Monitoring hilft IT und Produktion von Feinkost Dittmann

Seit Anfang des 20. Jahrhunderts ist das mittelständische Familienunternehmen Feinkost Dittmann auf die Herstellung und den Handel von Delikatessen wie gefüllten Antipasti, Kapern und Oliven spezialisiert. Zudem agiert man als exklusiver Handelspartner in Deutschland und teilweise innerhalb der EU u.a. für russischen Tzar-Kaviar, hochwertige französische Öle, italienischen Balsamico-Essig oder Espresso-Bohnen aus Südtirol.

Rund 900 Mitarbeiter sorgen an mehreren nationalen wie internationalen Standorten in Griechenland, Spanien und der Türkei für frische Feinkostspezialitäten und regelmäßige Innovationen. Dabei bildet eine reibungslos funktionierende Unternehmens-IT das Rückgrat für sämtliche Prozesse im Einkauf und Lager, in der Produktion, der Logistik oder in den betriebswirtschaftlichen Fachabteilungen.

Um mögliche Schwachstellen in der IT-Landschaft frühzeitig ausmerzen zu können, arbeitet das Team rund um IT-Leiter Frank Hellwig und dem Servicedesk-Verantwortlichen Christopher Gäns seit 2008 mit der Monitoring-Software PRTG der Paessler AG aus Nürnberg. Im Gespräch mit IT-MITTELSTAND berichten beide über die Erfahrungen der letzten Jahre und darüber, wie sich auch klassische Produktionsabläufe mit dem Tool abbilden lassen.

ITM: Herr Hellwig, zu den bekanntesten Produkten Ihres ­Unternehmens zählen Oliven in unterschiedlichsten Variationen. ­Wo kommen die dafür verwendeten Früchte her?
Frank Hellwig: Wir beziehen unsere Oliven vorrangig aus Spanien, Griechenland und der Türkei, wo wir seit 2004 mit einer eigenen Tochterfirma in Burakcan unterwegs sind. In Griechenland arbeiten wir seit 1998 eng mit der Firma Almi S.A. zusammen, die für uns als Lohnabfüller verschiedene Antipasti liefert.
Generell überprüfen wir stets, inwieweit die Verarbeitung vor Ort sinnvoller ist als der Transport von Rohwaren an den deutschen Produktionsstandort. So werden unsere gegrillten Pfefferonen auf dem Feld frisch gepflückt, wandern anschließend direkt auf den Grill und werden dort unmittelbar geflämmt. Es wäre sehr umständlich und zeitintensiv, diese zuerst nach Deutschland zu transportieren, um sie hier weiterzubearbeiten.

ITM: Welche Vertriebswege schlagen Sie ein?
Hellwig: Unser Geschäftsfeld umfasst 50 Prozent Produkte aus eigener Herstellung und 50 Prozent reine Handelswaren. Als Abnehmer sämtlicher Spezialitäten fungieren Einzelhändler und Handelsketten wie Rewe, Aldi, Lidl oder Kaufland. Dabei beliefern wir mit unseren Logistikpartnern einzelne Supermärkte direkt, wobei die Lieferpalette über den zentralen Einkauf der jeweiligen Handelskette gesteuert wird. Daneben beliefern wir Bäckereien z.B. mit Oliven für Ciabatta-Brote. Nicht zuletzt betreiben wir einen eigenen Webshop, der sich an Endkunden richtet.

„Aufgrund unserer internationalen Ausrichtung besitzen wir konzernähnliche Strukturen.“ Christopher Gäns

ITM: Welche Aufgaben übernehmen Sie als IT-Leiter im Tagesgeschäft von Feinkost Dittmann?
Hellwig: Als IT-Verantwortlicher kümmere ich mich um sämtliche IT-Belange – sowohl für alle deutschen als auch ausländischen Standorte. In diesem Zusammenhang haben wir erst kürzlich unsere Ablauforganisation neu strukturiert. Seitdem ist die IT als eigenständige Abteilung einem übergeordneten Unternehmensbereich und dessen Bereichsleiter zugeordnet. Letzterer zeichnet parallel zur IT auch für das Controlling, Finanzen und Personal verantwortlich. Er ist mein direkter Ansprechpartner, wenn es darum geht, IT-Strategien und Budgets abzustimmen sowie größere IT-Projekte anzustoßen.

