Neues System nicht teurer als Update des alten

Die Kunden der Firma Steinkühler stammen aus den Branchen Industrie, Banken, Behörden und Handwerk. Die 23 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erwirtschaften einen Jahresumsatz von 7,5 Mio. Euro. 85 Prozent davon entfällt auf das Geschäftsfeld Großhandel. Ein großes Umsatzsegment sind Automobilhersteller und Autozulieferer. Erste Adressen wie Daimler, VW, Opel und Hella zählen zum Kreis der Stammkunden. Aus dem eigenen Lager mit 3.500 Artikeln beliefert Steinkühler die Kunden mit Telekommunikationsgeräten, Headsets, Kabeln, Verteilerkästen und Anschlussmaterialien. Ein kleineres Geschäftsfeld des Unternehmens ist die Installation und Wartung von Telefonanlagen und Netzwerken in einem Radius von 150 Kilometern rund um den Firmensitz.

Sabine Steinkühler, Prokuristin der Steinkühler GmbH & Co. KG und Leiterin des ERP-Projekts, erklärt: „Wir differenzieren uns vom Wettbewerb durch unseren Service, unsere Beratung und einen 24-Stunden-Lieferservice für alle Lagerartikel. Für unsere großen Kunden geht es nicht zuletzt darum, die Prozesskosten bei der Beschaffung zu reduzieren.“

Als Unternehmenssoftware setzte die Firma Steinkühler zehn Jahre lang das ERP-System Baan ein. Dieses wurde von den Mitarbeitern als zu groß, zu unflexibel und gemessen an den Bedürfnissen eines Handelsunternehmens auch als zu produktionsorientiert angesehen. Da ein Update der Software auf den aktuellen Stand fast so teuer wie die Beschaffung eines neuen ERP-Systems gewesen wäre, entschied sich die Geschäftsführung dafür, einen Neuanfang zu wagen.

Praxistauglich für kleines Handelsunternehmen

Ein von den Mitarbeitern erstelltes Pflichtenheft beschrieb die bei Steinkühler benötigten Prozesse. Sabine Steinkühler berichtet: „Wir haben eine moderne ERP-Lösung gesucht, die auch für kleinere Handelsunternehmen praxistauglich ist.“ Bei der Suche stieß das Unternehmen auf den IT-Dienstleister GCD Gesellschaft für Computer- und Datentechnik mbH mit Sitz in Osnabrück, ein Implementierungspartner von Nissen & Velten und dessen ERP-System Enventa. Im Gespräch stellte sich heraus, dass ein Lieferant von Steinkühler erfolgreich mit dem Vorgängersystem von Enventa ERP (SQL-Business) arbeitet. Ein sich anschließender Besuch bei einem anderen Referenzkunden der GCD bestärkte das positive Urteil über Software und Systemhaus. Schließlich standen zwei ERP-Systeme in der Endauswahl, wobei die größere Kompetenz von GCD am Ende den Ausschlag für das ERP-System von Nissen & Velten gab. Der Firmensitz im nahen Osnabrück war ebenfalls ein Pluspunkt.

Die im Pflichtenheft beschriebenen Besonderheiten des Unternehmens wurden mit den Beratern durchgearbeitet und im neuen ERP-System umgesetzt. Beispielsweise fakturiert die Firma Steinkühler normalerweise jeden Lieferschein. Es gibt jedoch auch Kunden, die Sammelrechnungen wünschen. Weiter haben viele Firmen kundenspezifische Artikelportfolios bei Steinkühler, eigene Kundenartikelnummern und Preise. Diese werden nun transparent abgebildet.

Neben den 3.500 Lagerartikeln kann die Firma Steinkühler heute auch auf zehntausende Artikel in den Schattenartikelstämmen der Hersteller zugreifen. Neue Artikel können per Mausklick in den Artikelstamm von der Ungternehmenssoftware und in die konkrete Angebotsposition für den Kunden übernommen werden.  Mit der integrierten Sendungsverfolgung kann der Status von ausgelieferten Sendungen bei Paket- und Frachtdienstleistern fortlaufend verfolgt werden. Die Mitarbeiter von Steinkühler sind bei Nachfragen den Kunden jederzeit auskunftsfähig.

Abbildung von Dreiecksgeschäften

Nicht zuletzt wurde das Modul Projektmanagement der Unternehmenssoftware derart modifiziert, dass die Firma Steinkühler damit spezielle Konditionen in Dreiecksgeschäften abbilden kann. Es geht dabei beispielsweise um zeitlich begrenzte Rabatte, welche ein Hersteller für ein konkretes Endkundenprojekt gewährt und die dementsprechend von Steinkühler an den Endkunden weitergereicht werden. Im Einsatz ist  auch das E-Commerce-Modul, welches die Konditionen und individuellen Rabatte der Kunden aus der Warenwirtschaft des ERP-Systems zieht.

Zu Beginn des Jahres 2009 fiel der Startschuss für das Projekt ERP-Migration, der Echtbetrieb begann am 1. Oktober 2009. Sabine Steinkühler erinnert sich: „Das Projekt verlief reibungslos. Wir hatten natürlich die Sorge, dass durch die Migration auf ein neues ERP-System der Geschäftsbetrieb leidet oder gar zum Stillstand kommt. Doch nach zwei Tagen heißer Umstellungsphase war alles im grünen Bereich.“

Die GCD hatte die Mitarbeiter vor dem Start in Kleingruppen zu den Themen Einkauf, Verkauf und Finanzbuchhaltung geschult und mit ihnen im Testsystem trainiert. Probleme im anschließenden Echtbetrieb wurden gesammelt, an den Dienstleister gegeben und dort systematisch gelöst. So funktionierte beispielsweise der Webshop beim Start noch nicht reibungslos. Nach einigen Anpassungen lief er wenige Wochen später dann aber ebenso rund wie die gesamte ERP-Lösung.

Sabine Steinkühler sagt über ihr neues ERP-System: „Die Auswertungen sind deutlich komfortabler. Wir können unsere Reports heute selbst anpassen, und wir können Umsatz- und Artikelauswertungen fahren. Das ging vorher alles nicht. Auch den Excel-Export schätzen wir sehr.“
Rainer Hill

Steinkühler GmbH & Co. KG

Geschäftsfeld: Großhandel mit Telekommunikationsgeräten
Unternehmenssitz: Herford
Mitarbeiter: 23
Umsatz: 7,5 Mio. Euro
Internet: www.steinkuehler.de

Bildquelle: Opel