Outsourcing der Rechnungsprüfung

Neben der sachlichen und tariflichen Prüfung übernehmen die Nürnberger Logistikexperten auch das Klärungsmanagement für die Eingangsrechnungen direkt mit den Transportdienstleistern, heißt es. Mit dem Outsourcing möchte die Meiller Gruppe ihre Buchhaltung von dieser nur mit Logistikspezialwissen effizient durchführbaren Controlling-Aufgabe entlasten.

Der europäische Marktführer für Kippaufbauten und sein auf Aufzugtüren spezialisiertes Schwesterunternehmen lassen seit diesem Jahr die von ihnen beauftragten Spediteure alle Rechnungen direkt an die Dr. Städtler Transport Consulting GmbH & Co. KG in Nürnberg schicken. Hier werden die Rechnungen auf ihre Berechtigung geprüft sowie auf die korrekte Anwendung der mit den Spediteuren vereinbarten Tarife. Der Dienstleister erfasst die Rechnungen, klärt Unstimmigkeiten und fordert gegebenenfalls fehlende Unterlagen direkt an. Die Meiller-Buchhaltungsabteilung erhält wöchentlich die geprüften Rechnungen, eine Übersicht über das Transportgeschehen und eine Buchungsdatei im „DTAUS-Format“, um die Zahlungsvorgänge ohne nochmalige Aufbereitung durchzuführen.

Vom einfachen Paket bis zur Luftfracht

Hunderte von Frachtrechnungen werden jeden Monat an die Unternehmen der Meiller Gruppe gestellt. Es geht dabei um Wareneingang und -ausgang sowie Werksverkehre, auch international. Die Frachten reichen vom einfachen Paket bis zu Teil- und Komplettladungen auf der Straße sowie Luft- und Seefracht. Auftragnehmer des Traditionsunternehmens sind eine ganze Reihe von Spediteuren mit jeweils individuellen Tarifangeboten. Die Kombination all dieser Faktoren macht die Prüfung und Klärung der Frachtrechnungen komplex.

„Komplexe Tarifwerke, Dieselfloater, versteckte Nebenkosten oder gar die speziellen Zuschläge in der Seefracht – um Frachtrechnungen prüfen zu können, braucht es Spezialkenntnisse. Wir arbeiten deshalb seit längerem mit Dienstleistern zusammen, die unsere Buchhaltung auf diesem Gebiet unterstützen“, erklärt Thomas Dill, Leiter Einkauf bei F. X. Meiller.

Aus der Frachtenprüfung ergibt sich für den Dienstleister die zentrale Aufgabe der Reklamationsbearbeitung. Anders als viele ihrer Wettbewerber berechnet der Dienstleister ihr Honorar nicht ausschließlich aus den Ersparnissen durch Rechnungskürzung, sondern nach Aufwand und Zahl der geprüften Rechnungen, heißt es.

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Bildquelle: © Meiller Group