ITM: Herr Gäns, wie binden Sie die einzelnen Standorte an Ihre IT an?
Christopher Gäns: Aufgrund unserer internationalen Ausrichtung besitzen wir konzernähnliche Strukturen. Vor diesem Hintergrund betreuen wir die IT aller Niederlassungen und Tochterunternehmen zentral vom Standort in Taunusstein aus. Neben der IT sind dort auch Produktion, Logistik, Personalabteilung, Einkauf, Qualitätssicherung und die Finanzbuchhaltung angesiedelt.

Die Standorte in Heidesheim, Villmar, Diez und Taunusstein sowie die Tochterfirma in der Türkei sind über ein MPLS-Netzwerk (Multiprotocol Label Switching) miteinander verbunden. In der Türkei liegen teils lokale Applikationen vor, ansonsten stellen wir alle wesentlichen Applikationen zentral über eine Citrix Terminalserver-Umgebung bereit. Damit können wir notwendige Updates und Release-Wechsel zentral bereitstellen, sodass diese von allen PCs an allen Standorten gleichermaßen zugänglich sind. Lokal genutzte Applikationen werden standortübergreifend über SCCM (System Center Configuration Manager) ausgerollt.

ITM: Um wie viele PC-Arbeitsplätze handelt es sich?
Gäns: Rund 300, inklusive der Springer-Arbeitsplätze z.B. für Azubis und Praktikanten, die nicht durchgehend in Gebrauch sind. Hinsichtlich reiner Office-Arbeitsplätze zählen wir aktuell 220 User.

ITM: Mit welcher IT-Mannschaft betreuen Sie die Endnutzer?
Hellwig: Unsere IT-Abteilung umfasst neun feste Mitarbeiter und einen Auszubildenden, die wiederum in einem „IT-Run-“, einem „IT-Change-“ und einem „IT-Prozessmanagement und Stammdaten-Team“ organisiert sind. Dabei kümmert sich der User Helpdesk, als Teil des IT-Run-Teams, für den Herr Gäns verantwortlich ist und der überdies einen weiteren Mitarbeiter zählt, um den klassischen IT-Betrieb und die Betreuung der Mitarbeiter bei Problemen und Wünschen bezüglich der IT. Das Team hält sozusagen alles am Laufen, was für den reibungslosen Geschäftsbetrieb entscheidend ist.

Daneben kümmert sich das Change-Team um neue Themenfelder, z.B. in einem aktuellen Projekt um die Einführung einer Außendienst-App für das iPad inklusive Offline-Fähigkeit und Synchronisation mit unserem ERP-System. Hierbei tritt ein Mitarbeiter des Change-Teams stets als Projektleiter auf. Er ist dabei neben den klassischen Aufgaben eines Projektleiters natürlich noch für alle IT-Fachthemen zuständig. Von der Auswahl eines geeigneten Systems über das Testkonzept während eines POC bis zur Integration der Lösung in unser Gesamtsystem. Zudem ist er für die Mitarbeiterschulungen und Testphasen zuständig.

Das Team IT-Prozessmanagement kümmert sich um alle durch IT gestützten Prozesse insbesondere im Umfeld des ERP-Systems und der dort angeschlossenen Subsysteme. Herr Siller verantwortet dieses Team und berät gemeinsam mit mir die Fachabteilungen bei Prozessverbesserungen oder hinsichtlich der Anforderungen an das ERP-System.

ITM: Welche weiteren Aufgaben übernimmt das Change-Team?
Hellwig: Es betreut alle IT-Infrastrukturen und Themen zur IT-Sicherheit. Hier haben wir u.a. vor gut einem Jahr eine komplett neue Netzwerkumgebung aufgebaut und diese mit redundanten Switches, redundanten Glasfaserleitungen sowie einem 10-Gbit/s-Netzwerk im Rechenzentrum ausgestattet. Das Netzwerk wird durch eine Port-Security vor dem Einbringen unbekannter Geräte geschützt. Auch die Erneuerung des gesamten Storage-Systems wurde kürzlich abgeschlossen.

