11.05.2017 Kostenreduzierung und Effizienzsteigerung

MPS im Mittelstand: „Noch Luft nach oben“

Von: Lea Sommerhäuser

Laut Dr. Daniel Wagenführer, General Manager Business Development Sales & Service Group bei der TA Triumph-Adler GmbH, hat der Mittelstand das MPS-Thema schon im Blick. Generell sei aber noch „Luft nach oben“. „Die Frage ist“, so Wagenführer, „wie die Unternehmen jeweils MPS definieren. Hier geht es schon lange nicht mehr darum, lediglich seinen Druckerfuhrpark zu konsolidieren.“

Dr. Daniel Wagenführer, TA Triumph-Adler GmbH

„Veränderungen in einem Unternehmen sind anfangs immer mit kleineren Reibungspunkten verknüpft“, so Dr. Daniel Wagenführer, TA Triumph-Adler GmbH.

ITM: Herr Dr. Wagenführer, welche sind die druckintensivsten Branchen in Deutschland bzw. in welchen Unternehmen wird am meisten gedruckt?
Dr. Daniel Wagenführer:
Als Anbieter für Branchenlösungen haben wir die Erfahrung gemacht, dass gerade im Bereich Logistik und im Gesundheitswesen durch die Arbeitsprozesse bedingt das Druckaufkommen noch vergleichsweise hoch ist. Gerade in diesen Bereichen ist der Kostendruck inzwischen jedoch enorm hoch. Entsprechend sind Lösungen gefragt, die nachweislich und nachhaltig Ausgaben minimieren.

ITM: Inwieweit haben mittelständische Unternehmen ihre eigenen Druckkosten im Blick?
Wagenführer:
Im Bereich Hardware und MFP beobachten Mittelständler schon längere Zeit ihre Druckkosten. Was in jüngster Zeit stärker in den Fokus rückt und sicherlich noch ausbaufähig ist, ist eine ganzheitliche Betrachtung aller involvierten Faktoren. Hier geht es auch darum, unternehmensspezifisch Abläufe feinzuschleifen. Also, wie komme ich etwa zu einem möglichst zeitsparenden Workflow? Die dadurch bei den Mitarbeitern freigesetzten Ressourcen können dann wieder für andere Aufgaben eingesetzt werden. Wir setzen in diesem Zusammenhang schon längere Zeit auf eine für das jeweilige Unternehmen maßgeschneiderte Optimierung, die sowohl die Hard- als auch die Software mit einbezieht.

ITM: Was sind in einem Unternehmen (die ersten) Indizien für eine ineffiziente Druckinfrastruktur?
Wagenführer:
Ein Indiz ist beispielsweise eine heterogene Systemlandschaft. Viele unterschiedliche Systeme bedeuten einen Mangel an Transparenz, eine hohe Ausfallquote und einen aufwändigen Service- bzw. Betreuungsapparat. Folgen können sein: eine unübersichtliche Verwaltungsstruktur, ineffiziente Toner-Verwaltung und -Lagerung und aufwändige Administration.

ITM: Welche Rolle spielen an dieser Stelle Managed Print Services (MPS)? Was können sie leisten?
Wagenführer:
Übergeordnetes Ziel ist eine höhere Wirtschaftlichkeit: Hier geht es zum einen darum, die Druckerlandschaft zu konsolidieren, und zum anderen darum, Druckprozesse effizienter zu gestalten und damit Verbrauchskosten zu minimieren. Dafür ist eine ganzheitliche und detaillierte Analyse des Druck- und Kopierverhaltens unumgänglich. Diese Analyse berücksichtigt natürlich immer auch die speziellen Anforderungen des Anwenders. Wir sind der Ansicht, dass Managed Print Services in Kombination mit einer leistungsfähigen Monitoring-Lösung heutzutage Standard im professionellen Dokumenten-Management sind und den ersten Schritt hin zu automatisierten IT-Prozessen darstellen.

ITM: Inwieweit beschäftigt sich der deutsche Mittelstand bereits mit dem MPS-Thema?
Wagenführer:
Der Mittelstand hat das MPS-Thema schon im Blick. Generell ist aber noch „Luft nach oben“. Die Frage ist, wie die Unternehmen jeweils MPS definieren. Hier geht es schon lange nicht mehr darum, lediglich seinen Druckerfuhrpark zu konsolidieren. Das kann immer nur der erste Schritt sein. Der zweite Schritt, der folgen sollte, ist dann ein effizienteres Monitoring, eine Reduzierung des Verwaltungsaufwandes oder eine Erhöhung der Transparenz. Viele Mittelständler wissen noch überhaupt nicht, welche Lösungen es inzwischen etwa im Bereich der digitalen Geschäftsprozesse bei der Erfassung, Verarbeitung und Weiterleitung/Archivierung gibt. Unsere Software-Lösungen betreffen beispielsweise auch das Scan-Management mit einer benutzergesteuerten Datenerfassung oder der automatisierten Formularverarbeitung. Hier können Mittelständler noch viel Potential ausschöpfen.

ITM: Was sind die Hauptentscheidungskriterien für MPS? Welche Rolle spielen hierbei Umweltaspekte?
Wagenführer:
An erster Stelle dieses Rankings steht sicherlich die Kostenreduzierung einhergehend mit einer Effizienzsteigerung. Derzeit bekommt aber im Zuge der Digitalisierung und vernetzten Systeme das Thema Sicherheit eine immer höhere Relevanz. Aber auch das Thema Nachhaltigkeit hat seinen Platz unter den wichtigsten Entscheidungskriterien für MPS.

