generell sehr starkes Druckaufkommen. Aber auch in anderen Branchen wird viel gedruckt, beispielsweise, wenn viele Rechnungen oder Kundeninformationen verschickt werden.

ITM: Inwieweit haben mittelständische Unternehmen ihre eigenen Druckkosten im Blick?
Höpfner:
Gerade im Mittelstand scheint dies ein noch immer vernachlässigtes Thema zu sein. Der Kauf neuer Hardware wird oftmals nach nur kurzer Recherche anhand des Gerätepreises entschieden – mögliche Folgekosten scheinen nicht in ausreichender Form berücksichtigt zu werden. Verbrauchsmaterial wird dabei häufig unter Büromaterial verbucht, so dass sich Druckkosten tatsächlich nur ungefähr ermitteln lassen. Doch gerade hier sollten Unternehmen sehr genau hinsehen, denn an dieser Stelle kann sich meist ein enormes Einsparungspotential verbergen. Mit entsprechenden Gesamtkonzepten können Druckkosten transparent und kalkulierbar gemacht werden.

ITM: Was sind in einem Unternehmen (die ersten) Indizien für eine ineffiziente Druckinfrastruktur?
Höpfner:
Da wäre in erster Linie eine heterogene, meist über Jahre durch unterschiedliche Zukäufe gewachsene Hardware-Infrastruktur. Daraus kann sich dann ein ineffizienter Kauf von Verbrauchsmaterial ergeben, da es für viele verschiedene Geräte an oft unterschiedlicher Stelle eingekauft werden muss. Zu viele Ausgabesysteme und eine nicht auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter und der Arbeitsabläufe ausgerichtete Gerätelandschaft können ebenfalls Anzeichen für eine ineffiziente Druckinfrastruktur sein. Stößt dann noch die Administration an die Grenzen ihrer Belastbarkeit, weil der Überblick zu Geräteauslastung und Folgekosten fehlt, besteht unserer Erfahrung nach Handlungsbedarf.

ITM: Welche Rolle spielen an dieser Stelle Managed Print Services (MPS)? Was können sie leisten?
Höpfner:
Umfassende, professionell und flexibel gestaltete MPS-Konzepte können Unternehmen hier stark entlasten und zudem Arbeitsprozesse optimieren. Eine konsolidierte Ausgabelandschaft auf neuestem technischen Stand kann zudem hocheffiziente Arbeitsabläufe schaffen, die an den individuellen Bedürfnissen eines Unternehmens ausgerichtet werden können. Durch eine möglichst optimale Geräteplatzierung können Mitarbeiter effizienter arbeiten und Druckkosten dabei meist gesenkt werden. Eine automatische Belieferung mit Verbrauchsmaterial kann außerdem dazu beitragen, die Administration zu entlasten. Zu guter Letzt sind die Seitenpreise bei einem MPS-Konzept exakt festgelegt, so dass Unternehmen die zu erwartenden Druckkosten auf Basis des prognostizierten Druckaufkommens im Voraus kalkulieren können.

ITM: Inwieweit beschäftigt sich der deutsche Mittelstand bereits mit dem MPS-Thema?
Höpfner:
Obwohl wir mittlerweile eine verstärkte Sensibilisierung für dieses Thema im Mittelstand feststellen können, gibt es immer noch zu viele Unternehmen, die sich damit überhaupt nicht beschäftigen oder dem Ganzen kritisch gegenüberstehen. Doch selbst für kleinere Unternehmen kann sich ein MPS-Vertrag sehr schnell rentieren.

ITM: Was sind die Hauptentscheidungskriterien für MPS? Welche Rolle spielen hierbei Umweltaspekte?
Höpfner:
Oftmals steht der Wunsch nach Kostensenkung im Vordergrund. Mindestens genauso wichtig können allerdings Kriterien wie moderne Technologien, die Integration professioneller Sicherheits-Tools, Zuverlässigkeit sowie die Konzeption möglichst effizienter Arbeitsabläufe sein. Als weiterer bedeutender Punkt kommt die Entlastung der internen IT-Abteilungen und der Verwaltung durch Prozessautomatisierungen und eliminierten Fehlzeiten hinzu. Der Wunsch nach besonders hoher Umwelt- und Gesundheitsverträglichkeit gewinnt immer mehr an Bedeutung.

ITM: Welche Herausforderungen und Stolpersteine gibt es bei der Einführung einer MPS-Lösung?
Höpfner:
Viele Unternehmen haben Bedenken, dass der betreuende Fachhändler Zugriff auf sicherheitsrelevante Daten bekommen könnte, obwohl dies exakt reguliert und beschränkt werden kann. Zudem arbeiten viele mittelständische Unternehmen oftmals mit kleineren Netzwerkdienstleistern für ihr Hausnetz zusammen, die keine MPS-Lösungen anbieten können. Hier gilt es, die Hürde zu überwinden und einen weiteren externen Spezialisten ergänzend mit ins Boot zu holen, der diese Leistungen professionell erbringen kann.