ITM: Inwieweit betreiben Sie Ihre IT selbst?
Hellwig: Wir betreiben unsere IT selbstständig in eigenen Serverräumen. Nichtsdestotrotz arbeiten wir mit externen IT-Dienstleistern zusammen und können uns auch vorstellen, künftig den einen oder anderen externen Cloud-Service zu beziehen. Generell verfolgen wir jedoch die Strategie, die Oberhoheit über die IT in den eigenen Händen zu behalten.

ITM: Ganz abgeneigt stehen Sie Cloud Computing also nicht gegenüber?
Hellwig: Nein, vielmehr wägen wir bei anstehenden IT-Entscheidungen mittlerweile ab, was betriebswirtschaftlich und aus Sicht der vorhandenen und geplanten Personalressourcen sinnvoller wäre: eigene IT-Services aufzusetzen und zu betreiben oder Dienste aus der Cloud zu beziehen? P

raktikablen, nutzbringenden Wegen in die Wolke stehen wir offen gegenüber, sodass unsere Zukunft sicherlich in hybriden IT-Umgebungen liegen wird. So werden wir in den nächsten Jahren bestimmt keine zehn neuen Server mehr anschaffen, sondern auf eine Hybrid-Cloud-Architektur zusteuern. Mehrere „Proof of Concepts“ mit Cloud-Lösungen haben wir bereits durchgeführt – z.B. mit dem cloud-basierten Mail-Archiv von Microsoft Office 365.

ITM: Wie sind Sie ERP-seitig aufgestellt?
Hellwig: Wir setzen insgesamt auf eine klare Microsoft-Strategie und nutzen im Zuge dessen das ERP-System Dynamics NAV, welches wir ebenfalls intern betreiben. Unterstützt werden wir durch den Würzburger IT-Dienstleister Yaveon. Eine wichtige Anforderung an das System ist dabei die Realisierung nächtlicher Berechnungsläufe z.B. für die Lagerregulierung und für Rechnungslisten. Ist die Auftragslage sehr gut, fallen entsprechend mehr Daten an, sodass die Nachtläufe kaum ausreichen. Keinesfalls darf es passieren, dass die Frühschicht nicht mit der Arbeit beginnen kann, weil die Server noch rechnen. Dies betrifft insbesondere Zeiten mit saisonalen Produktionsspitzen, etwa vor Weihnachten, wenn sich die Kunden mit Feinkostartikeln eindecken, oder im Sommer, wenn die Grillzeit beginnt.

Vor diesem Hintergrund prüfen wir, künftig eine hybride Umgebung aufzubauen, in deren Rahmen die Berechnungsläufe in eine Cloud-Umgebung ausgegliedert werden können, um die notwendige Performance zu erhalten. Somit könnten die Rechnungsläufe in die Cloud verlagert und die Ergebnisse anschließend ins ERP zurückgespielt werden.

ITM: Sie sprachen Saisonzeiten an. Welche weiteren branchenspezifischen Anforderungen besitzen Sie darüber hinaus?
Hellwig: Wir müssen für durchgehende Kühlketten und entsprechende Rückverfolgbarkeit der Produkte bis hin zu den Rohwaren sorgen. Zudem gilt es, stets die Mindesthaltbarkeit im Auge zu behalten. Aus diesem Grund setzen wir häufig nicht auf das Prinzip „first in, first out“, sondern auf „first expired, first out“, wobei die Charge mit dem kürzesten Mindesthaltbarkeitsdatum zuerst verarbeitet wird.

„Wir müssen für durchgehende Kühl­ketten und entsprechende Rückverfolgbarkeit der Produkte sorgen.“ Frank Hellwig

ITM: Wie halten Sie geschlossene Kühlketten aufrecht?
Hellwig: Wir haben innerhalb unseres vollautomatisierten Hochregallagers verschiedene Lagerzonen aufgesetzt. Dabei gibt es neben Tiefkühlzonen auch isolierte Kühlbereiche für die Warenannahme und Warenauslieferung. Nicht zuletzt läuft die gesamte Frischeproduktion in ausgewiesenen Kühlbereichen ab.

