Offene-Posten-Verwaltung im Mittelstand

Die Zahlungsmoral von Geschäfts- und Privatkunden an den Mittelstand wird immer schlechter. So sind durchschnittlich über 37 Prozent des Gesamtvolumens an Forderungen gegenüber Firmenkunden überfällig. Das belegt eine aktuelle Studie der Atradius Kreditversicherung, die die Zahlungsmoral in Westeuropa und Deutschland untersucht hat. Während einige Befragte eine unzureichende Liquidität als Hauptgrund für eine verspätete Zahlung angeben, nutzen andere Unternehmen verspätete Zahlungen absichtlich als Ersatzfinanzierung. Dies stellt ein großes Problem für mittelständische Unternehmen dar, denn hohe Außenstände sind oftmals dafür verantwortlich, dass sie selbst in Zahlungsschwierigkeiten geraten oder gar Insolvenz anmelden müssen.

Wenn Unternehmen Zahlungsausfallrisiken rechtzeitig erkennen, können sie die Existenz ihres Unternehmens sichern. Daher ist es essentiell, eine aktive Offene-Posten-Verwaltung zu betreiben. Denn nur wer einen umfassenden Überblick über Zahlungseingänge und die jeweiligen Zahlungstermine hat, sieht, welche Außenstände noch offen sind. Im Rahmen eines funktionierenden Mahnwesens können Unternehmen dann entsprechend reagieren und noch nicht bezahlte Rechnungen bei ihren Kunden anmahnen. Zunächst sollte nur eine höfliche Zahlungsaufforderung erfolgen, denn Kunden sollten – auch wenn sie nicht rechtzeitig bezahlen – noch immer als Kunden behandelt werden. Und nicht jeder Kunde unterlässt eine Zahlung willentlich. Ist die Zahlungsaufforderung erfolglos, wird der Mahnprozess eingeleitet und eine erste oder sogar zweite Mahnung versandt. Falls auch diese Mahnungen nicht dazu führen, dass die offenen Rechnungen beglichen werden, sollten kleine und mittelständische Unternehmen ein Inkasso-Unternehmen einschalten.

Grundvoraussetzung für ein optimal organisiertes betriebliches Mahnwesen ist eine systematische und regelmäßige Überwachung der Außenstände. Um dabei stets einen Überblick über alle offenen Posten zu haben, müssen eingehende Zahlungen stets Rechnungen und Debitoren zugeordnet werden. Dies ist ein hoher zeitlicher Aufwand für die Buchhaltung, denn eine Vielzahl an Zahlungseingängen muss den Kontoauszügen manuell entnommen werden. Damit Unternehmen nicht versehentlich Kunden mahnen, die ihre Rechnung bereits gezahlt haben, sollte die Offene-Posten-Liste immer aktuell sein. Eine automatisierte Überwachung der offenen Posten vereinfacht diesen Prozess. Neben der Möglichkeit, die Buchhaltung auszulagern, gibt es Softwarelösungen wie Starmoney Business 6.0 Plus von Star Finanz, mit denen kleine und mittelständische Unternehmen ihre Außenstände zeitsparend überwachen können.

Automatisierte Überwachung der offenen Posten

Solche Programme informieren beispielsweise sofort, wenn Zahlungseingänge überschritten sind. Anwender haben damit die Möglichkeit, die zu überwachenden Posten manuell zu erstellen oder Zahlungsposten über eine CSV-Datei zu importieren. Bei manuell angelegten Posten lässt sich auswählen, welche Referenzkonten zu überwachen sind. Der jeweilige Status wird in der listenbasierten Verwaltung der offenen Posten angezeigt. Darüber hinaus ist es z.B. möglich, den Eingang wiederkehrender Zahlungen kontinuierlich zu überwachen. Dabei kann der Anwender das Fälligkeitsdatum und den Turnus für den zu erwarteten Zahlungseingang selbst eingeben. Via Alarmfunktion erhält der Nutzer sofort eine Benachrichtigung, wenn die Fälligkeit überschritten wird, und kann entsprechende Maßnahmen einleiten.

Die Offene-Posten-Verwaltung ist ein wichtiges Mittel, um die Buchhaltung zu unterstützen. Zwar nimmt sie Zeit und Ressourcen in Anspruch, der Aufwand lohnt sich aber in der Regel, stellt man ihm die sonst entstehenden Forderungsausfälle gegenüber. Damit schafft die Offene-Posten-Verwaltung eine solide Grundlage für den Zahlungsverkehr sowie das Mahnwesen, um den eigenen Zahlungsverpflichtungen rechtzeitig nachzukommen. Zudem sammeln Unternehmen wichtige Erfahrungen über das Zahlungsverhalten ihrer Kunden, die sie bei künftigen Geschäftsentscheidungen mit einfließen lassen können. Unternehmen, die ihre Forderungsausfälle auf ein Minimum reduzieren, können ihre Produkte zu günstigeren Preisen anbieten und so Wettbewerbsvorteile erzielen.

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