ITM: Welche Herausforderungen und Stolpersteine gibt es bei der Einführung einer MPS-Lösung?
Wagenführer:
Veränderungen in einem Unternehmen sind anfangs immer mit kleineren Reibungspunkten verknüpft. Schließlich greifen wir mit unseren Lösungen in etablierte und gelernte Prozesse ein. Hier müssen Entscheider und Mitarbeiter mitgenommen und überzeugt und unter Umständen auch geschult werden. Doch durch ein ausgefeiltes Projekt-Management inklusive eines schlüssigen Projektrahmens unter Berücksichtigung des Faktors „Mensch“ gelingt es im Praxisalltag immer, diese kleineren Hürden relativ problemlos zu nehmen. Wenn diese Herausforderung bewältigt wurde, geht es nur noch darum, die technische Infrastruktur in den betreffenden Firmen aufzubauen. Das ist dann aber kein Problem mehr.

ITM: Moderne Output-Devices, die in die IT-Netzwerke eines Unternehmens eingebunden sind, drucken, kopieren, faxen und senden bisweilen auch sehr sensible Informationen und vertrauliche Dokumente an interne und externe Empfänger. Wie sieht hier die Gefährdungslage hinsichtlich Datensicherheit aus?
Wagenführer:
Die Datensicherheit ist, wie bereits erwähnt, heutzutage ein großes Thema. Zum einen gibt es da natürlich die Gefahr von außen, wenn sich Hacker in ungeschützte Netzwerkstrukturen einwählen und so großen Schaden anrichten. Unverschlüsselte Daten bieten hier für Eindringlinge ein weites Betätigungsfeld. Unterschätzt wird zum anderen auch oft die Gefahr von innen. Etwa, durch Ausdrucke, die schlicht am MFP-System vergessen und von nicht autorisierten Personen gelesen werden. Dabei lassen moderne Sicherheitslösungen heute keine Wünsche mehr offen. So kann der IT-Verantwortliche beispielsweise genau definieren, welchem Mitarbeiter er welche Rechte bezüglich des Scannens, Druckens oder beim Versand einräumt.

ITM: Wie ernst wird das Thema „Datensicherheit“ tatsächlich im Umfeld von Output-Devices genommen?
Wagenführer:
Hier muss sicherlich auch die Unternehmensgröße des Mittelständlers betrachtet werden. Theoretisch bieten Firewalls und die beschriebenen Sicherheitslösungen den bestmöglichen Schutz. In der Praxis ist aber auch ein IT-Mitarbeiter wichtig, der das Netzwerk professionell und sicher wartet. Kleinere Betriebe ohne einen solchen Experten behandeln das Thema notgedrungen teilweise noch etwas stiefmütterlich.

ITM: Remote- oder Vor-Ort-Unterstützung: Was ist dem Mittelstand lieber und warum?
Wagenführer:
Für uns stellt sich nicht die Frage, was dem Mittelstand oder unseren Kunden lieber ist, sondern was für diese effektiver und besser ist. Hier müssen wir je nach Anforderung abwägen: Auf der einen Seite ist bei der Remote-Lösung, die heutzutage auch schon automatisch aufgespielte Firmware-Updates und automatisierten Toner-Einkauf umschließt, Manpower vor Ort nicht mehr nötig. Via Remote-Support lassen sich viele Fehler schneller beheben. Allerdings legen die Unternehmen Wert auf eine ebenso reibungslose Behebung, sollten Vor-Ort-Einsätze notwendig sein.

ITM: Managed Print Services vs. Managed Document Services: Wo liegen die Abgrenzungen?
Wagenführer:
MPS mit der Steuerung von Druckprozessen und einem Prozess-Monitoring ist die erste Stufe. Darauf aufbauend ist MDS die zweite, komplexere Stufe: Dazu gehören alle Prozesse von der quellenunabhängigen Datenerfassung mittels OCR/OMR über die Verarbeitung inklusive der Verschlüsselung/Entschlüsselung, optionalen Vergabe von Wasserzeichen, Text- oder Barcode-Erkennung und Dokumentenkonvertierung hin zum Versand. Diese digitale Datenablage bietet den Vorteil der Prozessbeschleunigung durch Standardisierung/Automatisierung, schnellere Recherche und darüber hinaus auch standortübergreifenden Zugriff.

ITM: Worauf sollten Mittelständler letztlich achten, wenn sie sich für einen MPS-Anbieter entscheiden?
Wagenführer:
Wir können Mittelständlern nur den Tipp geben, sich den Anbieter im Vorfeld sehr genau anzusehen. Hat dieser in dem angefragten Bereich die entsprechenden Referenzen vorzuweisen? Wie lange ist er am Markt? Kann er mit überzeugenden Service-Konzepten punkten? Hat er entsprechendes Know-how vorzuweisen? Ein Blick auf das angebotene Produktportfolio kann dabei genauso wenig schaden. Kann der Anbieter nur Standard oder blickt er bereits in die Zukunft, mit Lösungen die noch nicht jetzt, aber schon morgen wichtig sein können? Nicht zu vergessen: Ist der Anbieter in der Lage, am Ende einen reibungslosen Rollout auch während des laufenden Geschäftsbetriebes professionell umzusetzen?

ITM: Ein Blick in die Zukunft: Welche Wandlungen wird es im Bereich „Output-Management“ in naher Zukunft geben?
Wagenführer:
Die Zukunft ist unabhängig vom Endgerät und dabei mobil. Web-basierende Dienste und Cloud-Lösungen werden eine immer größere Rolle spielen. Deswegen entwickeln wir schon seit längerer Zeit Dienste und Services in diesem Bereich.

Bildquelle: TA

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