ITM: Damit alles korrekt läuft, messen Sensoren kontinuierlich die Temperatur in den besonderen Zonen. Von wie vielen Sensoren sprechen wir?
Hellwig: Im gesamten Prozess kommen unzählige Temperatursensoren zum Einsatz. An ein zentrales Monitoring- und Dokumentationssystem haben wir aktuell ca. 30 Temperatursensoren angebunden. Darüber hinaus werden Daten wie Druck, Taktzahlen der Maschinen und HACCP-Ereignisfälle gesammelt und ausgewertet.

Da die Vorgaben z.B. zur Temperatur und Druck produktspezifisch sind, also von der Rezeptur abhängen, werden die Maschinen über eine Schnittstelle zum ERP-System automatisch konfiguriert. Manuelle Bedienfehler der Mitarbeiter in der Produktion können somit ausgeschlossen werden. Da die Maschinen und ihr jeweiliger Zustand über das jeweilige Produkt und seine Eigenschaften in einer vollautomatischen Abhängigkeitskette verbunden sind, sprechen wird auch gerne von „Industrie 4.0 light“

ITM: Bestehen noch weitere Monitoring-Systeme?
Gäns: Als wichtigstes Monitoring-System nutzen wir die Software PRTG der Paessler AG. Die Module der bereits genannten Temperatursensoren werden darin auf Erreichbarkeit im Netzwerk geprüft. Darüber hinaus haben wir sämtliche IT-Systeme und IT-Komponenten angebunden. Aktuell betreiben wir im laufenden Betrieb 94 virtuelle Server (VMs), die jeweils auch anwendungsspezifisch überprüft werden. Die Software zeigt die jeweilige Erreichbarkeit und Auslastung der virtuellen Maschinen auf, sodass wir stets z.B. über den aktuell benötigten Plattenplatz, die Speicherkapazität oder die Funktion wichtiger Dienste informiert sind.

Insbesondere hinsichtlich der sieben Citrix-Terminalserver, die für den Betrieb unserer Standardapplikationen zuständig sind, ist es wichtig, eine bestmögliche Lastverteilung hinzubekommen. Hier informiert uns PRTG über eventuell auftretende Engpässe – und dies lange bevor die Endnutzer dies selbst merken würden. In den vergangenen Jahren haben wir die Sensoren unternehmensweit von 500 auf 3.000 ausgebaut.

ITM: Welche weiteren Systeme überprüfen Sie mit dem Software-Tool?
Gäns: Wir überwachen damit unter anderem die Wiegesysteme in der Produktion. Der Hintergrund: Alle Waagen arbeiten mit der Software FreeWeigh.Net der Firma Mettler-Toledo, welche über das Netzwerk mit dem virtuellen Server kommunizieren über den die Wiegedaten mit den vorher abgerufenen Produktdaten verknüpft werden. Sollte keine Verbindung bestehen, wären keine Abgleiche der Daten mehr möglich, weshalb wir mit dem Tool auch die Verfügbarkeit sämtlicher HTTP-Seiten des Servers überwachen.

Nicht zuletzt nutzen wir eine Röntgenanlage, die die fertigen Produkte aus Sicherheitsaspekten daraufhin scannt, ob Fremdkörper in die Gläser geraten sind. Auch dieses System haben wir zur Prüfung der Erreichbarkeit im Netzwerk an die Software angebunden.

ITM: Inwieweit arbeiten die Fachbereiche mit dem Monitoring-Tool?
Hellwig: Derzeit überwacht allein die IT sämtliche Prozesse mittels PRTG-Dashboard. Geplant ist jedoch, dass künftig Mitarbeiter aus der Qualitätssicherung, der Produktion und der Technik die Überwachung der Herstellungsprozesse übernehmen. Denn diese Personen wissen am besten, wann die Maschinen laufen sollten oder wann gerade eine Umstellung oder Wartung stattfindet. Derzeit befinden wir uns in der Testphase eines Dashboards, mit dem die Verantwortlichen selbst den Zustand der Produktionsanlagen im Blick haben.

