28.01.2014 Beo implementiert neue Versandsoftware

Optimierung in der Versandabwicklung

Von: Stefanie Schoebel

Eine Zeitersparnis von 25 Prozent pro Versandeinheit – das ist eines der Ergebnisse, die der Mittelständler Nie Wieder Bohren AG durch die Kooperation mit der Beo GmbH erzielt. Der Anbieter von bohrlochlosen Befestigungstechniken implementierte die Versandsoftware Beo-Expowin – diese bringt laut Anbieter einen hohen Automatisierungsgrad bei der Sendungsabwicklung und eine damit einhergehende Entlastung der Mitarbeiter mit sich.

Zum Produktportfolio der Nie wieder Bohren AG gehört u.a. Badaccessoires, die mit einer speziellen patentierten Befestigungstechnik ohne Bohren montiert werden können.

Im Jahr 2005 gegründet, hat sich die Nie Wieder Bohren auf Systeme zur bohrlochlosen Befestigung spezialisiert. Das Produktportfolio des Unternehmens umfasst u.a. Badaccessoires, Küchenrelings und Haken, die alle mit einer speziellen patentierten Befestigungstechnik ohne Bohren montiert werden können. Zu den Kunden zählen Baumärkte in Deutschland und dem europäischen Ausland, Möbelhäuser sowie der Fachhandel und das Objektgeschäft. Darüber hinaus können Privatabnehmer seit Dezember 2010 die Produkte auch im firmeneigenen Onlineshop bestellen.

Mit dem wachsenden Kundenstamm erhöhte sich auch die Anzahl der von Nie Wieder Bohren versendeten Pakete beständig: Aktuell sind es bis zu 150 Stück pro Tag. Bereits vor der Zusammenarbeit mit Beo nutzte das Unternehmen eine IT-Lösung für den Versand. Diese wurde den steigenden Anforderungen durch die Anbindung eines Onlineshops nicht mehr gerecht. „Für jedes Versandetikett mussten alle relevanten Daten manuell verarbeitet werden. Aufgrund des vergrößerten Auftragsvolumens war das für die betroffenen Mitarbeiter zunehmend mühsam und arbeitsintensiv“, erinnert sich Maria Köhler, Leiterin IT bei Nie Wieder Bohren. Daher entschieden sich die Verantwortlichen im Unternehmen für eine Automatisierung der Abläufe durch die Versandsoftware Expowin mit dem Modul Parcel. Dadurch konnten die Prozesse in Kommissionierung, Verpackung und Versand optimiert werden.

Wettbewerbsfaktor Automatisierung

Für Nie Wieder Bohren war vor allem eine Anforderung an das neue System zentral: Manuelle Eingriffe in die Software sollten im Tagesgeschäft auf ein Mindestmaß beschränkt werden. Paketetiketten und Daten für den Versand werden daher in Zukunft IT-gestützt erstellt. Die dafür benötigten Sendungsdaten interpretiert die neue Lösung selbstständig aus den Lieferscheinangaben des Warenwirtschaftssystems Abas, an das die Software über eine Schnittstelle angebunden ist. Auf Grundlage entsprechender Parametrierungen ermittelt das Programm die Versandart, erstellt das Versandlabel und generiert eine Tracking-Nummer. Anschließend werden die gewonnenen Daten – wie beispielsweise die Sendungsnummer zum Lieferschein – wieder an das Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) zurückgegeben und sind dort auch für die Vertriebsmitarbeiter jederzeit einsehbar.

Vorteile für Sender und Empfänger

„Früher mussten Begleitdokumente für die einzelnen Sendungen in der Verkaufsabteilung erstellt und dann an den Versand weitergegeben werden. Das hat zu langen Wegen und Zeitverzögerungen geführt“, erläutert Maria Köhler. „Jetzt können alle Dokumente am Kommissionierpunkt automatisch erstellt werden.“ Der Vorteil: Verwechslungen beim Bearbeiten eines Packauftrags sind so ausgeschlossen. Dies hat bereits zu einer Fehlerreduzierung beim Versand geführt. Manuelle Eingriffe in das System sind im Normalfall nur noch dann nötig, wenn Adressdaten ergänzt werden müssen oder der Tagesabschluss ansteht. Die dadurch erreichte Effizienzsteigerung spricht für sich: Im Vergleich zu der alten IT-Lösung wird heute pro Packauftrag ein Viertel der Bearbeitungszeit gespart. Die Versandabteilung erzielte so trotz steigender Volumina eine Entschärfung von Auftragsspitzen.

Zudem führt Beo-Parcel eine Fehler- und Gewichtskontrolle durch. Bei einem Versand in Drittländer gibt das Programm die Daten außerdem an ein Zollmodul weiter. Doch auch für den Endkunden bietet die neue Software Vorteile: Wird eine Sendung erstellt, erhalten Web-Shop-Kunden die zugehörige Tracking-Nummer als Link. So können sie den Status ihrer Sendungen permanent verfolgen.

Ein perfektes Team

„In allen Projektstadien konnten wir uns auf die Erfahrung des Anbieters aus vergleichbaren Projekten verlassen“, beschreibt Maria Köhler einen ausschlaggebenden Faktor bei der Anbieterauswahl. „Außerdem lässt sich Expowin an unser bestehendes ERP-System anbinden.“ Dadurch wird beispielsweise ein Datenaustausch in beide Richtungen – also von Abas zu Expowin und umgekehrt – jederzeit gewährleistet.

Auch die Einarbeitung der Mitarbeiter verlief problemlos, da die Software intuitiv zu bedienen ist. „Den Großteil des Tages läuft das Programm aber selbstständig im Hintergrund. Das war uns wichtig“, betont Maria Köhler. Durch die große Projekterfahrung hielt das Software-Unternehmen außerdem den Realisierungszeitraum kurz: Von der Auftragsvergabe bis zur Inbetriebnahme der Software vergingen knapp drei Monate.



Nie Wieder Bohren AG

  • Branche: Konsumgüter (Badaccessoires)
  • Gründung: November 2005
  • Hauptsitz: Hanau, Hessen
  • Mitarbeiterzahl: ca. 70

www.niewiederbohren.de

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