ITM: Moderne Output-Devices, die in die IT-Netzwerke eines Unternehmens eingebunden sind, drucken, kopieren, faxen und senden bisweilen auch sehr sensible Informationen und vertrauliche Dokumente an interne und externe Empfänger. Wie sieht hier die Gefährdungslage hinsichtlich Datensicherheit aus?
Höpfner:
Wie jeder PC, jedes Smartphone oder jedes andere IT-Gerät kann theoretisch auch jedes Input-/Ausgabesystem Opfer eines Hacker-Angriffs werden. Deshalb gilt natürlich auch für diese Systeme, dass sie entsprechend geschützt werden müssen. Dafür gibt es bei modernen MPS-Lösungen unterschiedliche Möglichkeiten, zu denen beispielsweise Lösungen zu Pull- oder Follow-Me-Printing gehören. Diese sorgen dafür, dass keine sensiblen Dokumente in den Ausgabefächern liegen bleiben. Auch ein hoher Schulungsstand von Mitarbeitern zum sensiblen Umgang mit gedruckten oder digitalisierten Informationen und Dokumenten kann hier die Sicherheitslage verbessern.

ITM: Wie ernst wird das Thema „Datensicherheit“ tatsächlich im Umfeld von Output-Devices genommen?
Höpfner:
Das Thema „Datensicherheit“ hat für die meisten Unternehmen heute schon eine große Bedeutung und wird in Zukunft noch wichtiger werden. Für uns hat die Sicherheit der Systeme oberste Priorität und alle Geräte unterstützen von Haus aus eine Vielzahl von Sicherheitsprotokollen. Systeme mit interner Festplatte sind standardmäßig bereits mit Tools zur Datenverschlüsselung, der geschützten Datenübertragung sowie weiteren Sicherheitsmerkmalen ausgestattet. In MPS-Konzepte können darüber hinaus viele weitere unterschiedliche professionelle Sicherheitslösungen für Pull-Printing, Authentifizierung und vieles andere integriert werden.

ITM: Remote- oder Vor-Ort-Unterstützung: Was ist dem Mittelstand lieber und warum?
Höpfner:
Dies hängt im jeweiligen Fall davon ab, welche Einstellung oder Philosophie in den einzelnen Unternehmen vorherrscht. Wer externen Dienstleistern keinen Zugang zu seinen Systemen über das Internet gewähren möchte, wird sich immer für eine Vor-Ort-Unterstützung entscheiden. Unternehmen, die schnell reagieren wollen, ermöglichen einen definierten und somit in der Regel begrenzten Zugang des Dienstleisters nach entsprechender Autorisierung auf die Ausgabesysteme im Haus. Bei einer Vielzahl von Störungen kann ein Service-Techniker ohne Vor-Ort-Einsatz Hilfestellung zur Behebung leisten.

ITM: Managed Print Services vs. Managed Document Services: Wo liegen die Abgrenzungen?
Höpfner:
Zwischen den beiden Begriffen gibt es keine wirkliche Abgrenzung, denn sie werden von den Anbietern unterschiedlich gebraucht. Für einige Hersteller bedeutet MPS die Bereitstellung der Hardware in einem Seitenpreiskonzept. Von MDS sprechen sie, wenn noch Lösungen zum Dokumenten-Management dazu kommen. Bei uns werden die Hardware, alle Lösungen und sonstigen Leistungen, die mit In- und Output-Management sowie der Effizienzsteigerung von Dokumenten- und Informationsprozessen zu tun haben, unter dem Begriff MPS zusammengefasst. Werden dann dabei noch weitere Produkte aus unserem Konzernportfolio mit eingebunden, sprechen wir von „Managed Information Services“ (M.I.S.). Für den Kunden sind die Begriffe als solche jedoch gar nicht so sehr von Bedeutung, schließlich kommt es letztendlich immer auf die Inhalte der Konzepte an.

ITM: Worauf sollten Mittelständler letztlich achten, wenn sie sich für einen MPS-Anbieter entscheiden?
Höpfner:
Der Anbieter muss in der Lage sein, Angebote zu machen, die zu den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens passen. Dies bedeutet in erster Linie, dass der Anbieter auch über das notwendige Portfolio an Systemen und Lösungen verfügen muss, damit alles aus einem Guss geliefert werden kann. Es sollte nichts „von der Stange“ kommen. Stattdessen sind vor allem auch kompetente Beratungsleistungen im Vorfeld gefragt, um die jeweiligen Bedürfnisse berücksichtigen zu können. Dazu sollte ein Netzwerk professioneller Partner vorhanden sein, die diese Leistungen kompetent erbringen können.

ITM: Ein Blick in die Zukunft: Welche Wandlungen wird es im Bereich „Output-Management“ in naher Zukunft geben?
Höpfner:
Ein tiefgreifender Wandel vollzieht sich im Bereich der Bedienung der verwendeten Systeme. Diese sollte so gestaltet sein, dass Mitarbeiter ohne großen Einarbeitungsaufwand möglichst einfach und in effizienter Weise damit umgehen können.

Bildquelle: Samsung

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