ITM: Welche klassischen IT-Abläufe überwachen Sie vorrangig mit der Software?
Hellwig: Wir überprüfen damit, ob bestimmte Dienste – wie die bereits beschriebenen nächtlichen ERP-Batch-Läufe – reibungslos funktionieren. Falls nicht, informiert das System die entsprechenden Kollegen in der IT, im Einkauf oder in der Produktion unmittelbar über Warnmeldungen.

Darüber hinaus überprüfen wir sämtliche Infrastrukturkomponenten wie Ports, Router und Switches. Unser Netzwerk ist redundant ausgelegt, d.h. können Daten nicht mehr übertragen werden, springt automatisch eine zweite redundante Leitung ein, die wir im Zuge der erwähnten Netzwerkmodernisierung etabliert haben.

Gäns: Ein weiteres Beispiel: Wir nutzen eine EDI-Lösung (Electronic Data Interchange), die Avise an unsere Logistiker versendet und die für den nächsten Tag benötigten Lkws bestellt. Sollten diese Avise nicht korrekt erzeugt oder über den FTP-Zugang nicht verschickt werden, generiert das Monitoring-Tool ebenfalls frühzeitig eine Fehlermeldung.

„Unsere IT-Mannschaft ist von 6 Uhr bis 17 Uhr für alle Nutzer über den User Helpdesk erreichbar, darüber hinaus gibt es bis 22 Uhr eine Bereitschaftszeit.“
Frank Hellwig

ITM: Wie viele Fehlermeldungen erhalten Sie durchschnittlich?
Gäns: Das ist sehr unterschiedlich. Es gibt Tage, an denen überhaupt keine Meldungen auflaufen, an anderen Tagen können sie sich hingegen häufen. Hauptsächlich handelt es sich aber um Warnungen, da wir informiert werden wollen bevor es überhaupt zu Fehlern kommt. Das heißt, wir bekommen stufenweiße Informationen über z.B. volllaufende Festplatten oder erhöhten Traffic an Netzwerk-Ports.

ITM: Zu welchen Zeiten ist Ihre IT-Abteilung erreichbar?
Hellwig: Unsere IT-Mannschaft ist von 6 Uhr bis 17 Uhr für alle User über den Helpdesk erreichbar. Darüber hinaus gibt es eine bis 22 Uhr andauernde Bereitschaftszeit, die allein für unternehmenskritische IT-Belange greift. Hier geht es nicht darum, dass die Druckausgabe eines einzelnen Druckers nicht mehr funktioniert, sondern dass kritische Prozesse stillstehen. Die Entscheidung, ob es sich um ein kritisches Ansinnen handelt, treffen entweder die Schicht- und Abteilungsleiter oder die Key User des ERP-Systems.

ITM: Inwieweit nutzen Sie im Rahmen der Bereitschaft die Mobilversion von PRTG?
Gäns: Wir nutzen die mobile App auf unseren iPhones. Hinterlegt sind dabei bestimmte Priorisierungen, sodass jeder IT-Mitarbeiter während der Bereitschaft erkennen kann, ob kritische Vorgänge sofort bearbeitet werden müssen oder ob man damit bis zum nächsten Tag warten kann. Von Vorteil ist hierbei, dass wir Fehler frühzeitig erkennen, ohne den PC einschalten zu müssen.

ITM: Inwieweit dokumentieren Sie die Fehlerbehebung in PRTG?
Gäns: Wir nutzen das Ticketsystem derzeit nicht, die Möglichkeit der Dokumentation nutzen wir teilweise. In Microsoft One Note haben wir allerdings sämtliche IT-Hauptsysteme dokumentiert. Hierzu zählen z.B. die Grundeinstellungen, die bei der Einrichtung der Systeme getroffen wurden. Des Weiteren dokumentieren wir hier Vorkehrungen, die für die Problembewältigung bei Ausfällen z.B. des ERP-Systems getroffen wurden, sodass wir sämtliche Erfahrungswerte und Lösungswege aufzeichnen. Auf diese Weise kann derjenige, der die nächste Fehlermeldung zur Bearbeitung erhält, nachvollziehen, was schon einmal gemacht wurde.

Parallel dazu betreiben wir im User Helpdesk ein selbst entwickeltes Ticketsystem auf Basis Sharepoint, das sich vorrangig an die Endnutzer richtet. Diese melden ein Problem, wofür ein Ticket angelegt und dieses wiederum an den entsprechenden Mitarbeiter weitergeleitet wird. Der Endnutzer erhält anschließend über automatische Workflows eine Rückmeldung über den aktuellen Stand der Bearbeitung. Auch aufgrund dieser Tickethistorie, lässt sich erkennen, wie frühere Fehler behoben wurden.

ITM: Inwieweit arbeiten Sie mit klassischem First-, Second- und Third-Level-Support?
Hellwig: In den Fachabteilungen gibt es Key User, die u.a. bei Fragen rund um das ERP-System als Ansprechpartner fungieren und somit den First-Level-Support für die Endnutzer darstellen. Sollten die Key User nicht mehr weiterwissen oder sollte es sich um ein kniffliges technisches Problem handeln, wandert die Anfrage an die IT-Abteilung und damit in den Second Level. Sollten selbst die dortigen ERP-Spezialisten nicht mehr weiterwissen, wenden wir uns im Third-Level-Support schließlich an Yaveon als unseren externen Dienstleister.

ITM: Was schätzen Sie an dem von Ihnen genutzten Monitoring-Tool am meisten?
Hellwig: Als großer Vorteil erweisen sich die historischen Werte: Denn das Tool verweist nicht nur auf die Ist-Situation, sondern referenziert gleichzeitig auch auf Vergangenheitswerte. Ein Beispiel: Wir haben den Netzwerk-Traffic an verschiedenen Stellen gemessen, ebenso wie die Auslastung der Leitung und die Verfügbarkeit einzelner Switches und Ports und dies in einen zeitlichen Kontext gebracht. Auf Basis der ermittelten Werte konnten wir die Entwicklung aller Netzaktivitäten aufzeigen und Kapazitäts- oder Performanceengpässe ermitteln. Diese Daten waren schließlich wichtige Entscheidungshilfen bei der Durchführung unserer Netzwerkmodernisierung.

Gäns: Darüber hinaus erhalten wir monatliche Berichte, die unter anderem die CPU-Auslastung oder den Speicherverbrauch der virtuellen Server in den vergangenen vier Wochen aufzeigen. Gleichzeitig wird übersichtlich dargestellt, welche Alarme und Fehlermeldungen es gab. Auf diese Weise können wir auf einen Blick feststellen, ob wir künftig z.B. mehr RAM oder CPU-Leistung benötigen, etwa wenn sich durch Updates oder Umstellungen die Anforderungen verändern.

Die Reichold Feinkost GmbH
Am 1. Juli 1901 legte Carl Dittmann in Wiesbaden den Grundstein für 115 Jahre Feinkost. Im Jahr 1930 wurde Leo Halbleib Teilhaber und übernahm 1952 die Geschäfte vollständig. Im Jahr 1965 trat der gelernte Bankkaufmann Günter Reichold in das Unternehmen ein. Damals war Feinkost Dittmann auf zwei Produkte spezialisiert: feine Sardellenspezialitäten und Kapern; der Umsatz betrug 1,8 Mio. DM. 1971 wurde Reichold Inhaber der Firma. Zu dieser Zeit begann der Aufstieg des Unternehmens, als Reichold, passionierter Spanienurlauber, mit seinem Privat-Pkw ein Fass Oliven aus Spanien nach Deutschland brachte und hier mit Erfolg weiterverkaufte. Anschließend wurde das Sortiment nach und nach um mediterrane Köstlichkeiten wie Olivenvariationen, Pfefferonen und Artischockenherzen ergänzt.

Heute ist Feinkost Dittmann deutscher Marktführer bei Oliven, Antipasti, Kapern, Knoblauch- sowie Sardellenspezialitäten, wobei das Sortiment des traditionellen Familienunternehmens aktuell über 500 Artikel umfasst. Seit dem Jahr 2000 tragen Günter Reicholds Söhne Timm und Thorsten als Mitgesellschafter und Geschäftsführer die Verantwortung für Vertrieb/Marketing und Produktion/Einkauf.

• Gründung: 1901
• Hauptsitz: Taunusstein (Hessen)
• Mitarbeiter: rund 900
• Umsatz (2015): über 170 Mio. Euro